هشت پیشنهاد برای برگزاری یک کنفرانس یا یک جلسه موفق

تفاوت بین جلسه و کنفرانس چیست؟

جلسه و کنفرانس رویدادهای بسیار مشابهی هستند. هر دو، رویدادی هستند که در آن افراد برای بحث در مورد موضوعی خاص با هم ملاقات می‌کنند. هیچ قانون مشخصی در مورد اینکه تفاوت بین جلسه و کنفرانس چیست، وجود ندارد اما تفاوت اصلی بین این دو به طور معمول در تعداد افرادی است که در آن شرکت می‌کنند.

کنفرانس‌ها معمولاً رسمی‌تر هستند در حالی که جلسات می‌توانند غیر رسمی باشند. هنگام برنامه ریزی یک جلسه یا کنفرانس، برای استفاده بهینه از این رویداد، باید آن را در محلی که برای برگزاری چنین رویدادی تجهیز شده، تشکیل بدهید. چرا؟ در ادامه دلایلی برای تفاوت بین تجهیزات مورد نیاز جلسات و کنفرانس‌ها ذکر شده است.

الزامات برگزاری یک جلسه

• اتاق جلسات

چطور یک اتاق جلسه خوب به نظر می‌رسد؟

چه در مورد جلسات در محل کار  و چه به صورت آنلاین، فضای مناسب برای یک نشست باید بازده مناسبی داشته باشد. اتاق‌های جلسات باید به یک میز بزرگ و ترجیحاً بیضی شکل و صندلی‌های راحت مجهز شوند. نور طبیعی و طراحی داخلی باعث افزایش تمرکز شرکت کنندگان می‌شود. اتاق‌های اجتماعات در شرکت‌های امروزی باید کلیه الزامات دنیای دیجیتالی را برآورده سازند. بنابراین، یک تخته وایت برد هوشمند و یک نمایشگر ویدیویی باید علاوه بر کاغذ نوت‌های برچسب دار  و فلیپچرها به طور استاندارد در اتاق کنفرانس موجود باشند. هنگام خرید میکروفن کنفرانس و صفحه نمایش برای برگزاری کنفرانس‌های از  راه دور، مهم است که بتوان از آن‌ها با سیستم های مشترک دیگری استفاده کرد. بعنوان مثال، ابزارهای فناوری آینده با برنامه های  مایکروسافت، سازگار هستند.

• صورت جلسه

کدام نکات را باید به صورت کتبی یادداشت کنید؟

پروتکل‌ها – به اصطلاح صورتجلسه – موضوعی که اکثر مردم به آن علاقه‌ای ندارند. با این وجود، برای اینکه بتوانید تصمیمات گرفته شده در جلسه را بفهمید و مسئولیت‌ها را مستند کنید، به آن‌ها نیاز دارید. اپلیکیشن‌های ثبت صورت جلسه، کار را آسانتر می‌کند و ان را به همه شرکت کنندگان ارسال می‌کنند. بسیار مهم است که صورت جلسات در اسرع وقت پس از جلسه، تدوین و در اختیار همه شرکت کنندگان قرار گیرد زیرا به عنوان یک یادآوری و مبنایی مهم برای آمادگی حضور یافتن در جلسه بعدی به شمار می‌آیند.

موارد زیر باید در صورتجلسه یادداشت شوند:

• نام شرکت کنندگان
• موارد برنامه
• مهمترین نکات مورد بحث
• تصمیماتی که گرفته شده است
• نتیجه کارها و مسئولیت‌ها و همچنین زمانبندی

در صورت لزوم، می‌توانید اسناد مربوطه مانند آمار را هنگام توزیع صورت جلسات به شرکت کنندگان از طریق نامه یا پلتفرم‌های همکاری اضافه کنید.

• فرهنگ جلسه

چرا آئین نامه جلسات بسیار مهم است؟

گوش دادن به یکدیگر، قطع نکردن صحبت همکاران و استفاده نکردن از تلفن هوشمند در حالی که کسی در حال صحبت است، همه این‌ها باید به هر شکلی در فرهنگ ارتباطات جلسه مشهود باشد. متأسفانه، بعضی از افراد، رفتارهای مناسب جلسات را فراموش می‌کنند و با موبایل خود به شدت مشغول می‌شوند، صبحانه خود را می خورند یا با شخصی که در کنار آن‌ها نشسته است، شروع به حرف زدن می‌کنند.

