نکات مهم در طراحی اتاق کنفرانس

چگونه اتاق کنفرانس یک دفتر کار مدرن را طراحی کنیم؟

مطالب زیادی در مورد آینده و منسوخ نشدن دفتر کار شما نوشته شده است، اما تعیین معنای دقیق آن می‌تواند تا حدی دشوار باشد. برای بسیاری از سازمان‌‌ها، تضمین ماندگاری در آینده یا future-proofing، اساساً به معنای اجتناب از دردسر تغییر فناوری در اتاق‌های جلسه در هر سه تا چهار سال یکبار است. به طور کلی، سه قانون کلی وجود دارد که باید هنگام ارزیابی تجهیزات جدید یا مدرن به آن پایبند باشید:

• مقیاس پذیری
• امکان انعطاف پذیری
• حداکثر ارزش گذاشتن برای محیط

هنگام طراحی اتاق کنفرانس باید موارد زیادی را در نظر گرفت: فناوری، محل قرارگیری در دفتر، طراحی داخلی و موارد دیگر. راهنمای سریع ما برای طراحی اتاق‌های کنفرانس به حاشیه نمی پردازد و فقط آنچه را که باید بدانید به شما می‌گوید.

در دنیای کاری کنونی که به طور فزاینده‌ای بر قرار گرفتن همه چیز در معرض دید متمرکز شده، اتاق کنفرانس به عنوان یکی از آخرین مناطقی که برای برگزاری یک جلسه خصوصی و سازنده مورد استفاده قرار می‌گیرد، شناخته می شود. بنابراین، بسیار مهم است که طراحی، قالب و ویژگی‌های آن به درستی انتخاب شود. طراحی مناسب می‌تواند به معنای تفاوت بین اتاق کنفرانسی باشد که فقط مکان دیگری برای به اتمام رساندن کارها است یا فضایی که خلاقیت و تعامل در آن موج می‌زند.

هنگام طراحی اتاق کنفرانس برای تیم خود، نه تنها مهم است که کارمندان و مشتریانی که از فضا استفاده می کنند، بلکه هدف آن را نیز در نظر بگیرید. هر اداره و تیمی، نیازهای متفاوتی دارد و اهداف یک جلسه می‌تواند بر اساس اینکه با چه کسی ملاقات می‌کنید، درباره چه چیزی جلسه ای را برگزار می‌کنید و اهداف شما برای برگزاری جلسه چیست، متفاوت باشد.

سایر ملاحظات ضروری، از مکان و فناوری آکوستیک گرفته تا فناوری صوتی تصویری و حتی رنگ‌های مورد استفاده در اتاق را شامل می‌شود. به هر حال، اگر همه این عناصر در کنار هم بتوانند بهره وری را افزایش دهند و در کارایی بیشتر کارمندان شما موثر باشد، مطمئنا ارزشش را دارد.

قبل از اینکه به جزئیاتی بپردازیم که اتاق کنفرانس را به مکانی ارزشمند برای همه تبدیل می‌کند، بیایید انواع مختلفی از اتاق‌های کنفرانس را که امروزه در دفاتر مدرن وجود دارد، بررسی کنیم.

پنج نوع از محبوب ترین انواع اتاق‌های کنفرانس

• فضای برک آوت

شاید از نظر فنی، این مدل یک اتاق کنفرانس نباشد، اما این محل در دفتر کار شما برای همگام‌سازی سریع، مکالمه با مشتری یا تماس تلفنی عمومی، مناسب است. این فضاها که مجهز به مبل‌ها، صندلی‌های راحتی و یک یا دو میز قهوه‌خوری هستند، راهی عالی برای تقویت تعامل و ارتباط بدون وجود دیوارهای مزاحم می باشند. در حالت ایده‌آل، آن‌ها با محل کار اصلی شرکت شما فاصله مناسبی دارند تا احساس فضای مناسب و حریم خصوصی در جلسه ایجاد شود.

• اتاق جلسه

اتاق جلسه معمولاً برای ۲ تا ۶ نفر، طراحی می‌شود که برای جلسات یک به یک، کنفرانس‌های کوچک و جلسات کاری اختصاصی عالی هستند. اتاق جلسه معمولاً مجهز به یک میز مستطیل شکل، گرد یا کوچک، صندلی راحتی و مقداری فضای اضافی برای بلند شدن و حرکت افراد است. در حالی که این اتاق‌ها مطمئناً می‌توانند به برخی تجهیزات صوتی تصویری مجهز شوند، ممکن است فضایی را در اختیار افراد قرار دهد تا وسایل تکنولوژیکی مثل کامپیوتر را کنار بگذارند و پشت درهای بسته به گفتگو بپردازند یا از تخته وایت برد استفاده کنند. از به کار بردن خلاقیت در این فضاها نترسید تا کارمندان شما نیز بتوانند فضای راحتی را در اتاق جلسات در اختیار داشته باشند!

• باجه تلفن

باجه تلفن فضای مناسبی برای یک نفر است تا بتواند با یک مشتری یا همکار تماس بگیرد. این اتاق‌های کوچک تقریباً 4×4 اینچ بوده و مجهز به میز و صندلی کوچک می‌باشند. در نظر گرفتن ویژگی‌هایی مثل عایق صدا و خصوصی بودن، هنگام طراحی این فضا، مهم است. بنابراین حین ساخت دفتر اداری خود، می‌توانید از پیمانکار بخواهید که تعدادی از این موارد را بسازد یا به مدل‌های پیش ساخته‌ای که به راحتی می‌توان آن‌ها را در یک دفتر کار موجود گنجاند نگاهی بیندازید.

• اتاق کار تیمی

این اتاق‌ها، فضا‌های کنفرانس کوچکتری هستند که به راحتی می‌توانند 4 تا 12 نفر را در خود جای دهند و معمولا مجهز به یک میز کنفرانس استاندارد و صندلی‌های آن می‌باشند که به گروه‌های بزرگ‌تر اجازه می‌دهند تا روبروی هم بنشیند و با یکدیگر گفتگو کنند. در این اتاق‌ها معمولاً یک سیستم AV راه اندازی می‌شود که امکان پرزنتیشن و کنفرانس را فراهم می‌کند، اما تمرکز اصلی این است که کل تیم با استراتژی مناسبی با یکدیگر در ارتباط باشند.

