ویدئو کنفرانس تحت وب؛ راه‌اندازی، مزایا، معایب، بایدها و نبایدها!

به برقراری تماس‌های ویدئویی در بستر شبکه ویدئو کنفرانس تحت وب گفته می‌شود. در ویدئو کنفرانس تحت وب امکان برقراری تماس تصویری نقطه به نقطه و چند نقطه وجود دارد.

داشتن درک درست از مزایا و معایب مختلف ویدئو کنفرانس تحت وب می‌تواند برای موفقیت در کسب ‌و کار حیاتی باشد، زیرا به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا پتانسیل‌های پیشنهادی را به ‌طور کامل درک کنند، در حالی که آگاهی از چالش‌ها و اقداماتی که می‌توان برای غلبه بر آن‌ها انجام داد، نیز حفظ خواهد شد.

با توجه به اهمیت فزاینده­ای که کنفرانس وب در زندگی کاری مدرن ایفا می‌­کند، بهتر است در مورد مزایا و معایب آن بیشتر بدانیم. انجام این کار این امکان را فراهم می‌­کند که درک بهتری از راه حل­‌های ارزشمند وب کنفرانس داشته باشید و همچنین شما را برای عبور از برخی از موانع آماده می­‌کند.

در این مقاله، نگاهی دقیق‌تر به این موضوع می‌اندازیم که چگونه ویدئو کنفرانس تحت وب می‌تواند برای کسب ‌و کار شما مفید باشد، همراه با برخی از معایب احتمالی که باید از آن‌ها آگاه باشید یا برای جلوگیری از آن‌ها اقدام کنید.

در ادامه، ما برخی از مزایا و معایب کنفرانس تحت وب را به فهرستی از سه مزیت اصلی و سه معایب اصلی تقسیم کرده‌ایم که آن‌ها را با جزئیات مورد بررسی قرار می‌­دهیم.

مزایای ویدئو کنفرانس تحت وب

وب کنفرانس به ایجاد تحول در محیط­های کاری مدرن و تغییر اساسی ارتباطات تجاری کمک کرده است. در این بخش، برخی از مهم‌ترین راه‌هایی را که کنفرانس‌های تحت وب می‌توانند برای کارفرمایان و کارمندان مفید باشند را بررسی می‌کنیم.

·  اهمیت حضور در یک مکان خاص را کاهش می‌­دهد

یکی از بزرگترین نکات مثبت مرتبط با کنفرانس وب، حذف موقعیت فیزیکی یا جغرافیایی است که به عنوان یک مانع در جلسات، بحث­های گروهی، رویدادها و یا جلسات سنتی شناخته می‌شد. به هر حال، با تجهیزات و نرم افزارهای مناسب ویدئو کنفرانس، مردم می‌­توانند از هر کجای دنیا در این گردهمایی­ها شرکت کنند.

شرکت‌ها می‌توانند مقیاس کنفرانس‌ها یا جلسه معرفی محصول خود را افزایش دهند، همچنین می‌­توانند افراد را از سر تا سر دنیا  در کنفرانس شرکت دهند و از آن‌ها آزمون بگیردند و متناسب با نیاز شرکت افراد را استخدام کنند.

·  هزینه­‌های بلند مدت را کاهش می‌­دهد

یکی دیگر از مزیت­های اصلی کنفرانس تحت وب، کاهش هزینه­ها است و این مورد، هم برای مشاغل و هم برای کارمندان صدق می­‌کند. برای شرکت‌ها، ویدئو کنفرانس این پتانسیل را دارد که هزینه‌های سفر را تا حد زیادی کاهش دهد، و به شرکت­ها و کسب و کارها اجازه کار از راه دور می‌­دهد در نتیجه کارها به آسانی انجام می­‌شود.

در واقع، شرکت­‌ها می‌­توانند با استفاده از نرم افزار کنفرانس تحت وب، سالانه برای هر کارمند پس انداز کنند. برای کارمندان، منفعت مالی که دارد کاهش هزینه رفت و آمد به محل کار برای جلسات است، در سازمان­هایی که جلسات به طور منظم برگزار می‌­شود، این پس انداز هم به سرعت افزایش می­‌یابد.

·  می‌­تواند تعادل کار یا زندگی بهتری را ایجاد کند

بیان این نکته که رویکرد سنتی در جلسات کاری می­‌تواند تأثیر منفی بر تعادل کار و زندگی کارکنان داشته باشد دارای اهمیت است، به خصوص اگر این جلسات به صورت مداوم برگزار شوند.

