نحوه برگزاری ویدئو کنفرانس + 3 نکته برای استفاده در اتاق کنفرانس

اتصال به یک کنفرانس ویدیویی از لپ تاپ شما به اندازه ای ساده است که فقط کافی است نرم افزار ویدئو کنفرانس مورد علاقه خود را نصب کنید، از وب کم و هدفون های متصل شده استفاده کنید و به اتاق جلسات مجازی خود متصل شوید. اما بیشتر جلسات حداقل یک اتاق جلسه دارند تا در آنجا گروه ها به یکدیگر بپیوندند و استفاده از فقط یک لپ تاپ و جمع شدن همه اعضا دور آن برای تماس ویدیویی اسکایپ جوابگو نیست. اما راه حل بهتری برای کنفرانس اینترنتی وجود دارد، که این شامل نرم افزار پیچیده کنفرانس نیست. در ادامه نحوه استفاده از ویدئو کنفرانس را به شما آموزش می دهیم تا بتوانید جلسات تجاری مفید و حرفه ای خود را به راحتی برگزار کنید.

3 ابزار لازم برای راه اندازی ویدئو کنفرانس

استفاده از ویدئو کنفرانس سخت افزاری باعث می شود که استفاده از اتاق کنفرانس راحتتر باشد. بهتر است ابتدا با سه ابزار مورد نیاز هنگام تنظیم کنفرانس ویدئویی آشنا شوید:

1. تلویزیون متصل به هم (یا با چندین نمایشگر)

اتاق های کنفرانس ممکن است کوچک یا بزرگ باشند، و مهم است که صفحه نمایش با اندازه اتاق مطابقت داشته باشد. اینجا کلیک کنید تا در مورد انتخاب صفحه نمایش کنفرانس ویدئویی و مزایای نمایشگرهای 4k و اینکه چگونه نمایشگرهای دوگانه می توانند یک فضای اختصاصی برای نمایش ایجاد کنند، آگاه شوید. اما قانون کلی این است که هرچه اتاق بزرگتر باشد، صفحه نمایش هم باید بزرگتر باشد.

2. سیستم ویدئو کنفرانس

با استفاده از یک دوربین با کیفیت بالا و کدک، یک ویدئو کنفرانس اطلاعات ویدئویی رمزگذاری شده را ارسال و دریافت می کند و آن را به عنوان فیلم زنده در صفحه نمایش جلسه شما پخش می کند. همانطور که یک وب کم به عملکرد پردازش لپ تاپ شما نیاز دارد، یک سیستم ویدیو کنفرانس اجزایی بسیار بیشتر از یک دوربین دارد که باید پردازش شوند. سیستم های همه کاره مانند سیستم های کنفرانس ویدئویی 4k برای اتاق جلسه تولید شده که تنها با هدف دریافت و انتقال فیدهای ویدیوی 4k بی عیب و نقص بر روی بستر اینترنت طراحی شده است.

3. Phone HD

Phone HD با صفحه نمایش لمسی یک رابط کاربری اختصاصی است که امکان انتخاب گزینه های فهرست، کنترل گزینه های دوربین / شیب / زوم دوربین و راه اندازی تماس ها را فراهم می کند. میکروفن و Phone HD که برای کنفرانس های ویدئویی ساخته شده اند، به کمک لغو انعکاس صدا، کنترل خودکار افزایش صدا و کاهش سر و صدا به طور خودکار، به اتاق جلسات و شرکت کنندگان کنفرانس، صوتی شفاف و روشن را ارائه می دهند.

آموزش کامل راه اندازی، نحوه استفاده از ویدئو کنفرانس و رفع مشکلات را بررسی کنید تا بدانید که چگونه می توانید یک دستگاه ویدئو کنفرانس را راه اندازی کرده و با آن کار کنید و به کمک این سه مرحله ساده، چندین دقیقه مکالمه ویدیویی 4k انجام دهید:

1. ویدیو کنفرانس را به نمایشگر اتاق کنفرانس وصل کنید.
2. ویدیو کنفرانس را در بستر شبکه یا اینترنت قرار دهید.
3. اولین کنفرانس ویدئویی خود را برقرار کنید و از مزیت ارتباط مستقیم لذت ببرید.

چرا افراد در استفاده از ویدئو کنفرانس تردید دارند؟

آیا این سؤال برای شما هم پیش آمده که چرا با وجود پیشرفت تکنولوژی، افراد از ویدئو کنفرانس استفاده نمی کنند؟

در این مقاله برخی از چالش های اصلی مرتبط با ویدئو کنفرانس و  راه حل آن ها مطرح کرده ایم.

کنفرانس ویدئویی سال هاست که در دسترس ماست و اطراف ما دیده می شود. اما همچنین دید بدی نسبت به استفاده از این سرویس در اذهان عمومی وجود دارد چون مشکلات متداولی که کاربران در عصر شکوفایی تکنولوژی ویدئو با آن مواجهند هنوز حل نشده است.
بهتر است ابتدا به مزایا و معایبی که کنفرانس ویدئویی برای اشخاص و تجارت ها فراهم می آورد، توجه کنیم.