• اتاق هیئت مدیره

اتاق هیئت مدیره برای برگزاری یک رویداد اصلی طراحی می‌شود که شامل جلسات مهم با مشتری یا اعضای هیئت مدیره، گردهمایی بخش‌های مختلف یک سازمان و سایر جلسات همکاری محوری. این فضاها معمولا برای 10 تا 20 نفر طراحی شده اند و احتمالاً برای طراحی مناسب نیاز به توجه (و بودجه) بیشتری از طرف شرکت شما نسبت به سایر فضاها دارند. بسیاری از تیم‌ها تصمیم می‌گیرند که تجهیزات صوتی تصویری را به طور کامل در اتاق نصب کنند تا تجربه بهتری برای مدیریت و برقراری ارتباط ارائه دهند. میزهای بزرگ، چندین صندلی، سیستم کنفرانس و حتی یک یا دو مبل راحتی برای این اتاق‌ها عالی هستند.

بهترین محل قرار گیری اتاق‌های کنفرانس در دفتر کار

هنگام انتخاب سیستم های کنفرانس مناسب برای دفتر کارتان باید موقعیت قرارگیری اتاق‌های کنفرانس در سراسر فضای کاری را در نظر بگیرید. برای تیم‌هایی که در فضاهای بزرگتر یا در چندین طبقه مختلف کار می‌کنند، توزیع یکنواخت اتاق‌های کنفرانس می‌تواند به این معنی باشد که کارمندان راحت تر با یکدیگر ملاقات می‌کنند. تصور کنید هر بار که می خواهید پشت یک در بسته بنشینید مجبور شوید از طبقه 7ام به طبقه 30ام بروید. در این شرایط، احتمالا به جای ملاقات حضوری، ترجیح می دهید با همکار خود از طریق تلفن یا تماس تصویری صحبت کنید. توزیع اتاق‌های کنفرانس بر اساس محل نشستن تیم های مختلف می تواند ارتباطات بهتر را تقویت کند. برعکس، برای دفاتر کوچکتر (از 5000 تا 20000 فوت مربع)، ممکن است متوجه شوید که افراد در بخش‌های مختلف برای رسیدن به اتاق جلسات نیازی نیست مدت زیادی از پشت میز کاریشان دور باشند. در این شرایط، می توان اتاق‌های کنفرانس را در فواصل دورتری از هم طراحی کرد تا تعامل و همکاری تیمی را بهبود بخشد. در نهایت، هنگام تعیین محل قرار گیری اتاق های کنفرانس در هر طبقه، هدف از طراحی اتاق کنفرانس را در نظر بگیرید. قرار دادن اتاق‌هایی که برای ارائه و جلسات استراتژیک در فضاهای خارج از محل کار اصلی دفتر طراحی شده اند، دسترسی به نور طبیعی را فراهم می‌کند که به افزایش تمرکز و بهره وری کمک می‌کند. اما قرار گرفتن اتاق‌هایی که برای مکالمات خصوصی یا تماس‌های تلفنی در نظر گرفته شده اند، در فضای داخلی دفتر می‌تواند حواس‌پرتی‌ها را کاهش دهد و به افراد امکان برقراری ارتباط بهتری را بدهد.

فناوری و تجهیزاتی که برای برگزاری جلسات سازنده نیاز دارید

بدون استفاده از فناوری های پیشرفته، جلسات کاری چیزی جز خواندن یادداشت های ساده برای یکدیگر نخواهد بود و قطعا شما نمی خواهید اینطور باشید. امروزه، جلسات سازنده فقط از فناوری برای کمک به انجام کارها استفاده نمی‌کنند، بلکه به آن تکیه می‌کنند. شاید سودمندترین پیشرفت در فناوری اتاق کنفرانس، پنل آکوستیک باشد که ترکیبی از چوب، پنبه و پارچه ضد صدا، می باشند. این پنل‌ها که روی دیوار یا سقف نصب می‌شوند، به کنترل صدا در اتاق کنفرانس کمک می‌کنند. به جلسات یا تله کنفرانس‌هایی که در آن‌ها بوده‌اید و به نظر می‌رسید صدای سخنران، در اتاق پژواک دارد، فکر کنید. استفاده از سیستم آکوستیک مناسب، 80 درصد از این مشکلات را برطرف می‌کند. پس از تنظیم صحیح آکوستیک، برنامه ریزی صحیح برای نصب تجهیزات صوتی تصویری در هر اتاق کنفرانس به شما کمک می‌کند در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنید.

علاوه بر این، استفاده از فناوری رزرو اتاق جلسات می‌تواند به هر کارمندی کمک کند اتاق‌ را با کلیک یک دکمه رزرو کند یا حداقل زمانی که اتاق در دسترس است را تشخیص دهد. راه حل‌های  سخت افزاری و نرم افزاری وجود دارد که نیاز تیم شما را برای برنامه ریزی جلسات و برگزاری آن‌ها فراهم می‌کنند. فناوری‌های نوین برگزاری جلسات آسان‌تر و همگام سازی با تقویم‌ها را در سراسر شرکت امکان پذیر می‌کند.