وقتی گزینه آنلاین یا مجازی وجود داشته باشد، با صرفه جویی در زمان برای رفت و آمد، فرصتی برای بهبود این تعادل، به وجود می­‌آید.

این زمان ذخیره شده به طور بالقوه می‌­تواند کارمندان را قادر سازد برای مدت طولانی­تری استراحت کنند یا از زمان برای کارهای دیگر خود استفاده کنند و از آن لذت ببرند، که همین امر باعث بهبود راندمان کار و بهره‌وری بیشتری خواهد شد و کارمندان کمتر تمایل دارند که شغل دیگری پیدا کنند.

معایب ویدئو کنفرانس تحت وب

تعداد زیادی از کسب ‌و کارها با پتانسیلی که وب کنفرانس ارائه می‌کند کنار می‌آیند، اما به همان اندازه باید با چالش‌ها یا مشکلات مرتبط با این فناوری دست و پنجه نرم کنند.

·  راه‌اندازی اولیه می­‌تواند گران باشد

این مسئله که کار با وب کنفرانس باعث صرفه جویی در زمان می‌­شود یک نکته مثبت و قابل توجه است، اما باید بگوییم سرمایه گذاری قابل توجهی برای راه اندازی اولیه، لازم است. بنابراین، سازمان­ها باید اطمینان حاصل کنند که زیر ساخت‌هایشان می‌توانند، با تقاضاها کنار بیایند و همه کارکنان تجهیزات لازم را دارند یا خیر.

این تجهیزات عبارتند از مانیتور، هدست و وب کم برای کسانی است که از راه دور کار می­‌کنند. همه نیاز به دسترسی به نرم افزار ویدئو کنفرانس دارند که می‌­تواند Microsoft Teams، Google Meet، Zoom یا پلتفرم مشابه دیگری باشد. همچنین ممکن است نیاز به سیستم های نمایشگر دیجیتال و مانیتورهای کنفرانس ویدئویی وجود داشته باشد.

·  ممکن است منجر به انزوای اجتماعی شود

فناوری وب کنفرانس نقشی کلیدی در مدل‌های کار ترکیبی و از راه دور دارد و مزایای زیادی دارد، اما می‌تواند باعث انزوای اجتماعی شود. به عنوان مثال، کارمندی که اغلب در خانه کار می‌کند و تنها زندگی می‌کند، می‌تواند از عدم ارتباط با دنیای واقعی رنج ببرد، و این موضوع باید به دقت مدیریت شود.

در بهترین حالت، کنفرانس وب در رابطه با از بین بردن موانع و نزدیک کردن افراد به یکدیگر است. با این وجود، شما باید هر کارمند را به دقت زیر نظر داشته باشید و علائم ناراحتی را در او تشخیص دهید.

برای این منظور می‌­توانید جلسات مجازی غیر کاری برگزار کنید و ارتباط با کارکنان می­‌تواند به مبارزه با انزوای آن‌ها کمک کند.

·  مسائل فنی می­‌تواند باعث اختلال شود

اگرچه می‌­توان برای کاهش ریسک مسائل فنی، گام­هایی از جمله خرید تجهیزات باکیفیت و ارائه آموزش­های لازم به کارکنان برداشت، اما همچنان در بسیاری از کنفرانس­های اینترنتی عاملی باعث اختلال می­‌شود و این مسئله در مقایسه با جلسات سنتی­ به عنوان یک نقطه ضعف در نظر گرفته می‌­شود.

طبق تحقیقات Highfive، 40 درصد از جلسات با نوعی مشکل فنی مرتبط با سخت افزار یا نرم افزار مواجه می‌­شوند و میانگین زمان تلف شده برای حل مسائل، سه دقیقه است. برخی از رایج ترین مشکلات عبارتند از اتصالات اینترنت ناپایدار، مشکلات سازگاری نرم افزار و مشکلات صوتی.

درک بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس تحت وب بسیار مهم است زیرا به بهبود کیفیت ارتباطات در فضاهای مجازی، افزایش بهره‌وری کلی در کسب و کارها، افزایش کیفیت یادگیری در محیط‌های آموزشی و جلوگیری از موقعیت‌هایی که به طور اتفاقی خودتان را به شکلی غیرحرفه‌ای نشان می‌دهید، کمک می‌کند.

