فهرست مطلب
از آنجایی که همه‌گیری ویروس کرونا در حال کاهش است و تعداد کارمندانی که به دفاتر می‌آیند در حال افزایش است، تقاضای بسیار بیشتری برای تجهیز اتاق‌های جلسه وجود دارد و با توسعه فضای کار هیبریدی، اغلب کارمندان برای همکاری موثرتر ترجیح می‌دهند با حضور در سالن جلسات شرکت، به جای برقراری ارتباط توسط نرم افزارهایی همچون زوم، کارهای خود را پیش ببرند. اتاق‌ها و سالن‌های جلسات که در اغلب اوقات در زمان همه‌گیری ویروس کرونا خالی بود، اکنون با در نظر گرفتن مزایای استفاده از اتاق جلسه، متقاضیان زیادی دارند و تبدیل به یکی از شلوغ‌ترین محل‌ها در محیط کار شده‌اند. در ادامه چند ایده برای مدیریت اتاق جلسه را آورده‌ایم که برای بهبود جلسات، می‌توان از آن‌ها استفاده کنید.
اما قبل از اینکه به این موضوع بپردازیم، شایان ذکر است که دو هدف اصلی برای بهبود فرآیندهای مدیریت اتاق جلسه شما، افزایش استفاده و بهبود تجربه کارمندان در محل کار است. همه ما خاطرات بدی از دور زدن در دفتر داریم که سعی کنیم فضای جلسه یا هر فضایی را پیدا کنیم که بتوانیم تماس زوم خود را برقرار کنیم. این کار یکی از استرس زاترین تجربیات در محل کار است.
در ادامه خلاصه‌ای از 20 ایده برای بهبود و مدیریت اتاق‌های جلسه آورده شده است:
21 ایده برای بهبود و مدیریت اتاق جلسه
- تا جایی که می توانید محیط‌های بیشتری برای برقراری ارتباط تهیه کنید.
- صندلی‌های نیمه خصوصی بیشتری در دفتر خود ارائه دهید.
- یک خط مشی استفاده منصفانه برای محیط‌های تعبیه شده برای برقراری ارتباط داشته باشید.
- برای اتاق‌های جلسه خود هدفی ایجاد کنید.
- فضاهای ملاقات خود را برای کارهای ترکیبی آماده کنید.
- اتاق‌های جلسه خود را به درستی طبقه بندی کنید.
- اتاق‌های جلسه خود را به طور مداوم نام گذاری کنید.
- نمایشگرهای اتاق‌جلسه را نصب کنید.
- اتاق‌های جلسه خود را به وضوح برچسب بزنید.
- بازبینی و بهبود نور اتاق.
- فضاهای جلسه خود را عایق صدا کنید.
- شرکت کنندگان را ملزم به اعلام حضور کنید.
- یک خط مشی رزرو سخت (تر) را ادغام کنید.
- کارمندان را در مورد بهترین شیوه‌ها و آداب اتاق‌کنفرانس آموزش دهید.
- گزینه های راهیابی برای دفاتر بزرگ را در نظر بگیرید.
- اشتراک‌گذاری صفحه نمایش در تلویزیون را با دانگل‌ها یا سایر تجهیزات موجود، آسان‌تر کنید.
- تابلوهای دیجیتال اتاق‌جلسه را معرفی کنید.
- یک برنامه رزرو با کاربری آسان ارائه دهید.
- گزینه‌های رزرو بیشتری ارائه دهید.
- از یک نرم افزار مدیریت اتاق‌جلسات متمرکز استفاده کنید.
- داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید و محل کار خود را بهبود بخشید.
تا جایی که می توانید محیط‌های بیشتری برای برقراری ارتباط تهیه کنید
اول از همه، باید گفت که جهان واقعا تغییر کرده است. بعید است که به زودی همه افراد را در 100٪ مواقع در دفتر ببینیم. کار هیبریدی به معنای داشتن تماس‌های آنلاین بسیار بیشتر، با وجود حضور در دفتر کار است. چیزی که مسلم است شما نمی‌خواهید در موقعیتی قرار بگیرید که افراد اتاق‌های کنفرانس را صرفا برای برگزاری یک تماس زوم رزرو کنند. این کار یک اشتباه محض خواهد بود. بهترین راه حل این است که تعداد زیادی محیط ارتباطی ارائه دهید که در آن کارمندان بتوانند با یک تماس سریع ارتباطات آنلاین خود را برقرار کنند.