نکاتی برای طراحی اتاق کنفرانس

مهم است که یک اتاق کنفرانس مدرن، اهداف و ارزش‌های شرکت را منعکس کند و همچنین محیطی را ایجاد کند که بین راحتی و کارایی تعادل برقرار کند. به یاد داشته باشید که این اتاق‌ها برای هر هدف خاصی که طراحی شده باشند، هدف اصلی باید افزایش بهره وری باشد. بنابراین، در حالی که از یک طرف، داشتن تجهیزات مدرن، مبل‌های شیک و صندلی های راحت ممکن است راهی عالی برای ترغیب کارمندان به استفاده از یک فضای مشارکتی باشد، اما می‌تواند با داشتن یک فضای مناسب برای یک چرت خوب بعد از ناهار، پیام اشتباهی را برای برخی ارسال کند. اتاق‌های جلسه شما باید مرتب و تمیز باشد تا هر تعاملی با درهم ریختگی مواجه نشود. خرید تجهیزات مدیریت کابل، سیستم‌های کنفرانس یکپارچه، سطل‌های زباله مناسب و سیستم‌های صوتی و تصویری بی‌سیم می‌تواند به دور نگه داشتن محرک‌های اضافی از جلسات شما کمک کند. این فضاها همچنین باید بدون مزاحمت یا حواس پرتی از شرکت کنندگان در جلسه میزبانی کنند. رنگ های گرم و نور ملایم برای اتاق‌های کوچک‌تر و رنگ‌های روشن‌تر و نورپردازی بیشتر برای اتاق‌های بزرگتر مناسب ترند. انتخاب شیشه به جای دیوار در یک اتاق بزرگ‌تر، گزینه ای عالی است، اما ممکن است اتاق کوچکتر را به یک فضای بسته که اتفاقات آن در کل دفتر کار دیده می شود، تبدیل کند. یکی از عناصری که اغلب در اتاق کنفرانس نادیده گرفته می شود گرمایش و سرمایش است. داشتن جریان هوای مناسب می‌تواند صدای خارج شده از اتاق را به حداقل برساند، در حالی که داشتن کنترل‌های ترموستات مناسب می‌تواند احساس راحتی را بدون تجربه کردن حس سرمای شدید یا گرمای کلافه کننده در دفتر ایجاد کند. در واقع، تهویه مطبوع در سراسر دفاتر کاری به موضوعی تبدیل شده است که به شدت در مورد آن صحبت می‌شود و باید به آن توجه کرد. در نهایت، اتاق‌های کنفرانس باید بر تجهیزات کنفرانس مناسب تاکید داشته و ارتباط را تسهیل کنند. هدف اصلی برگزاری جلسه‌ای بدون منحرف کردن حواس شرکت کنندگان است.

چگونگی طراحی اتاق کنفرانس با کیفیت صدای عالی‌

اتاق کنفرانس استاندارد باید دارای خصوصیات صوتی عالی و همچنین عایق بندی مناسب برای جلوگیری از نفوذ صدا به داخل اتاق و همچنین  انتقال صدا به بیرون را داشته باشد. در طراحی یک اتاق کنفرانس جدید، باید به چگونکی ساخت دیوار و سقف های اطراف اتاق توجه شود. هدف این است که در هنگام طراحی اتاق کنفرانس ، سطوح را با سیستم لایه بندی جداسازی صدای dB-Bloc  تراز کنید. این روش می تواند به کاهش 90٪ سر و صداها منجر شود و حریم خصوصی شما را در اتاق کنفرانس تضمین کند‌‌. اگر بتوانید شکل اتاق را بصورت جعبه کفش در نیاورید، و دیوارها را به صورت مجموعه های غیر موازی بسازید، این امر به شکستن امواج صوتی درون اتاق کمک می کند و در نهایت منجر به تولید صداهای بهتر می شود‌. در مورد کنترل اکوهای محیط داخل اتاق کنفرانس، دیوارهای پیرامونی را با مجموعه ای از صفحه های پارچه ای صوتی که برای جذب و تبدیل صدا از فضا در نظر گرفته شده اند، بپوشانید و با این کار وضوح فوق العاده ای به صدای اصلی در اتاق بدهید.

چگونه اتاق کنفرانس را در برابر صدا عایق بندی کنیم؟

با قرار دادن سیستم لایه بندی dB-Bloc  درون دیوارهای پیرامون اتاق می توانید تا 90٪ سر و صدایی را که از اتاق کنفرانس به فضاهای مجاور می رود را محدود کنید. این امر به حفظ حریم ارتباطات کمک می کند و اتاق کنفرانس را در برابر صدا عایق بندی می کند. این روش صوتی برای کاهش سر و صدای اتاق کنفرانس می تواند بر روی تمام سطوح خشک از جمله سقف، اعمال شود.

مزایای عایق صوتی اتاق کنفرانس

محافظت از حریم خصوصی ارتباطات در یک اتاق کنفرانس شرکتی منجر به ایجاد یک محیط کاری سالم تر و پربارتر خواهد شد. مهم است که چگونگی عایق بندی صدا در اتاق کنفرانس را بدانیم، بنابراین می توانید پژواک های داخل اتاق را از بین ببرید و وضوح صدای بیشتری برای تماس های تلفنی و سخنرانی های صوتی / تصویری ایجاد کنید.

نحوه ایجاد حریم خصوصی بیشتر برای اتاق کنفرانس

دیوارهای محیط اتاق کنفرانس را با سیستم لایه بندی dB-Bloc  بپوشانید. این کار باعث می شود دیواره های شما عایق بندی شوند و از نفوذ صدا به داخل و خارج از اتاق جلوگیری می شود. همچنین با استفاده از درب ورودی سنگین و محکم برای سالن کنفرانس، از نفوذ هر نوع صدا جلوگیری کنید. اگر اتاق دارای پنجره های شیشه ای یا دیوارهای شیشه ای باشد ، صدا را به بیرون انتقال داده و صدای بیرون را به داخل انتقال می دهند، مگر اینکه آن ها را دو برابر یا سه برابر عایق بندی کنید. درپوش های سقفی را بالای کاشی های سقف قرار دهید تا بدین ترتیب نفوذ صدا از طریق پلان های باز کنترل شوند.

یک اتاق کنفرانس غیراستاندارد باعث پایین آمدن کیفیت تماس های تلفنی می شوند

برقراری ارتباط از طریق تماس تلفنی به کیفیت صدای استاندارد و بدون نویز نیاز دارد، که در نتیجه تمام افراد حاضر در جلسه می توانند آنچه ارائه می شود را درک کنند. اگر به اکوی صدای درون اتاق کنفرانس توجه نشود، سر و صدای پس زمینه ای، سیگنال های اصلی صدا را محو می کند در نتیجه صدا را تغییر داده و درک ارتباطات را دشوارتر می کند. عایق صوتی اتاق کنفرانس، آن را با جذب نویز پس زمینه باعث افزایش کیفیت صدا جهت ارتباطات می شود.

