7 مرحله ساخت یک اتاق ویدئو کنفرانس عالی برای محل کار شما

اتاق ویدئو کنفرانس استاندارد چیست؟

اتاق کنفرانس یک فضای همکاری اصلی برای هر شغلی است. به عنوان یک قاعده، اتاق های کنفرانس متوسط حدود 25 تا 30 متر مربع هستند و می توانند 8 تا 10 نفر را میزبانی کنند. در اینجا کارمندان شما به طور روزانه جلساتی را ترتیب می دهند، در مورد پروژه ها و ایده های جدید از طریق طوفان ذهنی بحث می کنند.
جلسات مجازی نیز از این قاعده مستثنی نیست و اتاق ویدئو کنفرانس مدرن نیز برای تسهیل کنفرانس های ویدئویی با شرکت کنندگان از راه دور استفاده می شود. تجهیزات ویدئو کنفرانس به کارمندان از راه دور اجازه می دهد تا یکدیگر را در زمان واقعی بشنوند، ببینند و مطالب را به اشتراک بگذارند (ارائه، اسلایدها، اسناد یا فیلم ها).

نحوه طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس عالی

همکاری ساده و کارآمد برای مشاغل امروز بیش از گذشته مهم است. امروزه نیروی کار متحرک تر است و کنفرانس های ویدئویی بیشتر یک ضرورت است تا تجمل. این که شما میزبان یک نشست همه جانبه یا همکاری با کارمندان از راه دورهستید و یا برای ارتباط با مشتریان، داشتن فضا (اتاق ویدئو کنفرانس) و راه حل های مناسب برای برقراری ارتباط برای تجارت شما امری ضروری است.

هنگام ایجاد فضایی برای کنفرانس ویدیویی، سه عنصر کلیدی وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

1. خود اتاق
2. نیازهای صوتی
3. نیازهای نمایشگر

طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس عالی، این عناصر را به صورت ترکیبی در نظر می گیرد، نه هرکدام را به صورت جداگانه.

هدف از طراحی اتاق ویدئو کنفرانس

• اولین سوالی که باید بپرسید این است: هدف این اتاق چیست؟
• آیا این اتاق فقط برای کنفرانس های ویدئویی خواهد بود یا استفاده های دیگری نیز خواهد داشت؟
•  از آنجا که به احتمال زیاد چندمنظوره خواهد بود، این کاربردها چیست؟
•  انواع دیگر جلسات، آموزش ها، مهمانی های اداری؟

اکنون که هدف این اتاق را مشخص کرده اید، از خود بپرسید که آیا فضای مورد نیاز شما را برای تحقق این هدف را برآورده می کند یا خیر. به عنوان مثال، اگر می خواهید از اتاق برای جلسات همه کاره استفاده کنید، اطمینان حاصل کنید که اتاق به اندازه کافی بزرگ است که بتواند به راحتی همه کارمندان خود را میزبانی کند. اگر فضا شرایط لازم برای تحقق هدف خود را برآورده نمی کند، فضای دیگری پیدا کنید.

سوال بعدی، اتاق چه مبلمانی دارد و این مبلمان چقدر قابل حمل است؟

یک میز کنفرانس بزرگ با صندلی هایی که در وسط اتاق قرار دارند، نیازهای متفاوتی نسبت به مجموعه میزهای تاشو دارند که مرتبا جابه جا می شوند.

اتاق چقدر بزرگ است؟

بدیهی است، یک اتاق به اندازه لابی هتل به تجهیزات مختلف (و بیشتر) نسبت به یک دفتر شخصی کوچک احتیاج دارد. هر دو فضا می توانند برای ویدئو کنفرانس کارآیی داشته باشند، تا زمانی که اندازه فضا به عنوان بخشی از طراحی در نظر گرفته شود.

نور اتاق چگونه است؟

تعادل نور طبیعی با نور سقف می تواند سایه هایی را که می تواند تجربه ملاقات را برای میهمانان مجازی شما خراب کند کاهش دهد. رنگ های خنثی خاکستری روی دیوارها و جداول باعث بهبود ظاهر رنگ می شوند. از دیوارها یا جداول کاملاً سفید خودداری کنید، رنگی با مقدار بازتاب(refection value)  50 درصد توصیه می شود.

درها کجا هستند؟

درها روی محل قرارگیری صفحه نمایش تأثیر می گذارند زیرا هرگز نمی خواهید صفحه نمایش شما توسط یک درب باز مسدود شود. علاوه بر این، اگر نمی خواهید مخاطبان از راه دور به خاطر افرادی که وارد اتاق می شوند، حواسشان پرت شود، نحوه قرارگیری نمایشگرها و دوربین ها به محل درب بستگی خواهد داشت.

• دیوارها، سقف و کف اتاق از چه جنسی است؟
• احتمالاً حداقل یک دیوار دارای پنجره خواهد بود. در هر ساعت از روز، ارائه دهندگان رو به نور خورشید خواهند بود یا نور روی آنها سایه خواهد انداخت؟

سطوح بزرگ، مسطح و سخت صدا را منعکس می کند و باعث خراب شدن صدا می شوند. فرش پهن شده روی بخشهایی از کف سخت می تواند ویژگی های مثبتی داشته باشد. به همین ترتیب، تابلوهای هنری یا تخته های عایق صدا می توانند از انعکاس صدا جلوگیری کنند. دیوارهای شیشه ای صدا و نور را منعکس می کنند و نیاز به تفکر بیشتر در مورد محل قرارگیری تجهیزات دارند.