برای بررسی لیست کارهایی که باید انجام دهید و کارهایی که باید در وب کنفرانس از آن‌ها اجتناب کنید، ادامه مطلب را بخوانید.

همانطور که مفاهیمی مانند یادگیری ترکیبی و دورکاری رشد پیدا می‌کنند، نقش ارتباطات آنلاین همچنان گسترش می‌یابد. این امر درک برخی از بایدها و نبایدهای اصلی برای برگزاری کنفرانس تحت وب را برای همه ضروری می‌کند.

به هر حال، حتی قبل از تحولی که در اثر همه‌گیری کوید ۱۹ ایجاد شد، 55 درصد از شرکت‌ها اجازه دورکاری را به کارمندان خود می‌دادند و 30 درصد از کارمندان، کارکنان تمام وقت از راه دور محسوب می‌شدند. این آمار حتی مربوط به قبل از افزایش سریع آموزش از راه دور در مدارس و دانشگاه‌ها است، که به شدت به کنفرانس‌های اینترنتی نیز وابسته است.

در محیط های کاری و یادگیری که کنفرانس تحت وب نقش بسزایی دارد، خطاهای گفتاری و رفتاری و مسائل فنی می‌تواند تا حد زیادی مانع از کارآمدی این فرم ارتباطی شود درحالیکه هیچ کس نمی‌خواهد عامل ایجاد اختلالات غیر ضروری باشد. در این مقاله، نگاهی دقیق‌تر به برخی از بایدها و نبایدهایی می‌اندازیم که باید سعی کنید به خاطر بسپارید.

 

باید‌های ویدئو کنفرانس تحت وب

1. روی تجهیزات مناسب سرمایه گذاری کنید

تجهیزاتی که استفاده می‌کنید عامل مهمی در کسب و ایجاد یک تجربه مثبت یا منفی از کنفرانس تحت وب خواهند بود، بنابراین ارزش وقت گذاشتن برای یافتن بهترین گزینه‌ها را دارد. تجهیزاتی که استفاده می‌کنید معمولا به ماهیت وب کنفرانس بستگی دارند، اما برخی از تجهیزات متداول شامل وب کم و میکروفون می‌شوند.

اگر قرار است به طور منظم در کنفرانس‌های ویدئویی شرکت کنید، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که روی مانیتوری که مخصوص کنفرانس ویدئویی ساخته شده، سرمایه گذاری کنید. این مانیتورها اغلب شامل دوربین، میکروفون و صدای یکپارچه می‌شوند، در حالی که ویژگی‌های حفظ حریم خصوصی و صفحه‌نمایش با وضوح بالا را نیز ارائه می‌دهند تا کنفرانس‌های چند نفره را ایمن و پیگیری آن را آسان کند.

2. برای اطمینان از برقراری اتصال خود وقت بگذارید

قبل از اینکه کنفرانس تحت وب خود را شروع کنید، باید زمانی را برای آزمایش اتصال به اینترنت اختصاص دهید. ساده ترین راه برای انجام این کار، اجرای یک تست سرعت رایگان است تا بررسی کنید که سرعت اینترنت شما به اندازه کافی بالا است.

بسیاری از برنامه‌های کنفرانس ویدیویی، گزینه‌هایی را برای تست اتصال به اینترنت دارند که به شما این امکان را می‌دهد تا حسی از نحوه عملکرد اتصال خودتان در طول کنفرانس ویدیویی به دست آورید و همچنین به شما امکان می‌دهد سخت‌افزار خود را تست کنید. استفاده از این ویژگی‌ها راه مناسب دیگری برای جلوگیری از بروز مشکلات در طول جلسات، درس‌ها یا رویدادها است.

3. هرچه که موجب حواس پرتی می‌شود را حذف کنید

در نظر گرفتن اقداماتی برای جلوگیری از پرت شدن حواس دیگران کاملا ضروری است و به همان اندازه مهم است که اقدامات معقولی برای به حداقل رساندن احتمال پرت شدن حواس خودتان در طول یک کنفرانس تحت وب نیز انجام دهید. برخی از این موارد را می توان با اطمینان از اینکه راه اندازی ویدئو کنفرانس تحت وب شما در مکانی مناسب انجام می‌شود، به حداقل رساند اما بازهم اقدامات بیشتری وجود دارد که باید در نظر بگیرید.