در دفتر خود صندلی‌های نیمه خصوصی بیشتری ارائه دهید
یک جایگزین عالی برای محیط‌های ارتباطی کاملاً بسته و عایق صدا، می‌تواند فضاهای نشیمن نیمه خصوصی باشد. بیشتر اوقات، مردم برای جلسات روزانه خود به حریم خصوصی کامل نیاز ندارند. فقط فضایی که در آن حریم خصوصی کافی برای صحبت آزادانه داشته باشند به اندازه کافی خوب است. یک گزینه عالی این است که این محیط‌ها را در اطراف فضای دفاتر خود پخش کنید. این موارد می‌توانند رنگ و روی دفتر شما را بسیار شاداب‌تر کنند.
یک سیاست استفاده منصفانه از محیط‌های ارتباطی داشته باشید
محیط‌های ارتباطی مدرن یا فضاهای نیمه خصوصی برای انجام کارهای متمرکز نیز عالی هستند. به منظور جلوگیری از گذراندن ساعت‌های طولانی در یک محیط ارتباطی، باید دستورالعمل‌های روشنی ارائه دهید. یک سیاست بسیار متداول استفاده منصفانه این است که حداکثر زمان استفاده 30 دقیقه تا یک ساعت مجاز است. تجربه ما نشان داده است محیط‌های ارتباطی متعدد، بهبود چشمگیری را در تجربه کاری کارکنان در محل کارشان داشته است. همچنین، هم محیط‌های ارتباطی و هم صندلی‌های نیمه خصوصی، استفاده از اتاق‌های جلسه را برای تماس‌های سریع موقتی کاهش می‌دهد.
برای اتاق‌های جلسه خود هدف ایجاد کنید
تا همین اواخر، ما فضاهای اتاق‌جلسه را بر اساس تعدادی از کارمندان و سایر ملاحظات طراحی، ایجاد می‌کردیم، هدف خاصی وجود نداشت. با این حال، همانطور که به زیرساخت اتاق‌جلسه در یک محل کار هیبریدی نگاه میکنیم، هدف ایجاد طرح‌هایی است که از فعالیت‌های خاص پشتیبانی می‌کند و دارای ظرفیت تعریف شده است. این امر همچنین منجر به افزایش بهره وری می‌شود. همانطور که می‌دانید اتاق‌های جلسه خاص به راحتی مدیریت می‌شوند. اگر دو نفر یک اتاق‌کنفرانس را برای یک جلسه انفرادی رزرو کنند که یک تیم بازاریابی 10 نفره بتواند از آن استفاده کند، اتلاف فضا است. تصور کنید به جای آن، کارمندان هنگام رزرو اتاق‌کنفرانس، از بین گزینه‌های مختلف که به خوبی تعریف شده و هدفمند هستند، انتخاب می‌کند. به احتمال زیاد با این روش گزینه بهینه تری انتخاب خواهد شد. نکته آخر و حائز اهمیت دیگر این است که به جلسات خود اسامی جذاب بدهید تا کارمندان شما احساس مشارکت بیشتری کنند.
فضاهای ملاقات خود را برای کارهای ترکیبی آماده کنید
مهم است که مطمئن شوید که امکانات اتاق‌جلسه به خوبی با هدف آن هماهنگ است. به عنوان مثال، فضاهای جلساتی که برای جلسات هیبریدی هستند باید با سیستم‌های مناسب اتاق‌کنفرانس نصب شده باشند که استفاده از آن‌ها آسان باشد. یکی از گزینه‌های خوب Zoom Rooms است. اما بسیاری از سیستم‌های مقرون به صرفه دیگر نیز وجود دارد.