نحوه عایق بندی اتاق کنفرانس در برابر سر وصدا

اگر ساختن سقف اتاق کنفرانس به پایان رسیده و خشک شده، برای عایق بندی از روش لایه بندی استفاده کنید. اگر سقف شما یک سیستم کاشی کاری شبکه سقفی است، عایق صوتی به عنوان یک غشاء متراکم که از بالای کاشی های سقفی عبور می کند، عمل می کند و یک “دریچه صوتی ” را در بالای اتاق شما قرار می دهد. این دریچه ترکیبی برای جلوگیری از نفوذ صوت است که با نام کلاه سقف شناخته می شود. شما به سادگی می توانید از این محصول روی کاشی های سقف استفاده کنید تا به انتقال صدا از طریق سیستم کاشی سقفی شبکه ای کمک کند.

هر اتاق کنفرانس به چند پنل صوتی نیاز دارد؟

اگر هدف شما از عایق صوتی اتاق کنفرانس بهبود کیفیت صدا در داخل فضا است، کلید آن نصب کردن مجموعه ای از پنل های صوتی بر روی دیوار یا سقف است تا بتوانید به طور موثری انتقال صدا را به خارج اتاق مسیر سازید. کاهش سطح اکو، وضوح صدای اصلی را افزایش داده و ارتباطات موجود در سالن کنفرانس را بهبود می بخشد. پنل های پارچه ای در واقع پنل های صوتی آکوستیک تزئینی هستند که پژواک ها را جذب می کنند و باعث کاهش شدید سر و صدای اتاق کنفرانس می شوند. تنها مشکل، آنالیز دقیق اتاق است، بنابراین پس از شناخت ابعاد فضا، می بایست آنالیز دقیق سالن کنفرانس انجام شده و میزان پارچه یا پنل صوتی مورد نیاز محاسبه گردد. محل قرارگیری پنل های صوتی مهم نیست زیرا می توانید به بهترین وجه عایق بندی صوتی اتاق کنفرانس خود را گسترش دهید و مقدار دقیق پنل های صوتی را در اتاق، دیوار یا سقف خود نصب کنید.

مراحل ایجاد اتاق کنفرانس مدرن

زمانی که مبحث فناوری در سالن‌های کنفرانس مطرح می‌شود، در انتخاب تجهیزات اتاق خود چیزهای زیادی را باید در نظر بگیرید. در همین راستا، در ادامه مطلب به شما توضیح خواهیم داد که چگونه با چند مرحله ساده یک اتاق کنفرانس مدرن و با تضمین ماندگاری در آینده داشته باشید.

• مرحله اول – ایجاد محیط های انعطاف پذیر

به طور کلی، تعیین فضا برای فعالیت‌های خاص آسان است، اما بزرگترین قانون در ایجاد یک فضای کنفرانس مدرن و مطمئن برای آینده، انعطاف پذیری است. یکی از نمونه‌های آن این است که می‌خواهید اتاقی را به عنوان فضای آموزشی تعیین کنید، اما از همان فضا می‌توان به‌طور مؤثری به ‌عنوان اتاق ارائه یا یک منطقه جلسه در سطح شرکت استفاده نمود.

پس منظور از انعطاف پذیری هنگام طراحی فضا به چه معناست؟ با توجه به اینکه محل کار و نیازهای شرکت پویا بوده و می‌تواند روز به روز تغییر کند یک سیاست محکم باید پیاده شود. اگر اتاق شما برای استفاده کارمندان از فضا نیاز به بازسازی و یک کارِ زمان ‌بر در سیستم کنفرانس دارد، باید فضای قبلی را فراموش کرده و راه حل‌های نوینی ارائه دهید.

شما برای ادغام انعطاف پذیری در فضای سالن کنفرانس خود، می‌توانید:

– از تنظیماتی استفاده کنید که یا از فناوری بی سیم استفاده می‌کنند یا می‌توانند روی دیوارها و سقف‌ها نصب شوند و در عین حال فضای قابل استفاده را پوشانده باشند.

– دوربین‌ها باید زاویه باز داشته باشند یا حتی بهتر، به‌طور خودکار میدان دید را طوری تنظیم کنند که همه شرکت‌کنندگان یک جلسه را در بر گیرند.

– اتاق کنفرانس باید به گونه ای باشد که از تمامی مزایای ویدئو کنفرانس استفاده کنید.

• مرحله دوم – از اکوسیستم های صوتی کامل استفاده کنید

همه ما مشاهده کرده‌ایم که کنفرانس ویدیویی، چگونه به ارتباطات تجاری این امکان را داد که سریع تر و کارآمدتر کار کنند و به جز آن ویژگی‌هایی را در برداشت که پیش از این، هیچ‌کس به ذهنش نیز خطور نمی‌کرد. با این حال، در عمل، بسیاری از شرکت‌‌ها عکسِ این موضوع را تجربه می‌کنند؛ کارگران سریع ‌تر خسته می‌شوند و اذعان می‌دارند که با کار خود پیوند خوبی برقرار نکرده اند.

یکی از محرک‌های اصلی این امر، طبق مقاله فراست و سالیوان، «صدای بی‌عیب برای همکاری مؤثر در دنیای هیبریدی – 4 راه برای تحقق آن»، راه‌حل‌های صوتی با عملکرد ضعیف هستند. تعداد زیادی از شرکت‌ها، با نیاز غیرمنتظره و ناگهانی به محیط‌های کاری دورافتاده و هیبریدی، مجبور شدند از سیستم‌های صوتی موقتی استفاده کنند تا به سرعت مشکلات را برطرف کرده و یا به اصطلاح، کشتی را در دریاهای طوفانی شناور نگه دارند.

اما بسیار بدیهی است که این سیستم‌ها نمی‌توانند مناسب محل کار باشند. اختلالات صوتی مداوم ناشی از دستگاه‌های بی کیفیت باعث از دست دادن حجم زیادی از بهره‌وری و ناامیدی کارگران شده است. در مقابل، مدرن کردن تجهیزات صوتی اتاق کنفرانس شما به معنای استفاده از اکوسیستم‌های صوتی طراحی شده برای محیط‌های کاری انعطاف پذیر است.