 

نیازهای صوتی یک اتاق ویدئو کنفرانس

هدف و اندازه اتاق بیشتر نیازهای صوتی را مشخص می کند. آکوستیک اتاق جلسه برای اطمینان از شنیدن و درک مردم مهم است. برای داشتن بهترین کنفرانس با بیشترین کیفیت لازم است که بازتاب صدا را از چندین سطح در اتاق کاهش دهید. محصولات جذب صدا مانع از مداخلات و تکرار می شوند و شنیدن و درک همه شرکت کنندگان در جلسه آسان خواهد بود. راه حل های جذب صدا که می تواند برای بهبود آکوستیک اتاق جلسه مورد استفاده قرار گیرد شامل موارد زیر است:

1. کاشی / پنل سقف آکوستیک.
2. پنل های دیواری آکوستیک.

میکروفن میز ممکن است تنها چیزی باشد که شما در یک اتاق کنفرانس با اندازه متوسط و با یک میز ثابت نیاز دارید. با این حال، میکروفن های سقفی احتمالاً برای اتاق هایی با طراحی پویاتر مناسب هستند.
تنظیمات چند میکروفنی و همچنین مجموعه بلندگوها برای اتاق ها و اتاق های بزرگتر که دارای اهداف مختلفی هستند – مانند آموزش یا جلسات همه کاره – متداول است.
علاوه بر این، اضافه کردن ویدئو کنفرانس به اتاقی که دارای سیستم یکپارچه ای باشد ممکن است نیاز به غیرفعال کردن یک سیستم برای استفاده از دیگری داشته باشد.

نیازهای ویدیویی در اتاق ویدئو کنفرانس

چند صفحه نمایشگر و با چه اندازه ای نیاز خواهید داشت؟ باز هم، اندازه و هدف اتاق مهم هستند.
در حالی که یک دفتر شخصی کوچک ممکن است گزینه های ویدیوی شما را محدود کند، چندین صفحه نمایش می توانند تجربه را برای جلسات داخلی بزرگ و یا در هنگام حضور تعداد زیادی مهمان مجازی بهبود بخشند. و ممکن است شما یک نمایشگر جداگانه منحصراً برای ارائه دهنده بخواهید تا بتواند ارائه خود را ببیند.
برای قرارگیری صفحه ها باید مکان پنجره و همچنین جای افراد را در نظر بگیرید. از آنجا که دوربین ها عموماً روی صفحه نمایش و یا در نزدیکی آن قرار گرفته اند، شما می خواهید که شرکت کنندگان بتوانند به راحتی به آن ها نگاه کنند. یک صفحه نمایش یا دوربین ضعیف می تواند یک ارائه دهنده را در سایه قرار دهد یا در معرض نور زیاد قرار دهد. به طور مشابه، اگر مخاطب داخل خانه با صفحه نمایش زاویه نامناسبی داشته باشد، ممکن است باعث ناراحتی شرکت کنندگان شود.

به طور معمول، فاصله مطلوب مشاهده برای فیلم و محتوای عادی یک تا چهار برابر قطر صفحه است. مثال ها:

اندازه قطر نمایشگر	مینیمم فاصله بیننده	ماکزیمم فاصله بیننده
55-inch	4-feet 7-inches	18-feet 4-inches
65-inch	5-feet 5-inches	21-feet  8-inches
70-inch	5-feet 10-inches	23-feet 4-inches
75-inch	6-feet 3-inches	25-feet
86-inch	7-feet 2-inches	28-feet 8-inches
96-inch	8-feet	32-feet

راه حل سخت افزاری یا نرم افزاری برای اتاق ویدئو کنفرانس

رویکرد سخت افزاری شامل تجهیزات کنفرانس ویدئویی است که در یک اتاق نصب می شود، یعنی مدل های خاصی از دوربین ویدئو کنفرانس و میکروفون، یک کدک سخت افزاری با قابلیت های خاص و یک نمایشگر (تلویزیون، ویدئو پروژکتور).

در رویکرد نرم افزاری علاوه بر نرم افزار های ویدئو کنفرانسی یا نرم افزار های تحت وب نیاز به یک لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی، وبکم و میکروفن و نمایشگر (تلویزیون، ویدئو پروژکتور) می باشد که نسبت به تجهیزات سخت افزاری ویدئو کنفرانس که قیمت بالای آ ن ها باعث می شود تا برخی از مشتریان امکان خرید نداشته باشند، قیمت پایین و مناسب تری را دارند.

جهت مشاهده و خرید وبکم حرفه‌ای از صفحه مربوطه بازدید فرمایید.