 به منظور جلوگیری از چنین رفتاری، تهیه قوانین روشن جلسه و پیشبرد ارتباطی آن‌ها مفید است. این باعث می‌شود جلسات کارآمد تر شود و شرکت کنندگان دیگر اتاق جلسات را تحریک یا کسل نکنند. در صورت امکان، در هر جلسه باید قوانین به وضوح قابل مشاهده باشند. این موضوع باعث می‌شود که شرکت کنندگان در قوانین و مقررات مربوط به جلسه تأمل کنند و اگر کسی رفتار نادرستی داشت، می‌توان از ریماندر اپتیکال (optical reminder) استفاده کرد تا به سرعت قوانین تنظیم شده برای جلسه را رعایت کند.

• توجه به آماده سازی خوب جلسات

شما می توانید با تنظیم قوانین جلسه، در موفقیت این نشست سهیم شوید. برای یک جلسه پربازده، مهم است که فقط شرکت کنندگان ذیربط را دعوت کنید. شرکت کنندگان اضافی ممکن است باعث عدم تمرکز در بحث شوند. بنابراین باید تعداد شرکت کنندگان را در حد ضروری  نگه دارید. با این حال، استثناء هم در این رابطه وجود دارد و آن اینکه: بعضی اوقات می‌توان به این منظور شخصی را وارد جلسه کرد که به اندازه سایر شرکت کنندگان در آن موضوع عمیقاً درگیر موضوع نیست و می‌‎‌تواند دیدگاه بی طرفانه ای ارائه دهد – به عنوان مثال، یک همکار از یک بخش دیگر.

یکی دیگر از عوامل مهم در برگزاری یک جلسه پر بازده ، آماده سازی اتاق جلسه است. متأسفانه، از اهمیت این مرحله غالباً غفلت می‌شود، به خصوص وقتی که یک روز کاری شلوغ دارید. آماده سازی اتاق جلسه باعث صرفه جویی در زمان جلسه می‌شود و تمرکز شرکت کنندگان را با به حداقل رساندن حواس پرتی افزایش می‌دهد. آیا هنوز صفحه های پوستر از جلسات قبلی به دیوار آویزان شده‌اند؟ یا تخته وایت برد تمیز نشده است؟ آیا نوشیدنی کافی برای همه وجود دارد؟ همچنین ممکن است شما نیاز به پرزنتیشن در لپ تاپ خود داشته باشید تا هنگام ورود شرکت کنندگان در دسترس باشد.

اگر همه چیز در اتاق به خوبی آماده باشد، جلسه می تواند شروع شود!

5 راهکار مهم برای برگزاری جلسات

برای تشکیل یک جلسه، اولین انتخاب شما ممکن است برگزاری آن در محل کارتان باشد. ممکن است فکر کنید که برگزاری یک جلسه در محل کار تان بسیار راحت است. اما تعجب می‌کنید اگر به شما بگوییم که برگزاری جلسه در جایی جدید خارج از محل کارتان چقدر مفید است.

تصور کنید که با برخی از همکاران خود جلسه ای ترتیب می‌دهید. هدف شما این است که یک جهت خلاقانه و جدید برای نزدیک شدن به یک پروژه، و اندیشیدن درباره یک مسیر خلاقانه برای پیشبرد یک پروژه برگزار کنید. این دو هدف تنها در صورتی قابل دستیابی هستند که کل گروه بتواند خلاق باشد.

یک اتاق جلسه متمایز و مجهز می‌تواند الهام بخش ایده پردازی‌های مختلفی باشد به ویژه برگزاری جلسه در محلی منحصر به فرد و هیجان انگیز به شما این امکان را می‌دهد که راه حلی را پیدا کنید که احتمالاً به آن فکر نکرده‌اید.

به عنوا مثال، طیف گسترده‌ای از اتاق‌های جلسه منحصر به فرد در فضاهای باز وجود دارد که شامل تجهیزات مناسبی است و در عین حال هنگام کار می‌توانید منظره‌ای الهام بخش داشته باشید.

بزرگترین تفاوت بین انتخاب اتاق کنفرانس و اتاق جلسه تعداد افراد شرکت کننده است. اگر تعداد زیادی از افراد در جلسه شرکت نمی‌کنند، آیا انتخاب اتاق جلسات خارج از محل کارتان منطقی است؟ اگر قیمت آن، مقرون به صرفه و منصفانه است، این انتخاب کاملا مناسب و هوشمندانه است.