مزایا و معایب ویدیو کنفرانس :

• پیش بینی می شود که بازار مصرف رسانه های ویدئویی (که ویدئو کنفرانس بخشی از آن است) در سال 2019 به 35.6 بیلیون دلار برسد.
• 94% تجارت هایی که از ویدیو کنفرانس استفاده می کنند باور دارند که ویدئوکنفرانس کارایی آن ها را بسیار افزایش داده است.
• 9 نفر از هر 10 کارمند اذعان داشته اند که استفاده از ویدیو کنفرانس به آن ها حس برقراری ارتباط بهتری به محل کارشان می دهد.
• کاربران ویدئو کنفرانس در مقایسه با تعداد آن ها در سال گذشته 87% افزایش یافته است.
• 50% از اتاق های کنفرانس تا سال 2020 به ویدیوکنفرانس مجهز خواهند شد.

پیش از اینکه از ویدئو کنفرانس به طور روزمره در جریان کاری خود استفاده کنید بهتر است بدانید به چه دلیل افراد از این تجهیزات به اندازه ای که باید استفاده نمی کنند:

1. نصب، راه اندازی و ساختار آن ها بسیار مشکل است.
2. نکات فنی بسیار زیادی در زمینه ویدئوکنفرانس وجود دارد.
3. من نمی خواهم با دوربین دیده شوم.
4. استفاده از آن بسیار مشکل است.
5. من نمی توانم افراد بیشتری را به جلسه موردنظر خود دعوت کنم.

افزایش تقاضا برای استفاده از ویدئو کنفرانس

امروزه افزایش تقاضا برای استفاده از ویدئو کنفرانس کاملا مشهود است و به عنوان یکی از استراتژی های برقراری ارتباط در بسیاری از شرکت ‌ها شناخته می شود. استفاده از سیستم های ویدئو کنفرانس از ابتدا به صورت سیستم‌ های دسکتاپ که در اتاق های کنفرانس به منظور برقراری ارتباط تلفنی مورد استفاده قرار می‌گرفت؛ شروع شد. با پیشرفت تکنولوژی مطمئن و قیمت های کمتر، کم کم ویدئو کنفرانس به یکی از ابزارهای برقراری ارتباط در جهان تبدیل شد.

تا همین چند دهه اخیر نرخ قطع ارتباط ویدئوکنفرانس بسیار بالا بود. اکثر تماس‌های تلفنی حدود ۳۰ تا ۴۰ درصد به طور معمول قطع می شدند. شرکت ها حتی گزارش‌هایی در خصوص قطع شدن ارتباط تا ۷۰ درصد نیز ارائه داده اند. طبق نظر آن ها ویدئو کنفرانس مسیر طولانی باید طی می کرد، اما با پیشرفت روز افزون تکنولوژی و همچنین بهبود کیفیت زیرساخت های مورد نیاز برای برقراری کنفرانس ویدئویی به طور چشمگیری کاربرد آن را ارتقا بخشید. در سال ۲۰۱۵، ۹۵ درصد از مصرف کنندگان در یک نظرسنجی بیان کردند که ویدئوکنفرانس تا حد قابل اطمینانی ارتقا پیدا کرده است. ۹۹ درصد آن ها اعتقاد داشتند که استفاده از آن نیز بسیار راحت تر شده است و همزمان با افزایش اطمینان و اعتبار ویدئوکنفرانس هزینه ‌ای که خریدار باید پرداخت کند به طور قابل توجهی کاهش پیدا کرده است.

گسترش ویدئو کنفرانس

در سال های اخیر بسیاری از سازمان ها و شرکت ها در ایران به سیستم ویدیو کنفرانس تجهیز شده اند و روز به روز به تعداد استفاده کنندگان این دستگاه ها افزوده می شود. اگر دلیل استفاده از ویدیو کنفرانس را از آن ها بپرسید بدون شک در مورد مزایا و ارزش افزوده ای که این سیستم ها با خود به همراه آورده اند صحبت خواهند کرد.

4 دلیل استفاده از ویدئو کنفرانس در کسب و کار ها

در این ویدئو می خواهیم دلایل استفاده از ویدئو کنفرانس در کسب و کار ها را بررسی کنیم، پس با ما همراه باشید.

چرا کسب و کارها باید از ویدئو کنفرانس استفاده کنند؟

• محیط کار تکامل یافته

  دو سوم افراد گفتگوی رو در رو را به گفتگوی صوتی ترجیح می دهند پس تجهیز کردن محیط کار آن ها به تجهیزات ارتباط ویدئویی یک راهکار مناسب است.

• سرعت در کسب و کار

  با حداقل کار انجام شده بیشترین بازدهی را داشته باشید. 90 درصد افرادی که مورد برسی قرار گرفته اند از برگزاری جلسات ویدئویی ابراز رضایت کرده اند به ویژه جلساتی که با تامین کنندگان، مشتریان و همکارانشان در سراسر دنیا برگزار می کنند.

• تعادل در زندگی کاری

  شما کجا کار می کنید؟ شما چه ساعاتی کار می کنید؟ مطالعات نشان داده کار کردن از خانه به اندازه ای لذت بخش است که افزایش حقوق 40 هزار دلاری لذت بخش است.هم چنین ویدیو کنفرانس به ارتباط بین کارکنانی که بصورت دور کاری فعالیت می کنند هم کمک بسیاری می کند.

• استمرار کسب و کار

  اتفاقات و بلایای طبیعی اجتناب ناپذیر هستند. اما یک دلیل برای استفاده نکردن از ویدئو کنفرانس وجود دارد و آن حس اجتماعی بودن و تمابل آن ها به ملاقات با افراد به صورت حضوری است. اما وقتی این امکان فراهم نیست برقراری ارتباط ویدئویی بهترین گزینه است.

محیط کارتان را به ویدئو کنفرانس تجهیز کنید و بازدهی کسب و کارتان را افزایش دهید.