 

نکاتی که باید در هنگام طراحی و آماده سازی اتاق ویدئو کنفرانس مد نظر قرار دهید:

•  در برگزاری جلسات ویدئویی تلویزیون از ویدئو پروژکتور گزینه مناسب تری است به این علت که در هنگام برگزاری جلسات ویدیو کنفرانس باید نور اتاق ویدئو کنفرانس زیاد باشد تا طرفین بتوانند تصویر با کیفیت بالا را در نمایشگر ها مشاهده کنند که اصطلاحا کارشناسان در حوزه ویدئو کنفرانس توصیه می کنند که باید نور مصنوعی در سالن کنفرانس بالا باشد اما در هنگام استفاده ار ویدئو پروژکتور کاملا برعکس می باشد و می بایست تا حدالامکان فضا تاریک و از نور مصنوعی استفاده نشود.
• هنگام انتخاب اندازه تلویزیون، یک قانون ساده را دنبال کنید: فاصله از تلویزیون تا نزدیکترین شرکت کننده باید حداقل با طول قطر آن برابر باشد، فاصله تا دورترین شرکت کنندگان نباید بیش از چهار قطر باشد. بر اساس این توصیه، مشخص است که یک اتاق با طول زیاد به یک تلویزیون بزرگ نیاز دارد.
• توجه کنید که نحوه نصب دوربین ویدئو کنفرانس یا وبکم با در نظر گرفتن فضای اتاق، نوع میز کنفرانس و نحوه نشستن افراد حاضر در جلسه قابلیت نصب بر روی دیوار یا سقف را دارد.

اینکه شما دارای یک شغل داخلی با مشتریان بین المللی باشید یا یک استارتاپ با تیم‌های مختلف در سراسر دنیا، ضروریست تا کنفراس‌های ویدئویی برگزار نمایید، زیرا بدون این جلسات نمی‌توانید کاری از پیش ببرید. شما به فناوری و امکانات اتاق‌ کنفرانس برای فعالیت‌هایی نظیر جلسات اینترنتی دو به دو، وبینارها، وب‌کست‌ها و همچنین کنفرانس‌های ویدئویی نیاز دارید. چنین دستاوردی آنچنان به بخش مهمی از مشاغل امروزی تبدیل شده که نمی‌توانید دفاتر خود را بدون اتاق‌های کنفرانس یا اتاق جلسات خصوصی تصور کنید و این امر خرید تجهیزات اتاق کنفرانس را به امری ضروری برای سازمان‌ها و شرکت‌ها تبدیل کرده است.

مهم نیست تا چه اندازه تجهیزات اتاق های کنفرانس می‌توانند کاربر پسند باشند، آن‌ها به سادگی جمله‌ی ” نصب کن و استفاده کن” نیستند. تنوع و تفاوت‌های زیادی در رابطه با عملکرد اتاق کنفرانس وجود دارد که هرکدام تاثیر‌های متفاوتی بر فعالیت‌های شما می‌گذارند. خوشبختانه، ما تجربه‌ی گسترده‌ای در رابطه با راه‌اندازی و اجرای اتاق‌ کنفرانس داریم و مفتخریم مهم ترین آن‌ها را با شما به اشتراک بگذاریم. در اینجا مثال هایی از انچه باید بدانید وجود دارد:

چگونه قابلیت‌های اتاق ویدئو کنفرانس خود را بهبود بخشیم؟

این 7 مرحله را دنبال کنید تا اتاق کنفرانس و جلسه خود را از سطح متوسط به بهترین تبدیل کنید.

1. تجهیزات مناسبی برای اتاق کنفرانس انتخاب کنید.

فناوری‌هایی که در جهت همکاری در جلسات مجازی حاضر می‌شوند، به یک ضرورت برای مشاغل امروزی تبدیل شده‌اند. اگر کسب و کار شما شامل برگزاری جلسات ارائه، آموزش، وبینار یا کاری از راه دور است، فناوری‌های موجود در اتاق‌های کنفرانس ضرورتی برای کسب و کار شما خواهند بود. به علاوه قابلیت‌های این سالن کنفرانس شما با صدا، ویدئو، پیام رسانی و به اشتراک گذاری محتوا کامل‌تر می‌شوند.

در کنار همکاری و ارتباطات داخلی، چنین فناوری به بخشی جدا ناپذیر از بازاریابی و فروش تبدیل شده که وبینار و نمایش محصولات را آسان‌تر می‎‌نماید. به علاوه از قابلیت‌های دیگر این فناوری می‌توان به وب کنفرانس از جمله زوم، گوگل میت، اسکایپ و غیره اشاره کرد. برخی از این فناوری‌ها برای مکان‌های خاصی مانند کلاس‌های درس مجازی و وبینار متمرکز می‌شوند. درحالی که فناوری‌های دیگر قابلیت‌های گسترده‌تری را ارائه می‌دهند که در بسیاری موارد مهم و مفید هستند.