اکوسیستم‌های صوتی، از سخت‌افزار و نرم‌افزار در یک پکیج استفاده نموده و انعطاف ‌پذیری، مقیاس‌ پذیری و سفارشی‌ سازی را برای شرکت شما ارائه می‌دهند. این سخت ‌افزار از اِندپوینت‌های صوتی شبکه‌ای، بلندگوها و میکروفون‌های اختصاصی تشکیل شده است و تمامی آن‌ها با هم کار می‌کنند تا محدوده پوششی را فراهم کنند که می‌توان با افزودن سخت‌افزار جدید یا از طریق تنظیمات نرم‌افزار ارائه‌ شده، آن را سفارشی نمود. علاوه بر این، میکروفون‌های داخلی این دستگاه‌ها، کیفیت صدا را تا حد چشمگیری بهبود می‌بخشند.

• مرحله سوم – سرمایه گذاری در ابزارهای مناسب برای شغل شما

همکاری تنها به دیدن سایر شرکت‌کنندگان ختم نمی‌شود، بلکه باید بتوانید به راحتی با آن‌ها هماهنگ شوید. برای دست یافتن به بهترین نتایج در سالن کنفرانس، می‌توان از ابزارهای همکاری آنالوگ که از تکنولوژی های سطح بالا بهره گرفته اند، برای ایجاد یک فرآیند ارتباطی یکپارچه استفاده نمود.

ابزارهای افزودنی کنفرانس ویدیویی که می توانند برای تیم شما مفید باشد عبارتند از:

• وایت بردهای دیجیتال
• دوربین کنفرانسی
• تجهیزات صوتی سالن کنفرانس
• میکروفون کنفرانس

هر یک از این موارد به شما اجازه می‌دهند اطلاعات را با گروه گسترده ای به اشتراک گذاشته و به طور همزمان برای افراد این امکان را ارائه دهید تا در یک فرآیند خلاقانه سهیم باشند. این نوع ابزارهای دیجیتال تخصصی برای بخش‌های ابتکاری که استوری‌بردها، اسکریپت‌ها و دارایی‌های بصری را توسعه می‌دهند، عالی هستند.

با این حال، تیم‌های خلاق تنها کسانی نیستند که می‌توانند از راه‌اندازی سیستم صوتی سالن کنفرانس شما بهره ببرند. افزونه‌‌های سخت ‌افزاری و نرم ‌افزاری نیز می‌توانند تقریباً به هر بخش که نیاز به همکاری در زمینه تصاویر، نمودارها و اطلاعات برای گزارش‌ها و ارائه‌ها دارد کمک کنند. رمز تضمین ماندگاری فناوری کنفرانس در آینده با این مسئله شروع و به پایان می رسد که: هر فردی که از این ابزارها استفاده می‌کند به راحتی در حیطه کاری خود موفق خواهد شد.

در نهایت باید همیشه هدف نهایی مدرن کردن تکنولوژی کنفرانس را در نظر داشته باشید: شما باید با آپدیت کردن این سیستم ها، ارزش کاری خود را ارتقا دهید. با پیروی از این قوانین، می‌توانید از همه چیزهایی که کنفرانس ویدیویی ارائه می‌کند، بهره کامل ببرید، سلامت کارکنان شما با سیستم‌هایی که با آن‌ها کار می‌کنند نجات می‌یابد، و بهتر از همه، سرمایه‌گذاری در تجهیزات و سیستم‌های مناسب به این معنی است که می‌توانید سال‌های زیادی را بدون دغدغه و نگرانی سپری کنید.

استفاده از ویدئو وال در اتاق کنفرانس

استفاده از ویدئو وال (Video Wall) در اتاق کنفرانس یک ایده عالی است که می‌تواند تجربه کنفرانس‌ها و جلسات مهم را بهبود ببخشد. در ادامه توضیحاتی در مورد استفاده از ویدئو وال در اتاق کنفرانس را ارائه داده‌ام:

نمایش تصاویر و ویدئوها: با استفاده از ویدئو وال، می‌توانید تصاویر، نمودارها، مستندات ارائه و ویدئوها را بر روی صفحه نمایش بزرگ نمایش دهید. این موضوع به کاربران امکان می‌دهد تا محتواهای مهم را به صورت بزرگ‌تر و با کیفیت بالا ببینند.

کنترل تصاویر و محتوا: از طریق یک سیستم کنترل، می‌توانید تصاویر و محتواها را به آسانی تغییر دهید و به ترتیب نمایش دهید. این امکان به کاربران اجازه می‌دهد تا به سرعت از یک موضوع به موضوع دیگر منتقل شوند.

نمایش ویدئو کنفرانس: با استفاده از ویدئو وال، می‌توانید ویدئو کنفرانس‌ها را با کیفیت بالا و بزرگترین ممکن بر روی صفحه نمایش نمایش دهید. این امکان به کاربران اجازه می‌دهد تا اعضای مختلف کنفرانس را با وضوح ببینند.

نمایش داده‌ها و نمودارها: ویدئو وال می‌تواند به شما کمک کند تا داده‌ها، نمودارها و اطلاعات مهم را به نمایش بگذارید. این به تصمیم‌گیری و بحث‌ها در جلسات کمک می‌کند.

استفاده از ویدئو وال در اتاق کنفرانس می‌تواند به ارتقاء تجربه کنفرانس‌ها، جلسات تصمیم‌گیری و جلسات آموزشی کمک کند. این تکنولوژی می‌تواند موجب افزایش تعامل و درک بهتر محتوا شود و کاربران را بهبود ببخشد.

راهنمای راه اندازی اتاق کنفرانس در سال 2023

چرا ارائه یک اتاق کنفرانس با کیفیت مهم است؟

چه کسی جلسات در محل کار را دوست دارد؟ مطمئنا می‌دانید که جلسات سرگرم کننده نیستند، اما مهم هستند! وقتی یک جلسه را برنامه ریزی می‌کنید، به جزئیات فکر می‌کنید. محتوا، دستور کار، شرکت کنندگان و نتایج مورد نظر، همه و همه باید در نظر گرفته شوند. اما آیا به چیدمان اتاق کنفرانس خود فکر کرده‌اید؟ فضایی که به خوبی طراحی شده باشد می‌تواند کارآمد و لذت بخش باشد. اما فضاهای که طراحی مناسبی ندارند، جلسه ای را ایجاد می‌کند که شرکت کنندگان مدام به فکر ترک کردن آن باشند.

