مدیریت بحران با ویدئو کنفرانس

مدیریت بحران چیست؟

راهکار های مدیریت بحران، ﺑﻪ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ای از ﭼﺎره ﺟﻮﯾﯽ ﻫﺎ و دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ﻫﺎﯾﯽ اﻃﻼق ﻣﯽ ﺷﻮد ﮐﻪ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن در ﭼﺎﻟﺶ ﺑﺎ ﺑﺤﺮان اﻧﺠﺎم ﻣﯽ دﻫﺪ و ﻫﺪف آن ﮐﺎﻫﺶ روﻧﺪ، ﮐﻨﺘﺮل و رﻓﻊ ﺑﺤﺮان اﺳﺖ.

ﺑﻪ ﻃﻮر کلی ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﺑﺤﺮان ﺑﻪ ﻣﻌﻨﺎی ﺳﻮق دادن ﻫﺪﻓﻤﻨﺪ ﺟﺮﯾﺎن اﻣﻮر ﺑﻪ رواﻟﯽ ﻗﺎﺑﻞ ﮐﻨﺘﺮل و اﻧﺘﻈﺎر ﺑﺎزﮔﺸﺖ پیشرفت ﺷﺮاﯾﻂ ﻗﺒﻞ از ﺑﺤﺮان میباشد.

ﺑﺮﺧﻼف ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ “رﯾﺴﮏ اﺣﺘﻤﺎﻟﯽ” و ﭘﯿﺪا ﮐﺮدن ﺑﻬﺘﺮﯾﻦ راه که به معنای ﺟﻠﻮﮔﯿﺮی از وﻗﻮع آن اﺳﺖ، ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﺑﺤﺮان ﺷﺎﻣﻞ ﺑﺮﺧﻮرد ﺑﺎ ﺗﻬﺪﯾﺪﻫﺎ، ﻗﺒﻞ، درﺣﯿﻦ و ﭘﺲ از وقوع ﺗﻬﺪﯾﺪ اﺳﺖ. در این مقاله قصد داریم تا با راهکارهای مدیریت بحران با ویدئو کنفرانس بیشتر آشنا شویم.

بینش بحران محور

داﺷﺘﻦ” ﺑﯿﻨﺶ ﺑﺤﺮان ﻣﺤﻮر” به توانایی فکر کردن در ﻣﻮرد ﺑﺪﺗﺮﯾﻦ ﺣﺎﻟﺖ ﻫﺎی ﻗﺎﺑﻞ وﻗﻮع و همچنین اراﺋﻪ راه ﺣﻞ ﻫﺎی ﺑﯿﺸﻤﺎر ﻧﯿﺎز دارد.

همانطور که می دانید اوﻟﯿﻦ روش ﻣﻤﮑﻦ اﺳﺖ ﺟﻮاﺑﮕﻮ ﻧﺒﺎﺷﺪ، لذا ﺳﻌﯽ و ﺧﻄﺎ ﯾﮏ روش ﭘﺬﯾﺮﻓﺘﻪ ﺷﺪه اﺳﺖ. ﻻزم اﺳﺖ ﮐﻪ ﻫﻤﯿﺸﻪ برای ﻃﺮح ﻣﻘﺎﺑﻠﻪ ﺑﺎ ﺗﻬﺪﯾﺪﻫﺎی اﺣﺘﻤﺎﻟﯽ آماده ﺑﻮده و  ﻫﻮﺷﯿﺎر باشید.

ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ و اﻓﺮاد ﺑﺎﯾﺪ دارای ﯾﮏ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ ﭘﺎﺳﺦ ﺳﺮﯾﻊ ﺑﺮای ﻣﻮاﻗﻊ اﺿﻄﺮاری ﺑاشند.

 تصمیمات فوری و سریع و تخصصی در مواقع بحرانی از واجبات مدیریت بحران است. عدم واكنش سریع عواقب بسیار ناخواشایندی به همراه دارد. باید در مدیریت بحران گروه ها و سازمان های مختلف که منافع متضادی دارند را مدیریت و متحد نمود.

انواع بحران ها

• ﻓﺎﺟﻌﻪ ﻃﺒﯿﻌﯽ
• ﺑﺤﺮاﻧﯽ ﺗﮑﻨﻮﻟﻮژﯾﮑﯽ
• ﺗﻘﺎﺑﻞ
• ﺷﺮارت و ﺑﺪﺧﻮاﻫﯽ
• ﺳﻮء رﻓﺘﺎرﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ
• ﺧﺸﻮﻧﺖ ﻣﺤﯿﻂ ﮐﺎر
• ﺷﺎﯾﻌﻪ ﻫﺎ
• ﺣﻤﻼت ﺗﺮورﯾﺴﺘﯽ /ﻓﺠﺎﯾﻊ ﺳﺎﺧﺖ اﻧﺴﺎن

حال با این پیش در آمد ذهنی به این می پردازیم که چه رفتاری داشته باشیم تا بحرانی که ایجاد شده را بهتر مدیریت کنیم باما همراه باشید.