اتاق‌های جلسه خود را به درستی طبقه بندی کنید
پس از تعیین هدف برای فضاهای جلسه خود و افزودن امکانات مناسب، سازماندهی و طبقه بندی دقیق داده‌ها بسیار مهم است. برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک اتاق جلسه عبارتند از: اهداف، چیدمان، اندازه در متر مربع و همچنین تعداد افراد، داشتن یا نداشتن تلویزیون، داشتن یا نداشتن سیستم تماس کنفرانسی، دسترسی آسان و غیره.
اتاق‌های جلسه خود را به طور مداوم نام ببرید
از آنجایی که افراد پس از یک وقفه بسیار طولانی یا در حال بازگشت به دفتر هستند یا هرگز به آن دفتر نرفته‌اند، ممکن است با نامگذاری بسیار واضح و مداوم اتاق‌ها، تجربه آن‌ها را بهبود ببخشید. یک گزینه خوب این است که نام ساختمان، شماره طبقه و همچنین هدف آن را در نام اتاق رمزگذاری کنید. این امر ناوبری و وضوح آسان تر را تضمین می‌کند. می‌توانید خلاق باشید و نام اتاق جلسات را بر اساس چیزی به یاد ماندنی یا متمایز در مورد هر اتاق (مانند نقاشی که در آن قرار داده‌اید) نامگذاری کنید.
نمایشگرهای اتاق‌جلسه را نصب کنید
بعد از اینکه اهداف را تعیین کردید، نامگذاری را انجام دادید و تمام امکانات موجود در هر اتاق کنفرانس را طبقه بندی کردید، نکته بعدی نصب نمایشگرهای اتاق جلسه با ظاهر عالی است. نمایش برنامه‌های اتاق جلسه مزایای بی پایانی را برای کارمندان فراهم می‌کند. آن‌ها می توانند به راحتی تمام جزئیات اتاق را ببینند، در دسترس بودن اتاق را بررسی کنند، به سرعت رزرو کنند یا رزرو فعلی خود را تمدید کنند. نمایشگرهای اتاق جلسه فرصت‌های بی پایانی را برای دیجیتالی کردن محل کار، بهبود استفاده از اتاق و بهبود تجربه کارمندان ارائه می‌دهند.
اتاق‌های جلسه خود را به وضوح برچسب بزنید
در حالی که نمایشگرهای اتاق جلسه به نمایش برنامه اتاق کمک می‌کند، هیچ چیز بهتر از تابلوهای علامت گذاری شده نیست. چه اعداد باشد و چه نام اتاق، اتاق‌های جلسه با برچسب مشخص و تابلوهای علامت‌گذاری شده، یافتن فضای فیزیکی را برای شرکت‌کنندگان آسان می‌کند، مخصوصاً کسانی که اغلب به دفتر نمی‌آیند.
نور اتاق را مجدداً بررسی کرده و بهبود دهید
نورپردازی خوب و مدبرانه اداری یکی از مهم‌ترین عناصر محیط‌های کاری عالی است. اگرچه این یک موضوع بسیار پیچیده است و متخصصان خوبی وجود دارند که می‌توانند به شما در تنظیم نور مناسب کمک کنند، هنوز هم می‌توانید خودتان آن‌ها را به میزان قابل توجهی بهبود بخشید. یکی از گزینه‌هایی که باید در نظر بگیرید، اضافه کردن چراغ‌های پشتیبانی بیشتر است که برای انواع مختلف کار مناسب هستند. می‌توانید از سیستم نور پردازی هوشمند استفاده کنید تا افراد بتوانند شدت نور را تنظیم کنند. با ارائه گزینه‌های روشنایی بیشتر می‌توانید موارد استفاده مختلف را پشتیبانی کرده و تجربه را برای کارمندان خود بهبود بخشید.
فضاهای جلسه خود را عایق صدا کنید
همانطور که قبلا هم در مورد این موضوع صحبت کردیم، اخیراً روش استفاده از فضاهای ملاقات، بسیار تغییر کرده است. ما شاهد استفاده بیشتر و بیشتر از فضاهای ملاقات برای پادکست ها، وبینارها و یا ضبط ویدیو هستیم. با عایق صوتی مناسب فضاهای جلسه خود، می توانید نتایج و تجربه کلی تیم خود را به میزان قابل توجهی بهبود بخشید. بنابراین، افراد بیشتری را مشتاق خواهید کرد که به دفتر بیایند تا ویدیوی فوق‌العاده مهم را که روی آن کار می‌کنند ضبط کنند. چند گزینه که باید در نظر بگیرید عایق صوتی کف، دیوارها و یا سقف است.