اما چه چیزی را باید در نظر بگیرید که یک فضای عالی ایجاد کنید؟ نحوه چیدمان صندلی‌ها چگونه خواهد بود؟ آیا فناوری شما با طراحی یک اتاق خوب کار می‌کند؟

همه این سوالات با توجه به استراتژی‌های راه اندازی اتاق کنفرانس بسیار مهم هستند، زیرا چیدمان می‌تواند باعث موفقیت یا شکست جلسه شود. شما باید اطمینان داشته باشید که شرکت کننده‌ها می‌تواند سخنران و سایر شرکت کنندگان را ببیند و صحبت‌های آن‌ها را بشنوند.

متداول ترین سبک های راه اندازی اتاق کنفرانس

سبک تابلو

این سبک چیدمان بسته به اندازه اتاق برای حداکثر 30 نفر (یا بیشتر) ایده آل است.

U  شکل

این نوع طراحی برای ارائه‌ها، نمایش‌ها و کنفرانس‌های ویدئویی که تمرکز در یک انتهای اتاق است، مناسب می‌باشد.

 

کلاس درس

در این نوع طراحی، کلیه شرکت کنندگان رو یه یک طرف می‌نشینند. بنابراین ایده راه‌اندازی اتاق کنفرانس برای سخنرانی‌ها یا ارائه‌ها عالی است.

Hollow Square

این چیدمان انتخاب خوبی برای جلسات گروهی است. در این طراحی، مدیر جلسه می‌تولند در مرکز فضا بنشیند و جلسه را مدیریت کند.

ضیافت

صندلی‌ها به سبک ضیافت برای مواردی که شامل وعده‌های غذایی هستند و یا بحث‌های گروهی کوچک حداکثر 8 یا 10 نفر را شامل می‌شود ، ایده آل است.

 

سالن اجتماعات

این چیدمان که به عنوان «سبک تئاتر» نیز شناخته می‌شود، شبیه به یک کلاس است، اما اغلب گروه‌های بزرگ‌تر را هدف قرار می‌دهد. این طراحی کمک می‌کند تا افراد هر چه بیشتری در یک فضا قرار گیرند.

 

نحوه انتخاب بهترین شیوه برای راه اندازی اتاق کنفرانس ایده آل

در نظر گرفتن اندازه و ابعاد جلسه بسیار مهم است. طراحی اتاق کنفرانس باید به گونه‌ای باشد که شرکت کنندگان احساس شلوغی نکنند و برای شنیده شدن سخنانشان مجبور به فریاد زدن نباشند. در اینجا چند نکته قابل توجه وجود دارد:

• تعداد شرکت کننده در جلسات

چیدمان‌های خاص اتاق کنفرانس، برای گروه‌هایی با اندازه‌های مختلف مناسب‌تر است. به عنوان مثال، سبک کلاس و سالن برای گروه‌های بزرگتر بهینه است، در حالی که اتاق هیئت مدیره و مربع‌های توخالی برای 20-30 نفر مناسب است.

• ضرورت تعامل گروهی در جلسات

چیدمان‌های خاص مثل طراحی U شکل یا سبک سالن، برای تعامل گروهی به خوبی کار نمی‌کنند. نشستن به سبک ضیافت برای بحث‌های گروهی ایده آل است، به خصوص اگر شرکت کنندگان نیاز به جابجایی بین میزها داشته باشند.

• آیا سخنران وجود خواهد داشت؟

اگر قرار است فردی یا گروهی از افراد کارگاه، بحث یا ارائه شما را هدایت کنند، مهم است در نظر بگیرید که این شخص در کجا قرار خواهد گرفت. شما باید اطمینان حاصل کنید که همه شرکت کنندگان می‌توانند ارائه آن‌ها را ببینند و بشنوند.

• آیا جلسه به ویدئو وال LED یا قابلیت‌های ویدئو کنفرانس نیاز دارد؟

اگر چنین است،چیدمان اتاق به شکل U یا سبک کلاس درس را در نظر بگیرید که همه را قادر می‌سازد به راحتی محتویات مورد نظر را ببینند و بشنوند.

• آیا به منبع تغذیه نیاز دارید؟

در صورت نیاز به منبع تغدیه، باید طراحی اتاق کنفرانس را به گونه‌ای انجام دهید که پریزها به راحتی در دسترس باشند. چگونه تجهیزات کنفرانس می‌تواند برسبک چیدمان اتاق کنفرانس شما تأثیر بگذارد در بسیاری از جلسات، تجهیزات اتاق کنفرانس برای موفقیت و بهره‌وری ضروری است. اما آیا به این فکر کرده‌اید که چگونه این موارد بر تنظیم و چیدمان اتاق شما تأثیر می‌گذارد؟ برای به حداکثر رساندن پتانسیل هر جلسه، اتاق شما باید با نیازهای شرکت کنندگان شخصی سازی شود. اگر جلسه شما به تجهیزات سمعی و بصری مانند ویدئو کنفرانس و تخته‌های سفید تعاملی نیاز دارد، مهم است که از طراحی کلاس درس یا U شکل استفاده کنید تا همه بتوانند به راحتی ببینند و بشنوند. ویدئو وال ابزاری پویا برای برگزاری جلسات مجازی و به اشتراک گذاری مطالبی مانند وبینارها، اطلاعیه‌ها و ویدئوها است. اگر ویدئو وال ال ای دی شما اطلاعاتی را نشان می‌دهد که شرکت‌کنندگان نیازی به ارجاع آن در طول جلسه ندارند، انعطاف‌پذیری بیشتری با راه‌اندازی اتاق کنفرانس خود دارید. روند طراحی اتاق کنفرانس در حالی که راه اندازی اتاق کنفرانس نقش مهمی در تعامل و بهره وری ایفا می‌کند، طراحی آن نیز به همان اندازه تاثیرگذار است. همه چیز از نوع فناوری که در یک فضا ادغام می‌شود تا رنگ روی دیوارهای آن با هم کار می‌کنند تا در کیفیت جلسه تفاوت ایجاد کنند. علاوه بر این، نظرسنجی اخیر انجام شده توسط هاروارد بیزینس ریویو نشان داد که 71 درصد از مدیران ارشد مصاحبه شده احساس می‌کنند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد هستند. این موضوع نشان دهنده پتانسل‌های موجود برای بهبود فضای جلسات را نشان می‌دهد و بهترین نقطه برای شروع این بهینه سازی‌ها می‌تواند طراحی اتاق جلسات باشد.