به عنوان مثال، اگر تلفن همراه تان را نزدیک خود قرار دادید اما قرار نیست طی وب کنفرانس به آن نیاز داشته باشید، آن را خاموش کنید یا مطمئن شوید که خاموش است و از چک کردن مداوم آن خودداری کنید. همچنین باید مطمئن شوید که تلویزیون خاموش است و باید از باز کردن صفحات متعدد در مرورگر وب که مربوط به کنفرانس نیست، خودداری کنید.

4. برخورد اولیه خوبی داشته باشید

شما هرگز شانس دومی برای ایجاد تاثیر خوب در برخورد اولیه ندارید، این امر به ویژه در مورد کنفرانس تحت وب صادق است، که در آن مخاطبین بر اساس چند عامل محدود فورا در مورد شما قضاوت می‌کنند. یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای ایجاد یک تأثیر اولیه خوب این است که مطمئن شوید به موقع در جلسه حاضر می‌شوید و برای شروع کنفرانس آماده هستید.

علاوه بر این، بسته به ماهیت کنفرانسویدئویی، ممکن است لازم باشد به آنچه می‌پوشید و ظاهر خود توجه کنید. همچنین، به گفته Business Insider، زبان بدن شما می‌تواند نقش کلیدی در کنفرانس ویدئویی داشته باشد، بنابراین سعی کنید در وضعیت خوبی قرار داشته باشید، تماس چشمی خود را حفظ کنید، لبخند بزنید و سعی کنید اعتماد به نفس خود را نشان دهید.

مانند تمام جلسات حرفه‌ای، مهم است که در طول کنفرانس تحت وب به بهترین شکل ظاهر شوید. لباس‌های تک رنگ مناسب بپوشید و از پوشیدن لباس های با طرح‌ شلوغ پرهیز کنید. قبل از ورود به جلسه، ظاهر خود را چک کنید – مطمئن شوید که آرایش موها، دندان و چهره شما، در صورت دیده شدن، مناسب هستند. نکته آخر، مطمئن شوید که نور کافی در پشت دوربین کنفرانس شما وجود دارد تا از افتادن سایه های نامطلوب روی چهره خود جلوگیری کنید.

4 نباید در برگزاری کنفرانس تحت وب

• از پس زمینه شلوغ استفاده نکنید

اگر می‌خواهید در یک کنفرانس تحت وب نمایش خوبی داشته باشید، مهم است که پس‌زمینه ساده استفاده کنید که حواس‌تان را پرت نکند. اگر از خانه یا محل کار خود در جلسات ویدئو کنفرانس شرکت می کنید، زمانی را به بررسی محل و تجهیزات خود اختصاص دهید تا مطمئن شوید پس زمینه تا حد امکان تمیز و مرتب است.

بسیاری از سیستم‌های نرم افزار کنفرانس تحت وب، از جمله تیم‌های مایکروسافت و زوم، به شما امکان می‌دهند از پس زمینه دیجیتال استفاده کنید، که در شرایطی که نمی‌توانید خود را در یک مکان ایده آل قرار دهید، می تواند ارزشمند باشد. با این حال، اگر می‌خواهید از این ویژگی استفاده کنید، پس‌زمینه معقولی را انتخاب کنید که برای آن جلسه مناسب است.

• هنگام صحبت کردن افراد، حرف آن‌ها را قطع نکنید

همچنین بسیار مهم است که همه افرادی که در جلسات کنفرانس اینترنتی شرکت دارند از آداب اولیه پیروی کنند، به این معنی که از صحبت کردن بین حرف افراد یا قطع کردن حرف آن‌ها در وسط جمله اجتناب کنند. تحقیقات منتشر شده در نیویورک تایمز نشان می‎دهد که شنیده شدن صدای زنان در کنفرانس‌های ویدئویی و جلسات آنلاین بسیار دشوار است.

طی یک نظرسنجی از حدود 68000 نفر، بیش از نیمی از زنان گزارش کردند که در بحث‌های کاری دچار کم توجهی شده اند، در حالی که 38 درصد گفتند که تجربه کرده‌اند که دیگران به ایده هایشان اهمیت می‌دهند. برای موفقیت آمیز بودن کنفرانس تحت وب، همه باید احساس کنند که حق صحبت کردن دارند و این امر گاهی اوقات شما را ملزم به سکوت می‌کند.

