اصول ویدئو کنفرانس در دورکاری

الزامات شرکت در یک جلسه ویدئو کنفرانس

قبل از جلسه

احتمالاً این جمله را شنیده اید: “با عدم آماده سازی برای یک جلسه، خود را برای شکست آماده می کنید.” اگرچه ممکن است این موضوع همیشه و قطعی نباشد، اما حقیقت آن غیرقابل انکار است و برای همه زمینه های زندگی از جمله شیوه های همکاری از راه دور قابل تامل است. بسیاری از جنبه های آماده شدن برای برگزاری ویدئو کنفرانس آنلاین همانند آمادگی برای یک جلسه حضوریست. چه در یک اتاق باشید و چه در کشورهای مختلف، باید اطلاعات مربوط به شرکت ها یا افراد شرکت کننده را جمع کرده و گزارشات و یادداشت های قابل ارائه را مرور نمایید. اما فاصله بین شرکت کنندگان در جلسه چالش های آمادگی منحصر به فردی را ایجاد می کند.

در اینجا چند نکته برای غلبه بر این چالش ها آورده شده است:

• اتاق جلسه مناسب را انتخاب کنید

اگر می توانید یک مکان خصوصی برای برقراری تماس پیدا کنید و اگر نمی توانید از هدفون برای به حداقل رساندن صداهای مزاحم اطراف استفاده نمایید. اگر هم اتاقی، همسر یا اعضای خانواده شما حضور دارند و از خانه دور کاری می کنند یا با شما در خانه زندگی می کنند، پیش از شروع تماس ویدیویی آن ها را با خبر کنید که می خواهید در یک جلسه حضور داشته باشید تا مزاحمت‌های آن ها به حداقل برسد.

دستگاه یا دوربین خود را به نحوی تنظیم کنید که تصویر شما بدون هیچ گونه مانعی و به وضوح دیده شود. خیلی دور از دوربین یا بسیار نزدیک به آن نیز ننشینید. اگر از دوربین جداگانه استفاده می کنید آن را نزدیک صفحه نمایش قرار دهید. بهتر است دوربین را نزدیک سطح چشم خود قرار دهید به این ترتیب زمانی که به صفحه نمایش نگاه می کنید به نظر می‌رسد که در چشمان مخاطبی که با او صحبت می کنید، خیره شده اید.

 مطمئن شوید که صورت شما کاملاً روشن است. نور طبیعی و نوری که از یک جهت می تابد بهترین حالت خواهد بود. البته نوری که از بالای سر تابیده می شود نیز نتیجه خوبی دارد اما در صورتی که نور از پشت سر شما بتابد چهره تان به سختی دیده می شود. اگر نمی توانید نوری که از پشت تابیده می شود را تغییر دهید سعی کنید یک چراغ دیگر در قسمت جلو و در یک طرف صورت خود قرار دهید.

اطراف خود را تمیز کنید. پیش از شروع تماس تصویری دوربین خود را روی لپ‌تاپ روشن کنید و یا دوربینی که خارج از لپ‌تاپ قرار دارد را تنظیم کنید تا بتوانید ببینید در پس زمینه شما چه چیزهایی دیده می شود و بررسی کنید که آیا با آنچه که در تماس ویدئویی نشان داده می شود مشکلی ندارید. لباس هایی را که اطراف افتاده از صحنه خارج کنید و مطمئن شوید که هر چیزی که روی دیوارها آویزان است جلوه خوبی دارد و البته می توانید در صورتی که زمان کافی برای مرتب کردن فضای خود ندارید از یک پس زمینه مجازی استفاده کنید.

سعی کنید یک اتاق جلسه ای را انتخاب کنید که برای ویدئو کنفرانس بهینه شده باشد، از صوت گرفته تا نورپردازی و غیره. محصولات حرفه ای برند Aver مانند VC520 Pro به شما کمک می کند تا از مشکلات مشترک محیط جلسات عبور کنید. مشکلاتی مانند انعکاس صدا، نور پس زمینه و … هرچه فضای شما آماده تر باشد ، ارتباط شما واضح تر و احتمال موفقیت شما بیشتر خواهد بود.