7 روند طراحی اتاق کنفرانس برای سال 2023

جلسات بخش های اجتناب ناپذیر روز برای کارمندان در سراسر جهان هستند. بنابراین اگر ایده اضافه کردن یک جلسه دیگر به هفته کاری پرمشغله‌تان، باعث تکاپوی بیشتری در شما می‌شود، قطعا تنها نیستید.

هاروارد بیزینس ریویو، اخیراً ۱۸۲ مدیر ارشد در صنایع مختلف را مورد بررسی قرار داد و متوجه شده است که:

• 71 درصد افراد اذعان داشته‌اند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد هستند.
• 62 درصد اذعان داشته‌اند که جلسات خشک و خالی، باعث فاصله گرفتن افراد تیم از یکدیگر می‌شوند.

موضوع مهمی که وجود دارد این است که جلسات نیاز به بهبود دارد. طراحی اتاق کنفرانس و فناوری، یکی از اولین مکان‌هایی است که در این راستا باید انجام شود.

در ادامه 7 روند طراحی اتاق کنفرانس برای سال 2023 آورده شده است که می تواند به شما کمک کند تا کارمندان را بهتر درگیر کنید و در نتیجه بتوانید از هر دقیقه‌ای که در یک جلسه صرف می‌کنید بیشترین بهره را ببرید.

قابلیت‌های طراحی واقعیت مجازی (VR)

DGI اکنون یک ابزار پیکربندی اتاق ارائه می‌دهد تا کاربران بتوانند قبل از خرید، ببینند که یک فضا چگونه به نظر می‌رسد و کیفیت صدا به چه صورت است. این امکان تجربه طراحی عملی را فراهم می‌کند و به کاربران این امکان را می‌دهد محصول نهایی را ببینند و درک کند.

فضاهای جلسه انعطاف پذیر

یک اتاق کنفرانس بزرگ برای جلسات با مشتریان عالی است. با این حال، این اتاق‌ها برای جلسات طوفان فکری سریع یا بحث‌های یک به یک ایده آل نیستند.با وجود اینکه کمبود اتاق کنفرانس یک مشکل بزرگ برای بسیاری از مشاغل در حال رشد است، اما همچنان سالن جلسات بزرگ، برای مقاصد  و جلسات کوچک رزرو می‌شوند که اتلاف منابع است. برای حل این معضل، بسیاری از کسب و کارها طراحی اتاق کنفرانس انعطاف پذیر و قابل تنظیم را انتخاب می‌کنند. اما نگران نباشید نیازی به خراب کردن دیوار یا نصب تیرهای جدید نیست. این انعطاف‌پذیری، با جداکننده‌ها(پارتیشن‌ها) قابل اجرا هستند، بنابراین می‌توانید یک اتاق کنفرانس بزرگ را به دو محیط کوچکتر برای جلسه تقسیم کنید یا چندین فضا را با هم ادغام کنید تا یک گروه بزرگ را در خود جای دهید.

حتماً طراحی خود را استراتژیک کنید

جداکننده‌های دیوار راه‌حلی سریع و آسان برای گسترش فضا هستند، اما باید در نظر داشته باشید که چگونه آکوستیک، چیدمان صندلی و مبلمان در چیدمان شما نقش دارند. اگر بیشتر در مورد چیدمان فکر کنید، میز و صندلی‌های مختلفی وجود دارد که می‌توان آن‌ها را بررسی کنید. شاید سبک U شکل ارائه را برای یک بلندگو آسان‌تر کند یا شاید اگر از چیدمان به سبک کلاس درس برای میز و صندلی خود استفاده کنید، اتاق شما برای افراد بیشتری مناسب باشد. به هر حال حالت‌های مختلفی برای چیدمان مبلمان وجود دارد. نکته مهم این است که مطمئن باشید شرکت کنندگان در جلسه راحت خواهند بود. این موضوع با محقق ساختن فضای آرنج وسیع، توانایی دیدن و شنیدن واضح و فضای کافی برای راه رفتن در صورت نیاز، ممکن خواهد شد.

آینده Zoom Roomها

قابلیت‌های Zoom Room دائما در حال بروز رسانی و تکامل هستند. پیشرفت‌های اخیر شامل شمارش شرکت‌کنندگان در اتاق و پیام‌های چت است که شرکت‌کنندگان می‌توانند از طریق نمایشگر اتاق و کنترل‌کننده اتاق مشاهده کنند. از دیگر ویژگی‌های جدید می‌توان به امکان شروع یا پایان خودکار جلسات بر اساس زمان برنامه ریزی شده و امکان برقراری تماس‌های خروجی SIP/H.323 بدون مجوز اضافی، اشاره کرد. کاربران Zoom Rooms و Google Meet اکنون می‌توانند بدون نیاز به تجهیزات اضافی و یا اکانت اشتراک ماهانه یا سالانه، به جلسات یکدیگر بپیوندند. آکوستیک Crystal Clear آکوستیک وحشتناک می تواند هر اتاقی را خراب کند، مهم نیست که مبلمان چقدر راحت باشد یا هنر دیوار چقدر چشمگیر باشد. مخصوصاً برای طراحی اتاق کنفرانس، مدیریت صحیح صدا می‌تواند باعث موفقیت جلسات شما شود. اگر اتاق کنفرانس یا فضای جلسه شما برای مکالمات خصوصی در نظر گرفته شده است، تکنیک‌های جذب صدا وجود دارد. بسیاری از مردم نگران نصب پانل‌های صدای زشتی هستند که با دکوراسیون آن‌ها در تضاد است، اما پانل‌های هنری آکوستیک را می‌توان با تصاویر، رنگ‌ها و طرح‌های دیگر سفارشی کرد تا اتاق شما منحصر به فرد باشد.