شرکت کنندگان را ملزم به اعلام حضور کنید
نرم افزارهای تجربه محل کار (Workplace experience apps)، مسیر طولانی را طی کرده‌اند. نرم افزار رزرو اتاق، ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند کنترل ورود به اتاق جلسه و لغو خودکار را ارائه می‌دهد. می‌توانید خط مشی تنظیم کنید که اگر کسی بین 5 الی 15 دقیقه به اتاق جلسه ورود نکرد، اتاق به طور خودکار آزاد شود. چنین ویژگی‌هایی می‌توانند به‌طور چشمگیری تعداد «رزرو بیهوده» را کاهش دهند و در نتیجه استفاده واقعی از اتاق جلسه را بهبود بخشند.
یک خط مشی رزرو سخت‌تر وضع کنید
به غیر از بررسی‌های لازم، ممکن است بخواهید سیاست‌ها و دستورالعمل‌های بیشتری را به منظور ساده‌سازی فرآیندهای مدیریت اتاق جلسه وضع کنید. برای مثال، ممکن است موارد زیر را در نظر بگیرید:
- آیا افراد می توانند رزروهای مکرر انجام دهند؟
- آیا اتاق‌کنفرانسی دارید که ممکن است نیاز به تأیید مدیر دفتر داشته باشد؟
- آیا می خواهید از رزروهای پشت سر هم جلوگیری کنید؟
شاید بخواهید سیاست سخت گیرانه تری را در مورد تمیز کردن بگنجانید تا با استفاده از چنین سیاستی اطمینان حاصل کنید که بین رزرو، وقت کافی برای ضدعفونی و تمیز کردن اتاق‌دارید. گزینه‌های بسیار دیگری نیز وجود دارد که سیستم های برنامه ریزی پیشرفته‌تر اتاق کنفرانس به شما امکان می‌دهند آن‌ها را راه اندازی کنید.
کارمندان را در مورد بهترین شیوه‌ها و آداب اتاق کنفرانس آموزش دهید
اگرچه ممکن است کمی بد به نظر برسد، اما کارمندان نقش کلیدی در فرآیند کلی مدیریت اتاق جلسه دارند. ارائه یک برنامه آموزشی با کیفیت که در آن به افراد در مورد نحوه استفاده از اتاق‌ها، می‌تواند تجربه همه را بهبود بخشد. به عنوان مثال، شروع و پایان به موقع نشان‌دهنده احترام به برنامه‌های همه افراد است و تضمین می‌کند که زمان کافی برای پوشش برنامه وجود دارد. بسته نگه داشتن درب نشان دهنده احترام به افرادی است که نزدیک اتاق‌جلسه نشسته اند. به مردم توجه داشته باشید که نباید بدون رزرو قبلی به اتاق جلسات وارد شوند. همیشه فضا را تمیزتر و سازماندهی‌تر از آنچه پیدا کرده‌اید ترک کنید – تخته سفید را تمیز کنید، صندلی‌ها را مرتب کنید و غیره. اطمینان حاصل کنید که کارکنان دستورالعمل‌های شرکت شما را در رابطه با رزرو و استفاده از اتاق‌های کنفرانس درک می‌کنند.
گزینه های راهیابی برای دفاتر بزرگ را در نظر بگیرید
قدم زدن در دفتر و تلاش برای یافتن اتاق جلسه برای شما جالب نیست. این امر استرس‌زا و خسته کننده است، به خصوص زمانی که عجله دارید.