چند راهکار اساسی برای مدیریت بحران

•  عملکرد‌ جزیره ا‌ی و تک محوری ممنوع!!

برگزاری جلسات مدیریت، جهت هماهنگی و برنامه ریزی منسجم بین سازمانی، از ضروریات اصلی مدیریت بحران می باشد.

 متاسفانه دربین ما ایرانی های همه کار بلد!!! گفتگو، مشورت، پرسش و پاسخ با هم گروهی ها و اعضای زیر دست وحتی مافوق معنایی ندارد و هر شخص کاری بنابر تایید خود انجام می دهد بی آنکه در زمان وقوع حادثه یا بحران از شخص دانا در آن زمینه نظر بخواهد. خوشبختانه  امروزه استفاده از فناوری های مدرن همانند: ویدئوکنفرانس باعث سهولت در برگزاری جلسات در سریع ترین زمان ممکن گردیده است و نمیتوان دوری راه را بهانه کرد و در جلسات شرکت نکرد.

• تخصص‌ گرایی همیشه جوابگو بوده است!

به قدری این مسیله حایز اهمیت است که به عنوان گزینه جداگانه مطرح و به آن می پردازیم.

استفاده از متخصصین هر رشته در حوزه های مختلف در گیر با بحران از الزامات مدیریت و کنترل بحران می باشد. همانطور که در ابتدا هم گفتیم علاوه بر اینکه خود محور نباشید از ماهرترین افراد هم استفاده کنید.

• استفاده از تجهیزات و فناوری‌های به روز د‌ر ابعاد‌ گوناگون مرتبط با مد‌یریت حادثه

تجهیزات و ابزارهای موجود در هر بحران با توجه به ماهیت بحران بسیار متفاوت و گسترده می باشد. ولی برخی از تجهیزات و زیر ساخت ها در اکثر موارد بحرانی مشترک می باشد و می توان از ابزار های یکسان استفاده کرد. زیر ساخت های ارتباطی و فناوری ویدئوکنفرانس ، تلمدیسین از جمله این ابزار هاست.

• سعی کنید مرد‌م و افکار عمومی را با مد‌یریت علمی بلایا و اشاعه این فرهنگ اشنا کنید

رسانه های عمومی و اجتماعی از مهمترین ابزارهای اطلاع رسانی در موارد بحرانی در کشور می باشند. استفاده از تکنولوژی اطلاع رسانی دیجیتال همانند دیجیتال ساینیج از بهترین فناوری های است که عصر جدید به ما هدیه داده است. با اینکار مردم اگاه میشوند و در کمک رسانی به بحران نقش موثری ایفا خواهند کرد.

• فوریت های امدادی و پزشکی

تصور کنید بحران پیش روی شما حادثه جانی داشته باشد، قاعدتا شما باید از قبل برای ان برنامه چیده باشید. اصلی ترین دغدغه  این موراد استفاده از کادر فنی و تخصصی در حوزه پزشکی است. ما می خواهیم راهی را به شما معرفی کنیم که راحت تر با این مسئله کنار بیایید.

“تلمدیسین”در دنیای مجازی امروزه

استفاده از فناوری های پزشکی از راه دور  این امکان را جهت استفاده از متخصصان و جراحان زبده در حوزه پزشکی به ارمغان آورده است. حضور مجازی پزشک در هر زمان و هر موقعیت جغرافیایی و شرایط خاص باعث شده پزشکان تمایل بسیاری جهت ارائه خدمات پزشکی در موارد بحرانی در کشور داشته باشند. با اینکار هم در هزینه خود صرفه جویی کنید هم در وقت و انرژی خود و پزشک مربوطه.

• خونسردی خود را حفظ کنید

زمانی که در شرایط بحرانی تصمیم می گیرید ممکن است تصمیمات شما اشتباه و عجولانه باشد و واکنش های افراطی و شدید همراه با عصبانیت، خشم، ناراحتی و ترس از خود نشان دهید. این واکنش ها معمولا هدف را از ذهن شما دور خواهد کرد و شما را از مسیر اصلی منحرف می کند. حفظ خونسردی از ملزومات هر حادثه ای است که نقش مهمی را در برنامه و تصمیمات شما و گروهتان ایفا می کند.