شرکت‌های مختلفی وجود دارند که اتاق‌های جلسات بی نظیری را به شرکت‌های بزرگ و مشاغل کوچک اجاره می‌دهند بنابراین، شما طیف وسیعی از گزینه‌ها را برای انتخاب دارید.

1. به موقع و آماده باشید

در واقع، واضح ترین مسئله این است که اساسی ترین قانون رسیدن به موقع و با ظاهر مناسب در جلسه است که نشاندهنده ادب شماست. همچنین باعث صرفه جویی در وقت با ارزش و افزایش بهره وری در جلسه می شود. اگر همه شرکت کنندگان در یک سطح اطلاعات قرار داشته باشند، دیگر نیازی به ارائه گزارش در ابتدای جلسه در مورد مطالب یا توضیح زمینه برای کسانی که خود را آماده نکرده اند، وجود ندارد. اما بدتر از آن، شرکت کنندگان با آمادگی ضعیف بخاطر اینکه از سایرین خجالت می کشند سؤال نمی کنند و کل جلسه بیهوده برگزار می شود.

2. هدف و ماهیت جلسه را مشخص کنید

هدف جلسه چیست؟ آیا می خواهید اطلاعات مربوط به آخرین حضور شرکت خود را در نمایشگاه تجاری به اشتراک بگذارید؟ آیا این جلسه در مورد حل مشکلات برای فرآیندهای کاری ناکارآمد است؟ یا اینکه بخش شما باید از لحاظ استراتژیک طراحی شود؟ شما باید اهداف و انتظارات خود را در فرم دعوت به جلسه و مجدداً در ابتدای جلسه بیان کنید. جلسه را با توجه به اهداف تعدیل و در پایان به طور خلاصه آن را ارزیابی کنید. آیا تمام اهداف در طول جلسه محقق شده اند؟ اگر اینطور نیست باید این کار را در صورت جلسات ضبط کنید تا کار ناتمام، بخشی از دستور کار جلسه بعدی شود.

3. اهمیت زمان

وقت طلاست! به منظور اطمینان از تلف نشدن زمان در جلسات طولانی غیر ضروری، باید الزامات زمانی به شدت رعایت شود.

 این فقط به مدت زمان جلسه محدود نمی شود. به هر موضوع در دستور کار نیز می توان زمان مشخصی اختصاص داد. به این ترتیب، شما از نظر محتوایی  اجازه نمی دهید که یک بحث پر جنب و جوش موجب از دست رفتن زمان شود. به منظور رعایت محدودیت های زمانی، می توانید برای پایان زمان یک موضوع، یک هشدار زمان تعیین کنید که پایان وقت موضوع جاری و شروع موضوع بعدی را یادآوری کند.

4. حضور داشته باشید – نه فقط فیزیکی!

بعضی اوقات، به خصوص در جلسات طولانی تر دشوار است که توجه خود را به موضوع متمرکز کنید. با این وجود حین جلسات کنفرانس، مکالمات خصوصی را با بغل دستی خود شروع نکنید. این نه تنها غیرعادی است  بلکه عملکرد سایر شرکت کنندگان را مختل می کند و می تواند بر بهره وری کل جلسه تأثیر منفی بگذارد.

5. منصف و صمیمی باقی بمانید

به طور فعال به سایر شرکت کنندگان گوش دهید وکلام آن ها را قطع نکنید. هنگام انتقاد، شما نباید واکنش احساسی نشان دهید، فقط بطور واقعی  استدلال کنید. انتقاد همیشه باید سازنده باشد، هرگز مخرب نباشد. به منظور به حداقل رساندن حواس پرتی و ترویج ارتباط چهره به چهره در اتاق جلسات، استفاده از گوشی هوشمند را ممنوع کنید.

چگونگی برگزاری یک جلسه پر بازده

یک آئین نامه فکری جلسات و یک اتاق جلسات که به خوبی آماده شده است، کنفرانس ها را نه تنها برای همه شرکت کنندگان خوشایند تر، بلکه بسیار کارآمدتر خواهد کرد. در دراز مدت، وجود یک فرهنگ پویا در جلسات به موفقیت شرکت شما کمک می کند. اگر احساس می‌کنید که یک موضوع لزوماً نیاز به یک جلسه کامل ندارد یا اینکه برای رفع یک مشکل، جایی برای بحث در جلسه نیست و همه چیز به سادگی حل می شود، قرار جلسه  را لغو کنید! اگر تردید دارید می‌توانید با یک ایمیل  یا یک پیام معمولی دریابید که برگزاری جلسه ضرورتی ندارد.