ما متوجه شده‌ایم که زوم، گوگل میت و اسکایپ بین کسب و کار‌های کوچک و متوسط محبوب شده‌اند زیرا توانسته‌اند تمام نیاز‌های این کسب و کار‌ها را براورده نمایند. به علاوه باید زمانی را که صرف تحقیق و سرمایه‌گذاری برروی فناوری اتاق‌های کنفرانس می‌کنید، ارزشمند و نتیجه ای جز براورده کردن نیاز‌های کسب و کار شما نداشته باشد. یک فناوری کاربردی، باید تعاملات اتاق ویدئو کنفرانس شما را بهبود و به ارائه مناسب صفحه نمایش، فیلم و صدا بپردازد. اگر از انتخاب فناوری مناسبی برای کسب و کار خود در اتاق‌های کنفرانس مطمئن نیستید، می‌توانید با متخصصان ما در این زمینه مشورت و از ان‌ها کمک بگیرید.

اما به احتمال زیاد شما بیش از یک اتاق کنفرانس/ جلسات در محل کار خود دارید، پس داشتن تجهیزات مختلف در هر اتاق کنفرانسی منطقی است؟

2. فناوری و تجهیزات اتاق کنفرانس را استاندارد کنید.

به احتمال زیاد شما بیش از یک اتاق کنفرانس/ جلسه با فناوری کنفرانس اینترنتی در محل کار خود دارید. اغلب، ما تجهیزات اتاق کنفرانس را به صورت تک تک مثلا دوربین، میکروفون، بلندگو و ریموت و غیره را می‌بینیم که هرکدام بصورت جداگانه برای تنظیم قابلیت‌های اتاق ویدئو کنفرانس خریداری شده‌اند. درحالی‌ که می‌توان تمام این تجهیزات را تنها در یک پکیج خریداری کرد.

دو دلیل برای این تفاوت وجود دارد، اولا، مهم ترین عنصر، پکیجی است که همراه ویدئو کنفرانس‌ها برای نرم افزار های جلسات ارائه می‌شود. به همین دلیل هزینه ای که برای این فناوری پرداخت می‌کنید می‌تواند کار شمارا در برنامه ریزی، سازماندهی و برگزاری جلسات آسان‌تر کند. کل مجموعه پیکیج‌های نرم افزاری تنها با هدف برگزاری ویدئو کنفرانس ساخته شده اند تا تجربه‌ی بی نظیری از کنفرانس های ویدئویی به شما ارائه دهند.

ثانیاً، در صورت داشتن تجهیزات استاندارد در هر اتاق کنفرانس و جلسات، فعالیت‌های عیب یابی و پشتیبانی فنی اتاق کنفرانس بسیار ساده تر صورت می‌گیرد. در نتیحه شما برای همه‌ی کنفرانس‌های ویدئویی یک روش عملیاتی جدا و استاندارد خواهید داشت. چنین عملکردی باعث افزایش قابلیت استفاده می‌شود، زیرا کاربران مجبور نخواهند بود با تجهیزات مختلف دیگری آشنا شوند.

داشتن تنها یک تنظیمات استاندارد برای همه اتاق‌های کنفرانس می‌تواند یک مشکل کوچک اما آزاردهنده ایجاد کند. شما ممکن است بخشی از پکیج خود را درحالی پیدا کنید که در اتاقی دیگر است یا وقتی یک جلسه مهم دارید و نمی‌توانید کانکتور مناسب برای لپ تاپ خود پیدا کنید یا حتی شرایطی بدتر از این‌ها، مثلا میکروفون یا بلندگوی گم شده، تمام این مسائل می‌توانند واقعاً آزاردهنده باشند. بنابراین، شما باید یک ترفند جداگانه‌ای برای خارج شدن یا نشدن تجهیزات اتاق کنفرانس خود داشته باشید.

آیا می توانید اتاق ویدئو کنفرانس عالی برای خود راه اندازی کنید؟

 

 

3. اتاق‌های کنفرانس یکسری موارد را باید داشته باشند و بقیه موارد را نیز بهتر است دارا باشند.

لیستی از مواردی که در سازماندهی و اداره اتاق جلسات شما بسیار ضروری هستند، تهیه نمایید. قبل از فکر کردن در مورد مواردی که قرار است اضافه کنید، این لیست را در اولیت خود قرار دهید. فناوری‌های بسیار زیادی هستند که می‌توانند اتاق‌ ویدیو کنفرانس شمارا تنظیم و کنترل نمایند، اما لزوما حضور آنها ضروری نیست.

اتاق کنفرانس باید موارد زیر را دارا باشند:

• دوربین فیلمبرداری یا وب کم
• میکروفون کنفرانس
• صفحه نمایش – صفحه کامپیوتر، صفحه تلویزیون یا ویدئو پروژکتور با پرده نمایش
• بلندگو

اتاق‌های کنفرانس بهتر است موارد زیر را دارا باشند:

• صفحه ی زمانبندی اتاق کنفرانس
• تخته سفید تعاملی، برد هوشمند
• نرم افزارهای رزرو اتاق کنفرانس
• سیستم‌های ارائه بی سیم
• دوربین 360 درجه

4.از مناسب بودن پهنای باند اتاق ویدئو کنفرانس خود اطمینان حاصل نمایید.

تکنولوژی اتاق کنفرانس در بهره وری فعالیت‌های کارکنان تاثیر گذار است. حتی یک تاخیر کوتاه به دلیل ” مشکل فنی” تاثیر بسیار زیادی برروی جلساتی که کارکنان در آن حضور دارند، می‌گذارد. اگر نتوانید به اینترنتی سریع و مطمئن متصل شوید، راه اندازی و تشکیل یک اتاق کنفراس قابلیت چندانی نخواهد داشت.