 

• لباس مناسب را انتخاب کنید

یکی از مهمترین مزایای کار کردن از خانه این است که می‌توانید در کل روز سویشرت و لباس های راحت به تن کنید اما هنگام برقراری تماس ویدئویی چنین ظاهری مناسب نیست. در ویدئو کنفرانس نیز باید همانطور که در جلسات حضوری حاضر می شدید لباس بپوشید و مطمئن شوید که تمام دستورالعمل های لازم برای نحوه پوشش در محل کار را رعایت کنید. نیازی نیست که فراتر از این عمل کنید به عنوان مثال در صورتی که به طور معمول این کار را انجام نمی دهید حتماً بخواهید آرایش کنید. داشتن ظاهری آراسته، معقول و منطقی به نظر می‌رسد.

بهتر است از پوشیدن لباس های راه راه یا پرنقش و نگار خودداری کنید چون احتمالا روی تصویر دوربین اختلال ایجاد می کند. پوشیدن لباس به رنگ سفید روشن یا بلوز سیاه ممکن است موجب شود دوربین نور را به طور خودکار تنظیم کند و چهره شما به خوبی دیده نشود. بهتر است لباسهایی با رنگ زننده نپوشید البته جلب توجه کردن در شرایط مناسب مانعی ندارد.

لباسی که برای برگزاری کنفرانس آنلاین مورد استفاده قرار می گیرد با لباسی که مناسب برای جلسه حضوری است کمی متفاوت است. استفاده از لباس های چهارخانه و راه راه و همچنین لباس هایی که همرنگ یا نزدیک به رنگ پوستتان یا محیط اطراف است می توانند مشکلاتی برای بینندگان طرف مقابل از جمله تاری یا تغییر در تصویر واقعی ایجاد نمایند. در اینجا چند نکته از متخصصان آورده شده است:

رنگ ها: استفاده از رنگ های گرم

الگوها: استفاده از پارچه های با طرح ساده

• برقراری تماس را امتحان کنید

فکر خوبی است که نرم افزار ویدئو کنفرانس را قبل از شروع تماس امتحان کنید به خصوص اگر تابحال از آن استفاده نکرده اید. همچنین از قوی بودن سیگنال وای فای خود و متصل بودن دستگاهتان به برق یا فول بودن باتری آن مطمئن شوید

• قابلیت همکاری داشته باشید

اطمینان حاصل کنید که از بستر ویدئو کنفرانس مناسب استفاده می کنید. شاید شما برای حفظ امنیت عادت داشته باشید از کنفرانس نقطه به نقطه استفاده کنید، اما همه کسانی که می خواهید با آن ها ارتباط داشته باشید ممکن است امکانات شما را نداشته باشند. پس نیاز است بتوانید  بطور مثال از وبکم حرفه ای VC520 Pro Aver استفاده کنید تا با اتصال آن به لپ تاپ خود این امکان را فراهم نمایید تا طرف مقابل تنها با یک برنامه تماس ویدیویی مانند WhatsApp یا EZMeetup با شما یک کنفرانس ویدئویی برقرار نماید.

 

• مناطق زمانی خود را بشناسید

همیشه به یاد داشته باشید که اوقات خوب و مناسبی را برای برقراری یک ارتباط ویدئویی انتخاب نمایید. جلسات اول وقت و زمانی که همه سرحال و با انرژی هستند می تواند به رسیدن به اهداف شما کمک نماید. زمان یک جلسه ویدئویی همانند یک جلسه حضوری می تواند بسیار اثر گزار و تعیین کننده باشد.