جلسات با مونولوگ های بی پایان در مورد چیزها ی بیهوده، عدم وجود دستور جلسه واضح و دیر آمدن‌های همکاران برای بیشتر افراد، همان کار آزار دهنده همیشگی است.  دلیل این امر این است که جلسات اغلب بهینه تهیه نمی‌شوند، یا هدف جلسه به طور واضح از قبل اطلاع رسانی نمی‌شود. اما شاید دلیل اصلی این باشد که تمام طرف‍‌های ذینفع در جلسه حضور ندارند یا بوسیله  ابزارهای گروهی  مانند Skype for Business یا Microsoft Teams با افراد حاضر در جلسه ارتباط ندارند یا تعداد بسیار زیادی از همکاران در این جلسات شرکت می‌کنند که موضوع فعلی اصلاً ربطی به آن‌ها ندارد.

جلسات غیرمولد نه تنها برای همه شرکت کنندگان آزار دهنده است بلکه هزینه‌های زیادی نیز به همراه دارند. براساس یک گزارش، وضعیت جلسات در سال 2019 مورد بررسی قرار گرفته است که هزینه جلسات ضعیف در ایالات متحده 399 میلیارد دلار و در آلمان حدود 74 میلیارد دلار خواهد بود. تقریباً دو سوم (71٪) متخصصان گفتند که به دلیل جلسات غیر ضروری یا لغو شده، هر هفته ساعت های کاری مهمی را از دست می‌دهند.

مطالعات  موسسه ” Time Talent Energy” که توسط مشاوره مدیریت Bain & Company انجام گرفته، نشان می‌دهد که یک جلسه پر بازده با حداکثر 7 شرکت کننده برگزار می‌شود. هر فرد اضافی حاضر 10 درصد فرصت تصمیم گیری را کاهش می‌دهد. محققان این مطالعه به این نتیجه نگران کننده رسیده اند که 40 درصد از کل جلسات ناکارآمد هستند.

با توجه به این اعداد، سوال این است: آیا واقعاً برنامه ریزی و برگزاری یک جلسه خوب کار سختی است؟ جای نگرانی نیست: برنامه ریزی یک جلسه کارآمد، آپولو هوا کردن نیست! چه سازمان دهنده باشید و چه یک شرکت کننده، اگر چند نکته را در نظر بگیرید، جلسات شما در آینده به موفقیت بزرگی دست پیدا خواهد کرد. محیط مناسب کار، مستندات، وجدان و صداقت نکات مورد بحث و همچنین فرهنگ تشکیل جلسات، نقش اساسی در سازماندهی کارآمد جلسات دارد.

انواع مختلف کنفرانس

کنفرانس‌ها می‌‎توانند شامل رویدادهای مختلفی مانند میزگردها، کارگاه‌ها، سخنرانی‌ها و غیره باشند. بسته به هدفی که از برگزاری کنفرانس دارید، ممکن است آشنایی با انواع مختلف کنفرانس برای شما مفید باشد:

• کنفرانس

عمومی‌ترین اصطلاح برای نشان دادن یک جلسه گفتگو – اغلب توسط انجمن‌ها و سازمان‌ها به عنوان جلسات عادی برگزار می‌شود. معمولاً با سنتی ترین نوع ارائه همراه است، یعنی مطرح کردن موضوعاتی که به دنبال آن‌ها سوالاتی مطرح می‌شود.

• سمپوزیوم

امروزه، این جلسه برای بحث در مورد یک موضوع خاص برگزار می‌شود، اما معنای اصلی آن به صورت یک مهمانی به صرف نوشیدنی و سپس گفتگو پس از پایان مهمانی تعریف می‌شود. بنابراین سمپوزیوم کمی غیر رسمی‌تر از کنفرانس است.

• سمینار

اولین معنای این اصطلاح به گروهی از دانشجویان اشاره می‌کند که تحت نظر یک استاد مشغول به تحصیل هستند و هر کدام در حال انجام تحقیقاتی هستند و می‌خواهند نتایج بدست امده را از طریق ارائه گزارش‌ها و بحث و گفتگو رد و بدل کنند. تعریف دوم آن: “بحث درباره موضوعات خاص” به برگزاری “سمینار” به شیوه محاوره‌ای اشاره دارد.