هنگام استفاده، اتاق‌های کنفرانس شما بخش بزرگی از پهنای باند شبکه را مصرف می‌کنند. بنابراین به شما توصیه می‌شود تا وسایل و تجهیزات اتاق کنفراس خود را در بخشی از یک شبکه سیمی نگه دارید. این به پهنای باند اتاق کنفرانس شما کمک می‌کند تا آن‌ را برای دستگاه‌هایی مانند لپ تاپ و تبلت استفاده نماید.

همچنین، شما می‌توانید اتاق کنفرانس خود را بصورت بی‌سیم راه اندازی نمایید، در این صورت، بسیار ایده ال است اگر یک SSID جداگانه‌ای برای تجهیزات وب کنفرانس خود ایجاد نمایید. این روش، باعث می‌شود تا اتاق کنفرانس شما دچار گرفتگی شبکه نشود و همیشه پهنای باند کافی در دسترس داشته باشد. در موارد دیگر شما می‌توانید از مودم دوبانده با فرکانس 2.4 و 5 گیگاهرتز استفاده نمایید تا یک باند را برای کنفرانس‌های ویدئویی و پخش آنلاین رزرو نمایید و از باند دیگر برای دستگاه‌های تلفن همراه استفاده نمایید.

اکنون که همه موارد را تنظیم کردید، چگونه از آن‌ها به طور موثر استفاده می‌کنید؟

5. استفاده از فناوری اتاق کنفرانس را آسان نمایید.

فناوری‌ها، برگزاری جلسات مجازی اتاق کنفرانس و تعاملات را در هرزمانی اسان تر می‌کنند. اما اگر کارکنان شما نحوه صحیح استفاده ازآن را ندانند، راه اندازی چنین فناوری ممکن است ترسناک به نظر برسد. تمام مراحل رزرو اتاق، اطمینان از درستی میکروفون، بلندگو، صفحه نمایش و به اشتراک گذاری آن ممکن است یک مشکل واقعی باشد. به منظور ساده سازی روند رزرو اتاق شما می‌توانید از نرم افزار‌های مدیریت اتاق استفاده نمایید. حتی میتوانید از بخش تقویم گوگل برای افزودن زمان اتاق جلسات و سایر برنامه های خود استفاده نمایید.

برای دفاتر بزرگتری که دارای قسمت‌های مختلفی هستند، توصیه می‌شود تا در بیرون اتاق جلسات صفحه نمایشی راه اندازی و برنامه‌های لازم را برروی آن نمایش دهید. چنین روشی شما را از مرتب بودن برنامه‌ها و عدم تاخیر در جلسات مطمئن می‌کند. به علاوه، هر کارمندی وظیفه‌ی خود و زمان شروع و پایان برنامه‌هارا می‌داند.

در مرحله‌ی بعدی، شما باید اتصالات دستگاه هارا به تجهیزات مختلف برای هر کاربری آسان نمایید. تا چندین کابل اتصال صوت، تصویر و آداپتور را به راحتی در اتاق کنفرانس در اختیار داشته باشید.

آخرین و مهم ترین نکته این است که نحوه‌ی استفاده از تمام ابزار‌هایی که برروی آن‌ها سرمایه گذاری کرده اید را به کارکنان خود اموزش دهید. حتی اگر فناوری اتاق جلسات شما برای هر کارمندی آسان باشد، بازهم نباید از آموزش آن‌ها اجتناب کنید. شما می‌توانید راهنمای آموزش‌ها، ویدئوها، باید‌ها و نباید‌های استاندارد را برای آن‌ها شرح دهید. در اخر فراموش نکنید قبل از برگزاری هر جلسه، یک چک لیست از موارد مهم و لازم آماده نمایید. این چک لیست باید تمام مراحل، از زمانبندی گرفته تا بررسی کابل‌ها و اتصالات را پوشش دهد.

در اینجا یک نمونه چک لیست وجود دارد که می توانید با آن شروع کنید:

چک لیست اتاق کنفرانس

• منبع
• چک کنید اتاق درستی را رزرو کرده اید.( از نظر ظرفیت و تجهیزات مورد نیاز)
• چک کنید جلسه شما روی تقویم تیم یا تقویم خروجی اتاق جلسه قابل مشاهده باشد.
• چک کنید تخته سفید و ماژیک دردسترس باشند.

تجهیزات

• دوربین ویدئو کنفرانس یا وبکم
• میکروفون، سیستم کنفرانس
• صفحه نمایش
• بلندگو

اتصالات

• چک کنید نجهیزات متصل و روشن هستند( درصورت لزوم)
• از اتصال کابل‌های شبکه با تجهیزات اطمینان حاصل نمایید
• در صورت استفاده از شبکه بی سیم، به شبکه متصل و از اتصال آن مطمئن شوید.
• در صورت لزوم، صوت، رابط تصویری و آداپتور‌ها را چک کنید.

6. بهترین طرح را برای اتاق ویدئو کنفرانس انتخاب کنید.