اتاق‌های کنفرانس شخصی

بسیاری از سالن‌های راه‌اندازی شده مانند اتاق‌های بازجویی هستند. دیوارهای سفید خالی با نور خشن، خوشایند یا جالب نیستند، بنابراین جلب تمرکز و خلاقیت همه در این نوع محیط فوق‌العاده دشوار است.اضافه کردن جزئیات کوچک به طراحی اتاق کنفرانس شما می‌تواند تفاوت بزرگی در بهره وری یک جلسه ایجاد کند. اضافه کردن یک دیوار رنگارنگ، تابلوهای سفارشی و اتاق جلسه شما می‌تواند از یک اتاق کسل کننده چهاردیواری به مرکز خلاقیت الهام بخش تبدیل شود. از دیدگاه کارمندان و مشتریان خود بنگرید. آیا آن‌ها برای گذراندن یک ساعت در داخل چهار دیوار سفید بدون پنجره و نورهای یکنواخت هیجان زده خواهند شد؟ با کمی خلاقیت‌، می‌توانید میزان بازدهی حاضران در جلسه را با ایجاد حس شادابی در آن‌ها‌‌، افزایش دهید. در عین حال، در اعمال تغییرات در طراحی اتاق کنفرانس زیاده‌روی نکنید! افراط در این کار می‌تواند منجر به پرت شدن حواس کارمندان شود.

فضاهای ملاقات سبز

همه چیز از نوع نوری که استفاده می‌کنید تا نحوه اجرای جلسات شما باید تفاوت ایجاد کند. برخی از اقداماتی که می‌توانید برای دوستدار محیط زیست اتاق کنفرانس خود انجام دهید عبارتند از:

• استفاده از روشنایی LED
• برگزاری جلسات بدون استفاده از کاغذ
• آوردن سطل‌های بازیافت
• نصب ایستگاه‌های پر کردن آب برای رفع نیاز به بطری آب

 

راه اندازی و چیدمان اتاق کنفرانس

راه اندازی مناسب اتاق کنفرانس می‌تواند تفاوت را ایجاد کند. شما می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که شرکت کنندگان می‌توانند یکدیگر را ببینند و بشنوند. در اینجا چند نکته مهم وجود دارد که باید مورد توجه قرار گیرد:

• تعداد شرکت کنندگان
• تعامل گروهی
• حضور یک مجری
• قابلیت‌های ویدئو وال یا ویدئو کنفرانس LED
• منابع تغذیه

به عنوان مثال، اگر جلسه شما به یک کنفرانس ویدیویی و تخته‌های سفید تعاملی نیاز دارد، یک کلاس درس با راه‌اندازی U شکل را در نظر بگیرید. علاوه بر این، چیدمان‌های خاص اتاق کنفرانس برای گروه‌های با اندازه‌های مختلف مناسب‌تر است. سبک‌های کلاس و سالن برای گروه‌های بزرگ‌تر ایده‌آل هستند، در حالی که اتاق هیئت مدیره و مربع، برای 20 تا 30 نفر مناسب هستند.

محل قرار دادن اتاق های کنفرانس در اطراف دفتر

موقعیت یک اتاق کنفرانس در داخل ساختمان به همان اندازه مهم است که راه اندازی آن. هنگام تصمیم گیری در مورد مکان‌های مختلف جلسات در پلان طبقه اداری، مهم است که در نظر بگیرید که هر کدام برای چه چیزی استفاده می شود. اگر اتاقی برای تماس تلفنی با مشتریان در نظر گرفته شده است، قرار دادن آن در یک محیطی خصوصی‌تر، حواس پرتی کمتر ایجاد می‌کند. نور طبیعی تمرکز و بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بنابراین اتاق‌هایی که برای میزبانی جلسات ارائه یا جلسات همکاری در نظر گرفته شده‌اند، برای مناطقی با پنجره‌های رو به بیرون مناسب‌تر هستند. این‌ها تنها ملاحظاتی نیستند که باید در برنامه ریزی شما نقش داشته باشند. موارد دیگری که باید در مورد آن‌ها فکر کنید عبارتند از:

 شکل اتاق

دیوارهای منحنی چالش‌های بیشتری را برای نصب نمایشگرها ایجاد می‌کنند، بنابراین بهتر است به جای آن فضاهایی را انتخاب کنید که دیوارهای صاف دارند.

 مصالح ساختمانی

برای شرکت کنندگان در جلسه بسیار مهم است که بتوانند به وضوح صدای یکدیگر را بشنوند.بنابراین نوع مواد استفاده شده برای ایجاد یک فضا، بر کیفیت آکوستیک آن تأثیر می گذارد.

  دسترسی

اطمینان از اینکه اتاق جلسه شما به گونه ای تنظیم شده است که نیازهای همه شرکت کنندگان را برآورده کند ضروری است.

 

یک نکته آخر

یک فاکتور نهایی وجود دارد که باید در هنگام طراحی اتاق کنفرانس در نظر گرفته شود، و این نکته است که خیلی به آن فکر می‌کنیم: مبلمان. داشتن صندلی‌های ارگونومیک، میزهای بادوام که برای طولانی مدت مورد استفاده باشند، و صندلی‌های نشیمن یا کاناپه‌ها می توانند در صورت لزوم به براورده کردن هرچه بیشتر نیاز شرکت کنندگان در جلسه کمک کنند. به هر حال، مشتریان و کارکنان منابع انسانی احتمالا بیشتر وقت خود را در این اتاق‌ها می‌گذرانند و تصویر دفتر و اتاق‌های کنفرانس شما می‌تواند به عنوان بازتابی از شرکت تان باشد و خواهد بود. فضای جلسات مشترک هر دفتر کاری باید به گونه ای ساخته شود که کاربردی، راحت و مهمتر از همه، هدفمند باشد. چه در حال برقراری تماس‌های مهم با مشتری باشید یا میزبان یک جلسه هیئت مدیره، فضاهای اختصاصی که مطابق نیازهای شما طراحی شده اند می‌توانند در نتیجه جلسه تفاوت ایجاد کنند. وقتی طراحی اتاق کنفرانس به درستی انجام شود، شما و تیمتان را قادر می‌سازد تا سازنده‌تر و خلاق‌تر باشید. به حدی که کارمندان حس می‌کنند می‌توانند بیشترین فعالیت های موثر خود را در اتاق کنفرانس داشته باشند.