• محاوره

این اصطلاح هم به یک کنفرانس سنتی و هم به یک سمینار محاوره‌ای اشاره دارد. در جلسات محاوره‌ای بیشتر روی جنبه بحث و گفتگو تمرکز دارند.

• کارگاه

این اصطلاح نشان دهنده یک برنامه آموزشی مختصر فشرده برای گروه کوچکی از افراد است که بر تکنیک‌ها و مهارت‌های مربوط به یک زمینه خاص تمرکز می‌کنند. در دانشگاه‌ها نیز اصطلاح کارگاه، جلساتی را توصیف می‌کند که مختص گروه‌های کوچکی از متخصصان است و با هدف هماهنگ کردن فعالیت‌ها یا مباحثی گرد هم می‌آیند.

• میزگرد

گرد بودن میز به وضوح نماد برابری همه شرکت کنندگان است. هر یک از آن‌ها از حق مساوی برخوردار خواهند بود. میزگردها معمولاً دانشگاهیانی را که به عنوان سخنرانان اصلی دعوت می‌شوند گرد هم می‌آورد. با این وجود مذاکره در این نوع جلسات، نقش اصلی را ایفا می‌کند.

انتخاب مکان مناسب برای برگزاری کنفرانس

یک کنفرانس در مقیاسی بزرگتر از یک جلسه خواهد بود و این ممکن است به این معنی باشد که برگزاری آن در محل کار منطقی نیست. ممکن است فضای کافی یا تجهیزات مناسب نداشته باشید. اگر چنین است، باید به دنبال مکان و امکانات مناسب برای برگزاری کنفرانس باشید که به شما کمک می‌کند حداکثر استفاده را از کنفرانس خود ببرید.

با توجه به اینکه جلسه کمتر از کنفرانس، رسمی است، مهم است که کنفرانس رسمی‌تر باشد. این به این دلیل است که یک کنفرانس در مقیاس بزرگتر و از قبل برنامه ریزی شده است تا حداکثر تعداد افراد بتوانند در آن شرکت کنند. دلیل این امر معمولاً این است که یک کنفرانس پیرامون یک موضوع خاص برگزار می‌شود.

تفاوتی ندارد در کنفرانس به چه موضوعی می‌پردازید در هر صورت انتخاب تجهیزات مناسب بسیار مهم است. امکانات و تجهیزات مناسب کنفرانس مانند Wi-Fi و پذیرایی و همچنین پارکینگ در محل به شرکت کنندگان شما امکان می‌دهد از تجربه خود حداکثر استفاده را ببرند و البته شما باید به تجهیزات تخصصی مناسب برای برگزاری کنفرانس تان نیز فکر کنید.

اینها تنها برخی از نکاتی است که برای انتخاب اتاق کنفرانس مناسب باید در نظر بگیرید. شما می‌خواهید بهترین امکانات ممکن را در اتاق کنفرانس خود ارائه دهید. به همین دلیل است که وقتی رویداد خود را سازماندهی می‌کنید، تیم ما با شما همکاری می‌کند تا مطمئن شود که تمام الزامات مورد نیاز جلسه یا کنفرانس شما برآورده شده است.

هشت پیشنهاد برای برگزاری یک کنفرانس

 

1- بهترین برنامه ریز کنفرانس را انتخاب کنید

اگر قصد شرکت در یک نمایشگاه را دارید و کنفرانس آموزشی شما نقش چندان پررنگی را در نمایشگاه بازی نمی‌کند بایستی شخصی را مسئول برگزاری کنفرانس کنید که وظایف زیر را مدیریت کند.
این وظایف شامل انتخاب محتوای مناسب برای کنفرانس ، دعوت از سخنرانان و حفظ مشارکت مخاطبین در حین برگزاری جلسه می‌باشد.