خوب، در اینجا شما از فناوری مناسب، تجهیزات وب کنفرانس و پهنای باند شبکه کافی برای اتاق کنفرانس خود برخوردار هستید. اما اتاق کنفرانس شما هنوز هم می‌تواند به قابلیت‌های متنوعی، مجهز شود. انجام چنین اوامری باعث می‌شود تا اتاق کنفرانس شما از سطح متوسط به بالا ترین سطح ارتقاء یابد و مشتریان، بازدید‌کنندگان و سرمایه گذاران بسیاری را تحت تاثیرخود قرار دهد.

 با کمی تفکر می‌توانید طبق طرح خود تعدادی میکروفون، بلندگو و دوربین به اتاق کنفرانس خود اضافه نمایید. از رایج‌ترین طرح بندی‌های اتاق کنفرانس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• طرح U شکل

طرح U شکل با قراردادن میز‌ها به صورت پهلو به پهلو و مرتب سازی صندلی‌ها در قسمت بیرونی میز‌ها به دست می‌اید. چنین طرحی، بیشتر برای جلسات، ارائه‌ها یا مباحث چندین سخنران استفاده می‌شود و خطوط بصری را در نقطه‌ی مرکزی متمرکز می‌نمایند.

• طراحی اتاق کنفرانس به سبک سنتی

چیدمان اتاق کنفرانس به سبک سنتی با قرار دادن صندلی‌ها در اطراف میز تنظیم می‌شود. برای اتاق‌هایی که ظرفیت بیشتری دارند استفاده از چند ردیف میزو صندلی می‌تواند کاربردی باشد. چنین طرحی برای جلسات و مباحث تعاملی که دارای خطوط بصری مستقیم برای شرکت کنندگان هستند، می‌تواند باعث تهسیل در هرگونه ارتباطاتی شود.

به علاوه شما باید موارد زیر را درنظر بگیرید:

• پورت‌های ورودی و خروجی

از کافی بودن پورت‌ها و خروجی‌ها اطمینان حاصل نمایید. به خاطر داشته باشید که این موارد نه تنها برای تجهیزات کنفراس بلکه برای شارژ کردن دستگاه های شخصی نیز کاربردی خواهد بود.

• روشنایی

از کافی و مناسب بودن روشنایی اتاق اطمینان حاصل نمایید. نور ضعیف باعث برگزاری ضعیف کنفرانس، حتی با بهترین وبکم می‌شود.

• محل قرارگیری دوربین، میکروفون و بلندگوها

نکته ی بعدی که باید به آن توجه نمایید محل قرار گیری دوربین، میکرفون و بلندگوها است. دوربین به طور ایده ال در بالای صفحه نمایش قرار می‌گیرد، اما چنین جایگاهی همیشه مناسب نیست. اگر شما از یک دوربین 360 درجه استفاده می‌کنید، باید آن‌ را در بخش مرکزی میز کنفرانس قرار دهید. به علاوه اتاق های کنفرانس بزرگتر ممکن است به چندین میکروفون و بلندگو نیاز داشته باشند.

 

7.از این موارد برای پشتیبانی تکنولوژی اتاق کنفراس خود استفاده نمایید.

حالت ایده ال تجهیزات اتاق کنفرانس این است که در سکوت فعالیت‌های خود را انجام دهند و شما متوجه آن‌ها نشوید. جلسات شما باید به موقع، بدون هیچ مشکلی شروع و به پایان برسند. اگر بهترین‌های تجهیزات و فناوری را تهیه نمایید، می‌توانید به جلسات کارامدی دست پیدا کنید. اما مانند هر فناوری دیگری، تجهیزات اتاق کنفرانس شما نیز به پشتیبانی فنی نیاز دارند.

جلسات به دلیل اتلاف زیاد وقت به طور کلی پیامد و نتیجه‌های مفیدی ندارند. به همین دلیل نباید مخاطبان خود را مجبور کنید تا زمان متصل شدن وای فای شما و به نمایش گذاشتن ضعیف و با دردسر صفحه نمایش منتظر بمانند. در نتیجه و با این شرایط شما باید از پشتیبانی کمک بگیرید که بتواند به سرعت مشکلات شمارا در هر زمینه ای برطرف نماید.

اجازه ندهید ” مشکلات فنی” مرکز اصلی جلسات شما باشند، زیرا همچنان که شما درگیر مشکلات اتاق کنفرانس خود هستید، مخاطبان شما در سوی دیگر به انتظار نشسته و از این شرایط  کلافه می‌شوند.

این مراحل تقریبا تمام آن چیزی هستند که شما باید برای تجهیز اتاق کنفرانس خود  انجام دهید تا به آن افتخار کنید. به علاوه اگر از تنظیمات و پشتیبانی قابل اعتمادی برخوردار باشید، از مسیری که باعث روان شدن جلسات و وبینار های مجازی شما شده است، شگفت زده خواهید شد.