• وسوسه نشوید که چند کار را همزمان انجام دهید

هنگام شرکت در یک ویدئو کنفرانس تحت وب، ممکن است وسوسه شوید که چند کار را همزمان انجام دهید، خواه این به معنای خواندن مطلب دیگری در صفحه کامپیوتر باشد یا ادامه دادن به کاری که قبل از جلسه انجام می‌دادید. با این حال، اجتناب از این کار به چندین دلیل مهم است.

اولاً، اگر دیگران از طریق وب‌کم شما را می‌بینند، ممکن است متوجه شوند که شما به کنفرانس تحت وب توجه دارید و به کار دیگری مشغول نیستید. این کار نه تنها می‌تواند بی‌ادبانه به نظر برسد، بلکه ممکن است حواس سایر شرکت کنندگان را نیز پرت کند. علاوه بر این، اگر توجه نکنید، ممکن است اطلاعات مهم یا فرصتی را برای یک مشارکت ارزشمند از دست بدهید.

• از به کار بردن دکمه بی‌صدا نترسید

همانطور که در یکی از مقالات Entrepreneur.com اشاره شده، دکمه بی‌صدا کردن میکروفون شما می‌تواند در بهبود کیفیت کنفرانس تحت وب برای دیگران بسیار ارزشمند باشد. در صورت امکان، سعی کنید زمانی که صحبت نمی‌کنید یا احتمال می‌دهید نیازی نباشد که به سرعت جواب بدهید یا حرف بزنید، میکروفون خود را بی صدا کنید.

بی‌صدا کردن میکروفون به این ترتیب از دریافت هر گونه صداهای ناخواسته پس‌زمینه و همچنین صداهایی که ممکن است پخش شود، از تنفس ساده گرفته تا نوشیدن یک فنجان قهوه تا تایپ کردن صفحه‌کلید و بوق ماشین، جلوگیری می‌کند. البته، شما همچنین باید عادت کنید که هر بار که باید صحبت کنید، میکروفون را روشن کنید.

جمع بندی

ظهور آموزش از راه دور، دورکاری و مدل‌های ترکیبی، کنفرانس تحت وب را به بخشی اساسی از زندگی مدرن تبدیل کرده‌است. در صورت استفاده مؤثر، ویدیو کنفرانس‌های تحت وب می‌توانند به گرد هم آوردن افراد، از بین بردن موانع سنتی مرتبط با مکان فیزیکی کمک کنند، و روش‌های بسیار انعطاف‌پذیرتری را برای آموزش و اشتغال فراهم کنند.

آشنایی با مزایا و معایب مختلف ویدئو کنفرانس تحت وب، به سازمان­‌ها و شرکت­‌ها این امکان را می‌­دهد تا درک خود را از فناوری بهبود ببخشند و جلسات بهتری را برگزار کنند. دانستن مزایایی مانند شکستن موانع جغرافیایی، بهبود تعادل کاری و زندگی کارکنان و صرفه جویی در زمان و هزینه بسیار مهم است.

با این وجود، مهم است که برای درک برخی از بایدها و نبایدهای اصلی کنفرانس تحت وب نیز وقت بگذارید. هنگامی که این آگاهی را داشته باشید، کمتر احتمال دارد که حواس دیگران یا خودتان را پرت کنید، مرتکب اشتباهات یا خطاهایی در آداب معاشرت شوید، یا بر کیفیت کلی ارتباط، تأثیر منفی بگذارید.

درک این نکته مهم است که اگر بخواهیم به‌عنوان یک فرد موثر، محیط کنفرانس ویدیویی را بهتر تقویت کنیم، باید در مورد مزایا و معایب همکاری از راه دور و ابزارهای مناسب برای پشتیبانی نیز بیاموزیم.

در عین حال، کنفرانس تحت وب  نیاز به سرمایه گذاری اولیه دارد و مسائل فنی تا حدودی اجتناب ناپذیر است، اگرچه می­‌توان اقداماتی برای کاهش آن‌ها انجام داد.

علاوه بر این، استفاده مکرر از ویدئو کنفرانس برای دورکاری می‌­تواند منجر به مشکلاتی در مورد انزوای اجتماعی شود و هر گونه مشکل مرتبط باید با دقت و دلسوزانه مدیریت شود.

شماره تلفن: 02142981

شماره واتس اپ: 09103334800

منبع

https://www.viewsonic.com/library/business/advantages-and-disadvantages-of-web-conferencing/