اشتراک‌گذاری صفحه نمایش در تلویزیون را با دانگل‌ها یا سایر تجهیزات موجود، آسان‌تر کنید
بسیاری از ما هنوز روزهای گذشته را به یاد می‌آوریم که اشتراک گذاری صفحه نمایش به دلیل مشکلات اتصال تلویزیون بسیار استرس زا بود. اشتراک‌گذاری صفحه نمایش، همچنان یک کار چالش برانگیز است و اگر گزینه‌های اشتراک‌گذاری کافی را ارائه دهید، می‌توانید تجربه کلی محل کار را برای همه بهبود بخشید. برای مثال می‌توانید Apple Airplay یا Google Chromecast را معرفی کنید. چه اشتراک‌گذاری بی‌سیم صفحه را ارائه دهید یا نه، همیشه خوب است که همه کابل‌های اتصال را در دسترس داشته باشید.
دیجیتال ساینیج را برای اتاق جلسه معرفی کنید
از آنجایی که اکثر اتاق‌های جلسه شما دارای تلویزیون هستند، می‌توانید از آن‌ها برای ارائه نکات مهم به افراد استفاده کنید. فرصت‌های بی پایانی برای استفاده خوب از تلویزیون‌ها با استفاده از سیستم دیجیتال ساینیج اتاق‌جلسه وجود دارد.
یک برنامه رزرو با کاربری آسان ارائه دهید
رزرو اتاق جلسه احتمالاً یکی از مهم‌ترین راه‌ها برای بهبود تجربه محل کار کارمندان و افزایش استفاده از فضاهای جلسه شما، گنجاندن یک برنامه رزرو عالی است. تجربه رزرو، اگر چه ساده به نظر می‌رسد، اما فرآیندی کاملاً پیچیده است. توصیه ما هنگام انتخاب یک برنامه رزرو این است که توجه خود را بر روی آسان بودن رزرو برای افراد متمرکز کنید.
گزینه های رزرو بیشتری ارائه دهید
استفاده از یک برنامه برای رزرو اتاق معمولاً یک تجربه عالی است، با این حال، همه ما دوست نداریم برنامه‌های بیشتری را به تلفن همراهمان اضافه کنیم. هنگام انتخاب یک سیستم رزرو، باید در نظر بگیرید که این سیستم تا چه حد با کل فن آوری شما یکپارچه است. آیا به کارمندان شما اجازه می‌دهد مستقیماً از Microsoft Teams یا Outlook رزرو را انجام دهند؟ Google Workspace یا Chrome چطور؟ هرچه گزینه بیشتری به کارمندان خود بدهید، شانس بیشتری برای دستیابی به پذیرش بالا و رضایت بهتر خواهید داشت.
از یک نرم افزار مدیریت اتاق جلسات متمرکز استفاده کنید
قبلاً در مورد بسیاری از ماژول‌هایی صحبت کرده‌ایم که اغلب با نرم‌افزار مدیریت اتاق‌جلسه متمرکز ارائه می‌شوند. از مدیریت منابع، امکانات رفاهی، نمایشگرها، اعلام حضورها، خط‌مشی‌ها، رزروها و غیره. یک پلتفرم واحد یک تجربه کاربری عالی و ثابت را برای کارمندان شما تضمین می‌کند. جالب‌تر این است که چنین سیستمی داده‌های زیادی را نیز جمع‌آوری می‌کند که می‌توانید از آن‌ها به خوبی استفاده کنید.
داده ها را تجزیه و تحلیل کنید و محل کار خود را بهبود بخشید
سیستم های رزرو اتاق‌کنفرانس داده هایی را جمع آوری می‌کنند که می‌توانید آن‌ها را برای یافتن الگوهای استفاده از فضای جلسات، تجزیه و تحلیل کنید.
- آیا افراد یا تیم های خاصی هستند که اغلب اتاق رزرو می کنند اما حاضر نمی شوند؟
- آیا ساعات خاصی از روز (بعد از ظهر) یا روزهایی از هفته (دوشنبه یا پنج شنبه) وجود دارد که احتمال برگزاری جلسات بدون حضور بیشتر است؟
دسترسی به اطلاعات عملی برای درک الگوهای استفاده از اتاق‌جلسه بسیار ارزشمند است، که می تواند به شما در بهبود فضای خود در طولانی مدت کمک کند و اطمینان حاصل کنید که کارمندان شما می‌توانند بهترین استفاده را از آن ببرند.