نور پردازی اتاق ویدئو کنفرانس + 7 نکته طلایی

کنفرانس ویدئویی این توانایی منحصر به فرد را دارد که تیم‌ها را به صورت رو در رو به یکدیگر متصل کند، حتی زمانی که آن‌ها هزاران مایل از هم فاصله دارند. فرقی نمی‌کند با شرکای تجاری یا مشتریانتان تماس بگیرید، برای اولین بار با یک مشتری جدید (یا مشتری بالقوه) ملاقات کنید یا یک مصاحبه شغلی انجام دهید، یک فضای جلسه با نور مناسب می‌تواند به شما کمک کند بهترین خود را ارائه دهید و بیشترین بهره را از هر تماس ببرید. در این مقاله نکات مربوط به نورپردازی اتاق ویدئو کنفرانس برای دستیابی به بهترین روشنایی برای کنفرانس ویدئویی توضیح داده شده است.

4 دلیل اهمیت نورپردازی برای ویدئو کنفرانس

نور مستقیم برای تماس‌های ویدیویی بهترین گزینه است، به خصوص اگر روبروی منبع نور بنشینید تضمین می‌کند که صورت شما به خوبی روشن شده و به وضوح قابل مشاهده است. استفاده از نور طبیعی از پنجره برای روشن کردن حاشیه‌ها نیز رنگ‌های دلپذیر و دقیقی را در دوربین ایجاد می‌کند و رنگ‌های شفافی را به نمایش می‌گذارد.

دوربین‌ها نیز درست مانند چشمان ما، برای ارائه یک تصویر خوب به نور نیاز دارند. هنگامی که نور کافی وجود ندارد، نور زیاد است یا نور در جهت اشتباه قرار دارد، ممکن است دوربین‌ها، تصویری با کیفیت پایین‌تر ارائه دهند. دانستن نحوه تنظیم و استفاده از نور مناسب برای بهینه سازی تماس‌های ویدیویی بسیار مهم است، زیرا:

1. حالات چهره را روشن می کند

اول از همه، مهم است که نورپردازی اتاق کنفرانس شما به دوربین اجازه دهد تا افراد داخل اتاق به وضوح دیده شوند. نور مناسب، سایه‌های ناخواسته‌ای را که ممکن است حالات چهره یا ظاهر افراد را تغییر دهد، از بین می‌برد.

2. حواس پرتی را به حداقل می رساند

سایه‌های تیره، نورهای خیره‌کننده‌ و بازتاب‌ها، توجه شرکت‌کنندگان در کنفرانس ویدئویی را پرت می‌کنند. نوری که به وضوح، چهره‌ها را روشن می‌کند، حواس پرتی را به حداقل می‌رساند و همه حضار را بر روی سخنران و خود جلسه حاضر متمرکز می‌کند.

3. رنگ‌های واقعی را به نمایش می گذارد

رنگ‌ها می‌توانند تحت تأثیر منابع نوری قرار بگیرند که رنگ آن‌ها خیلی گرم یا خیلی سرد است. حتی با وجود ویژگی‌های پیچیده تعادل رنگ سفید بصورت اتومات در دوربین‌های ویدئو کنفرانس جدید، رنگ‌های غیرواقعی می‌تواند چالش‌های ناامیدکننده‌ای برای صنایعی ایجاد کند که به شدت به طراحی‌های بصری متکی هستند. نورپردازی مناسب رنگ واقعی اشیا را در دوربین نشان می دهد.

4. به بالاترین کیفیت ویدئو می رسید

تصاویر با کیفیت بالا به وضوح دوربین بستگی دارند. نور کافی هرگونه نویز احتمالی یا “گرین” و سایر اثرات نامطلوب مرتبط با تصاویر دیجیتالی کم نور را از بین می‌برد.

7 نکته برای نورپردازی اتاق ویدئو کنفرانس با هدف برقراری تماس ویدئویی عالی

نورپردازی خوب با کیفیت تماس ویدیویی خوب همراه است. این نکات شما را در مورد بایدها و نبایدهای نورپردازی ویدئویی راهنمایی می‌کند تا بتوانید در هر تماس ویدئو کنفرانسی، حرفه ای و با نور مناسب به نظر برسید.

1. روبروی یک منبع نور بنشینید

پشت به پنجره یا منبع نور نشستن می‌تواند با ایجاد یک افکت سایه تیره، بر کیفیت تماس ویدیوئی تأثیر منفی بگذارد. در صورت امکان، رو به پنجره، چراغ رومیزی یا دیگر منبع نور بنشینید تا مطمئن شوید که چهره شما به خوبی روشن شده و به وضوح قابل مشاهده است.

2. منابع نور طبیعی را بهینه کنید

نور طبیعی روز، رنگ پوست دلپذیر و دقیقی را در دوربین ایجاد می‌کند و رنگ های شفافی را بوجود می‌آورد. راه اندازی سیستم ویدئو کنفرانس خود در اتاقی پرنور با نور طبیعی برای ایجاد یک محیط حرفه ای مفید است.