2- با کمیته اجرایی برنامه ریزی نکنید، با آن ها مشورت کنید

مشورت کردن با اعضای برگزارکننده کنفرانس و همچنین با مخاطبینی که در حوزه موضوع کنفرانس ما صاحب نظر هستند می تواند به ما در مسیر برگزاری جلسه کمک کند.
مثلا اگر برای یک کنفرانس برنامه ریزی می‌کنید که مسائل مربوط به فروش را مطرح می سازد، با نمایندگان فروش آن کسب و کار تماس بگیرید و سئوالات استدلالی زیر را مطرح سازید:

3- محل برگزاری صحیح را انتخاب کنید

جلسات کنفرانس مانند سالن نمایشگاه، مثل نمایشنامه هستند، یک حس تئاتری و نمایشی که حضار را از مسیر یکنواخت زندگی روزمره شان دور می‌کند و ایده‌ها و عقایدی نو را به آن‌ها القا می‌کند.
همچنین موارد ریز و جزئی اثری عمیق بر نحوه یادگیری مخاطبین شما دارند مانند دمای سالن ، نورپردازی، حتی ترتیب چیدن صندلی‌ها.
کارن چایکا، یکی از برگزارکنندکان کنفرانس ، محل برگزاری متفاوتی را برای کنفرانس‌های خود در رده‌های ارشد سازمانی انتخاب کرد. او می‌گوید:” ما برای هر رویداد به نوع برندی که می‌خواهیم ایجاد کنیم می‌اندیشیم. اگر بخواهیم چیزی را ایجاد کنیم که انحصاری و ویژه است، آن را در مکانی انحصاری و ویژه عرضه می‌کنیم. این کار بر تصویر و تجربه ای که می‌خواهیم خلق کنیم می‌افزاید.”

4- سخنرانان مناسب را انتخاب کنید یا آموزش دهید

اگر سخنران مشهور و صاحب نامی دارید، می‍‌توانید توقع داشته باشید که جلسه را به خوبی اداره کند. اما اگر مانند بسیاری از مدیران نمایشگاهی باید از سخنرانان غیرحرفه ای در کسب و کار خود استفاده کنید حتماً بایستی که آموزش لازم را به آن‌ها بدهید.
سخنرانان باید به حاضرین آموزش دهند نه این که فقط صحبت کنند. سبک‌های یادگیری متفاوت هستند. برخی از افراد به واسطه مشاهده، اطلاعات را دریافت می‌کنند. برخی از راه شنیدن آن و برخی نیز باید برای جذب اطلاعات به شیوه فیزیکی با اطلاعات تعامل داشته باشند. سخنران خوب برای هر کس چیزی ارائه می‌کند. یعنی مانند معلمان “تخته سیاهی” عمل نمی‌کند.
همچنین از سخنرانان بخواهید تا فعالیتی به وجود آورند که شرکت کنندگان را با اطلاعاتی که یاد می‌گیرند به تعامل وا دارند. بحث‌های موردی، تجارب مشابه برای حل مسئله و همچنین فعالیت‌های گروهی را پیشنهاد کنید.
قبل از جلسه با سخنرانان هماهنگی لازم را به عمل آورید و از آن‌ها بخواهید تا رئوس مطالب خود را پیشاپیش ارائه کنند تا ایجاد تغییرات جزیی میسر شود. مطمئن شوید که روش سخنران با آنچه به شرکت کنندگان وعده داده اید همسو و هماهنگ است.
در پایان ، وقت کافی برای پرسش‌ها در نظر بگیرید. همه از مطرح کردن سئوالات خود در گروه بزرگ احساس راحتی نمی‌کنند پس امکان آن را فراهم کنید تا حاضرین کارت‌های یادداشتی را به جلوی سالن بفرستند یا می توان برای طرح سوالات توسط حاضرین از میکروفون‌های بی‌سیم استفاده کنید.

5- مشارکت کنندگان را آماده سازید

چرا انتظار دارید که مردم ساکت بنشینند و اطلاعات را بدون هیچ نوع آمادگی قبلی دریافت کنند؟ به آن‌ها کمک کنید تا واقعا به حرف‌های سخنران گوش دهند. از سخنرانی خشک بپرهیزید. به مخاطبین کمک کنید تا قبل از شروع کنفرانس درباره عناوین آن فکر کنند. مثلا از حاضرین بخواهید تا در فرم درخواست خود درباره علت حضورشان در کنفرانس مطلبی کوتاه بنویسند. به طور مثال تمایل دارند کدام چالش‌های تخصصی مطرح شوند؟ این امر بدان معناست که شرکت کنندگان قبل از ورود اهداف خود را ارزیابی می‌کنند.
این مطالب را به سخنرانان انتقال دهید تا آمادگی خود را افزایش دهند.