• فرایند ها را ساده کنید

یکی از ساده ترین ابزارهای مدیریت بحران، ساده سازی فرآیندها است، فناوری های نوین در حل این مسئله به کمک شما می آیند. در یک وضعیت اضطراری، شما به خاطر اتفاقات زیادی که در اطرافتان رخ می‌دهد و همچنین کارهای زیادی که باید انجام دهید ممکن است کمی گیج شوید.  اما در این شرایط فقط چند مسئله واقعاً مهم وجود دارد که شما باید به نحوی برنامه ریزی کنید که تمام تمرکزتان معطوف آن ها باشد. در مورد کارهایی که قصد انجام آن را ندارید، تصمیم گیری کنید و تمرکزتان را فقط بر روی مشکلات اصلی و اتفاقات پیش رو قرار دهید. کارها را تقسیم بندی کنید و با تماس های مجازی افرادتان را درجریان اتفاقات قرار دهید، با اینکار هم در زمان و هم در انرژی و تمرکز حواستان صرفه جویی میشود.

• پیش از بحران، مانورهای مدیریت بحران برگزار کنید! حتی بصورت مجازی و با ویدئو کنفرانس

چرا اینکار لازم است؟!

زیرا مانورهای مدیریت بحران باعث ایجاد ساختارهای اجرایی مدیریت بحران، حفظ خونسردی در موارد مشابه، آموزش شرایط مشابه و ایجاد زیرساخت های سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز گردیده و همچنین این کار از واجبات اصلی پیش از وقوع بحران می باشد.

بیایید تصور کنید شما از قبل برای مثلا سقوط سهام شرکت خود فکر کرده اید، کارمندان و کارکنان خود را با نرم افزار های ارتباطی و اموزشی و …اشنا کرده اید، حال هنگام وقوع حادثه تمامی کارکنان با خونسردی کامل حتی بدون حضور شخصی با ویدئو کنفرانس باهم جلسه گذاشته و موضوع را بررسی می کنند.

• به توانایی های خود اطمینان داشته باشید

هرگاه در کارتان دچار اشتباه بزرگی می‌شوید، ترس از شکست را در خود تجربه می‌کنید. ممکن است احساس کنید که توانایی و شایستگی کافی را ندارید، کمی تامل کنید و بدترین پیامد ناشی از بحران را شناسایی کنید. همیشه با خود و دیگران صادق باشید. از خود بپرسید:« بدترین چیزی که ممکن است در این شرایط اتفاق بیفتد چیست؟».

بپذیرید!!! بدترین پیامد هر چه که باشد، باید اتفاق بیفتد. این اقدام باعث آرامش شما و آسودگی ذهنتان می‌شود. وقتی شما به لحاظ روانی متقاعد می‌شوید که قادرید با بدترین پیامد ممکن کنار بیایید، نگرانی شما متوقف می‌شود.

تعیین کنید که اگر بدترین پیامد ممکن رخ دهد، شما چه خواهید کرد؟ چه اقداماتی را انجام خواهید داد؟

در مرحله آخر سریعا  دست به کار شوید تا وضعیت بدترین پیامد ممکن را بهتر کنید. هر کاری را که در توان شماست برای به حداقل رساندن ضرر و کاهش خسارت انجام دهید رامشخص کنید. تمام وقت و تمرکز خود را جهت دست یابی به بهترین نتیجه ممکن صرف کنید و به یاد داشته باشید که هر کاری مشکلات خاص خودش را دارد. مشکلات نیامده اند که مسیر موفقیت مارا عوض کنند بلکه برای یادگیری تجربه های جدید در برابر ما قرار گرفته اند.

کلام آخر

پس از پیمودن مراحلی که ذکر شد حتما به یاد داشته باشید :

•  ویدئوکنفرانس اصلی ترین فناوری های مورد نیاز در مواقع بحرانی مانند: سیل، زلزله، جنگ و بیماری می باشد.
• ستاد های کنترل بحران که معمولاً فرا سازمانی می باشند نیاز به اتخاذ تصمیمات دقیق و منسجم جهت کنترل و مدیریت بحران دارند.
• تیم های امدادی با ارائه گزارشات بوسیله تجهیزات ویدئوکنفرانس، در صورت ارائه اطلاعات صحیح ،درست و بروز می توانند بهترین عملکرد را در کمترین زمان داشته باشند.
• امکان استفاده از متخصیصن در هر مکان و هر زمان در کمترین زمان ممکن و ارائه محتوی آموزشی می تواند در موارد تخصصی و آموزشی بحران بسیار مفید و کارآمد باشد.
• ویدئوکنفرانس امکان ارتباط افراد متخصص در نقاط مختلف با موبایل، کامپیوتر به سادگی با کمترین هزینه مهیا کرده است.
• ایجاد بسترهای ارتباطی متنوع در سازمان های مختلف از اصلی ترین دغدغه های کارشناسان ویدئوکنفرانس است.

شرکت مهندسی نوآوران تحقیق بعنوان نماینده انحصاری شرکت AVer این امکان را در اختیار شما قرار می دهد، پس جهت دریافت مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید.

02142981