 

3. از نور جهت دار روشن استفاده کنید

از لامپ‌های بدون قاب به عنوان نور اتاق کنفرانس ویدئویی استفاده نکنید. آباژور یا دیفیوزر سایه های تیره را کاهش می‌دهد و نور اتاق را ملایم می‌کند. برخلاف تصور رایج، هر چه منبع به موضوعی نزدیک‌تر باشد، سایه‌ها روی آن موضوع کمتر خواهند بود. بنابراین اگر لامپ خیلی روشن است، آن را به خود نزدیک کنید. این ممکن است به افزایش نوردهی دوربین روی صورت شما نیز کمک کند. تعادل نور طبیعی را با لامپ‌های سفید روشن و مناسب برای ایجاد فضایی دلپذیر در اتاق برقرار کنید.

4. تنظیمات روشنایی سه نقطه ای ایجاد کنید

به یک ساعت هنگام تنظیم نور برای برقراری تماس فکر کنید: اگر جایی نشستید که رو به ساعت ۱۲ هستید، سعی کنید منابع نور را در ساعت 11 و 2 قرار دهید. افزودن نور بالای سرتان، تنظیم نور سه نقطه ای عالی که کیت نورپردازی مناسب برای عکاسان پرتره و فیلمبرداران را تکمیل می‌کند.

5. از مقدار مناسب نور استفاده کنید

مهم است که نور زیادی در اتاق وجود داشته باشد تا حداکثر شفافیت را داشته باشید. با این حال، ممکن است نور بیش از حد نیز کیفیت تصویر شما را خراب کند. اگر نور وارد شده از پنجره، خیلی روشن است، برای جلوگیری از نوردهی بیش از حد، پرده‌ها را بکشید یا دور از پنجره بنشینید. اگر منبع نوری مانند لامپ، بیش از حد روشن است، آن را از خود دور کنید یا با یک سایه روشن، نور آن را کم کنید. در صورت امکان، از منابع نوری متعددی که به سمت صورت شما می‌تابد، استفاده کنید تا سایه‌ها را پر کنید و نور کلی اتاق را تا حد امکان یکسان کنید.

6. رنگ‌های روشن را برای دیوارها انتخاب کنید

از دیوارها و میزهای سفید یا رنگ روشن در فضاهای ویدئو کنفرانس خود استفاده کنید تا اتاق را با نور بازتابی روشن کنید. سطوح سفید، نور را منعکس می‌کنند، در حالی که سطوح سیاه آن را جذب می‌کنند. استفاده از سطوح و دیوارهای سفید یا روشن متعدد در اتاق کنفرانس، با تابش نور به اطراف، فضا را روشن‌تر می‌کند.

 

7. از سیستم دوربین ویدئو کنفرانس اختصاصی استفاده کنید

سیستم‌های دوربین کنفرانس ویدیویی ساخته‌شده با کیفیت بالا برای مشکلات خاص فیلم‌برداری در اتاق کنفرانس بهینه شده‌اند. دوربین‌های کنفرانس ویدیویی 4k با کیفیت فوق‌العاده بالا مانند از حسگر بسیار بزرگ‌تری نسبت به یک وب‌کم معمولی استفاده می‌کنند و می‌توانند تصویری بسیار بهتر را در موقعیت‌های با نور ضعیف تولید کنند. این، یک راه حل عالی برای تنظیم نورپردازی اتاق ویدئو کنفرانس است که به شما کمک می‌کند بهترین خود را با بالاترین وضوح و بالاترین کیفیت تصویر در کنفرانس ارائه دهید.

 

چگونه بهترین نور را برای تماس‌های ویدئو کنفرانس به دست آورید

فضاهای کنفرانس با اندازه طبیعی از دیوارهای رنگی روشن و نور طبیعی پنجره های خارجی به خوبی استفاده می کنند. وسایل روشنایی که بالای سر حضار قرار گرفته، به اضافه کردن نور یکنواخت در میزهای کنفرانس طولانی کمک می‌کند و سیستم‌های کنفرانس ویدئویی ما برای ارائه واقعی ترین تماس چشمی در سطح چشم افراد قرار داده می‌شوند. اتاق‌هایی که دارای پنجره‌های خارجی هستند، پرده‌های شفافی دارند که می‌توان آن‌ها را پایین آورد تا نور شدید پخش شود و تمام نورپردازی‌های جانبی با در نظر گرفتن یک هدف تنظیم شده‌اند: ایجاد یک محیط حرفه‌ای که تمرکز افراد حاضر در جلسه را حفظ کند.

 

جمع بندی

اگرچه اغلب نادیده گرفته می‌شود، اما نورپردازی خوب عامل بزرگی در ایجاد ظاهری حرفه‌ای در طول کنفرانس ویدئویی است. نور با کمک به ارائه یک تصویر شفاف، نمایش ویدیویی با کیفیت بالا را تکمیل می‌کند و به شما این احساس را می‌دهد که با شخصی که با او صحبت می‌کنید در یک اتاق هستید. با استفاده از ابزارهای نورپردازی ساده در تماس کنفرانسی، آماده خواهید بود تا اتاق جلسه کنفرانس ویدئویی یا دفتر خانه خود را به نحوی راه‌اندازی کنید که به شکل عمیق‌تری با شرکای تجاری، مشتریان و مشتریان بالقوه خود ارتباط برقرار کنید.

برای تجهیز اتاق ویدئو کنفرانس خود با ما در ارتباط باشید:

شماره تماس: 02142981

شماره واتس اپ: 09103334800