6- شبکه ارتباطی

این ارتباطات می‌تواند شامل دو بخش باشد:

• ارتباط شرکت کنندگان با یکدیگر

• ارتباط دعوت شدگان با محل کنفرانس و امکانات آن

 این ارتباطات به شرکت کنندگان کمک می‌کند تا از وقت خود در کنفرانس بهره بیشتری ببرند برای این کار بسیاری از کنفرانس‌های مهم، فهرست دعوت شدگان را همراه با معرفی کوتاهی از آن‌ها و راه‌های ارتباطی و تماس (شامل تلفن و ایمیل) منتشر می‌کنند. شاید این کار برای کنفرانس‌های بزرگ میسر نباشد اما می‌توان محلی را در وب سایت خود در نظر بگیرید تا شرکت کنندگان بتوانند پیام‌های خود را قبل، در حین و بعد از کنفرانس ارسال کنند. آن‌ها را تشویق نمایید تا جلسات کوتاه خود را در فاصله زمانی بین سخنرانی و زمان پذیرایی ترتیب دهند. مثلا شرکت کننده‌ای که در خصوص صادرات محصولی خاص مشکل دارد می‌تواند مشکل و سوال خود را پست کند و دیگران را دعوت کند تا برای تبادل نظر به وی ملحق شود.
مورد بعدی در مورد دسترسی به امکانات و محل کنفرانس می‌باشد. در بازدید خود قبل از برگزاری کنفرانس موارد زیر را بررسی کنید: آیا سالن کنفرانس به راحتی از طریق سالن‌های نمایشگاه قابل دسترسی است یا دعوت شدگان بایستی وقت خود را برای پیدا کردن تالار همایش صرف کنند؟ آیا نقشه ای وجود دارد و یا سالن ها به درستی در نقشه مشخص شده‌اند؟ آیا مکان‌های مناسبی برای صرف چای ، قهوه و تنقلات وجود دارد و همچنین محل های مناسبی برای نشستن حاضرین ، گذاشتن وسایل شان و گفتگو با یکدیگر تعبیه شده‌است؟ آیا سالن کنفرانس کنترل دمای مستقل دارد؟ نورپردازی سالن چگونه است؟ آیا می‌توانید نور جلوی صحنه را کم کنید اما بقیه سالن تغییر نکند؟ آیا آیینه یا پنجره‌هایی وجود دارند که با سیستم‌های پروژکتور تداخل ایجاد کنند؟ آیا امکان آن وجود دارد که سخنرانان به صورت online و با استفاده از ویدئو کنفرانس مطلبی را ارائه دهند؟ ترتیب چیدن صندلی‌ها به چه نحو است؟ آیا صندلی‌ها راحت هستند؟ آیا ساختمان برگزاری کنفرانس، پشتیبانی صوتی تصویری مورد نیاز شما را ارائه می‌دهد؟ انتظار چه میزان نویز در فضای سالن را دارید؟ دیوارها تا چه حد عایق صوتی هستند و آیا طی برگزاری کنفرانس، رویدادهای دیگری در اتاق‌های مجاور در حال برگزاری هستند؟ آیا موضوعات بحث برانگیز در کسب و کار شما وجود دارد؟ آیا کنفرانس شما به عنوان محلی برای مطرح کردن دیدگاه‌های مخالف تلقی می‌شود؟

7- تشویق مشارکت کنندگان به صراحت بیان

چگونه یک سخنران می‌تواند شرکت کنندگان را وادار کند تا نظر خود را طی جلسات گروهی بیان کنند؟ چگونه گروه‌ها می‌توانند به سرعت به توافق برسند و چگونه سخنران می تواند گروه را هدایت کند تا به جای دریافت اطلاعات از فرایند پژوهش و تفکر استفاده کند؟ “برای این کار روشی وجود دارد که “تسهیل داینامیک” نام دارد و در آن سخنران نقشی بیش از یک آموزش دهنده را ایفا می کند. سخنرانان بایستی به این روش مسلط باشند.

8- از بهترین تجهیزات صوتی و تصویری بویژه سیستم کنفرانس با کیفیت استفاده کنید

تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری مناسب کنفرانس می‌تواند در بهتر برگزار شدن جلسه نقش مهمی را ایفا کند. سیستم‌های کنفرانس نوین علاوه بر کیفیت انتقال صدا قابلیت ضبط محتوای کنفرانس را نیز دارند. می‌توان در انتهای کنفرانس به کمک ابزارهای کنفرانس صوتی به تعداد مخاطبان سی دی کنفرانس را رایت کرد و در اختیار حاضرین قرار داد.