پس از آماده شدن برای یک جلسه از راه دور مانند انتخاب فضای مناسب برای جلسات ، لباس مناسب و استاندارد و زمان اثرگذار می توانید کار را شروع کنید. سال ها تجربه به شما آموخته که چگونه یک جلسه موفق برگزار کنید. آنچه شما پیشتر در مورد برگزاری یک جلسه حضوری می دانستید می بایست با نکات ریز دیگری تلفیق گردد تا شما مطمئن شوید که واقعاً برای استقبال از میهمان مجازی خود آماده هستید.

از تجهیزات کنفرانس ویدیویی با کیفیت بالا استفاده کنید

تجهیز به دوربین های کنفرانس ویدیویی و بلندگوهای با کیفیت بالا در اصل سرمایه گذاریست نه هزینه. در هنگام یک جلسه حضوری شما شرایط محیطی را طوری فراهم می نمایید که انتقال مطالب به بهترین شکل ممکن انجام شود، پس چرا باید از دوربین ها و بلندگوهای بی کیفیت برای برگزاری کنفرانس آنلاین استفاده نمایید که نتیجه ای جز از بین رفتن کلیه زحمات شما در پی ندارد؟ اگر یک تماس ویدیویی به طور مداوم با خرابی های فنی و کیفیت پایین صدا و تصویر مواجه شود مسلما شما به خیلی از چیزها از جمله اعتبار، شریک تجاری و مشتریان خود را بواسطه ارتباط نا صحیح از دست خواهید داد. طیف گسترده ای از راه حل های ویدئوکنفرانسی  با کیفیت عالی به راحتی در دسترس است بشرط آنکه اهل سرمایه گذاری باشید و با باتجربه ها مشورت نمایید. با استفاده از تجهیزات با کیفیت مانند Aver VC 520 pro کارایی و بهره وری جلسات ویدئوکنفرانسی خود را به حداکثر برسانید.

شرکت کنندگان از راه دور احساس کنند در اتاق جلسه هستند

هر چه یک ارتباط ویدئو کنفرانسی با کیفیت تر و هر چه به جزئیات بیشتر توجه گردد همکاران، شرکار تجاری و مشتریان شما ارتباط حسی مناسب تری با شما برقرار می نمایند که این موضوع منتج به رسیدن به اهداف عالی سازمانی می گردد. این ترفندها را امتحان کنید:

دوربین خود را در سطح چشم قرار دهید. به شما امکان می دهد در هنگام تماشای صفحه نمایش تماس طبیعی چشمی خود (Eye Contact) را حفظ کنید. در غیر این صورت ، شرکت کنندگان در جلسه احساس خواهند کرد که شما بالای سر آن ها یا پایین میز مقابل خود را نگاه می کنید.

از دستگاهی با قابلیت استفاده از پهنای باند مناسبتر و کمتری برای ایجاد ارتباط استفاده نمایید از این طریق شما می توانید با هزینه های زیرساختی پایین تر، کیفیت بالاتری را بدست بیاورید. استفاده از دوربین های حرفه ای ویدئو کنفرانس با بزرگنمایی متناسب با سالن جلسات. برای یک اتاق 12 متری با 4 شرکت کننده یک دوربین با بزرگمایی 5 برابر  (5X optical zoom) کافیست این در حالیست که شما برای یک سالن جلسه 10 متری با 30 شرکت کننده نیاز به یک دوربین با قابلیت 12 برابر (12X optical zoom) می باشد تا بتواند جزئیات یک جلسه را به تصویر بکشد.

با استفاده از تکنولوژی های روز از جمله تشخیص چهره به چهره و قابلیت هایی که در بالا ذکر شد، اطمینان حاصل کنید که یک ارتباط ویدئو کنفرانسی با حداکثر بهره وری برقرار می شود که کلیه اهداف یک ارتباط از راه دور را پوشش می دهد.

روزها و ساعت ها وقت خود را برای برگزاری کنفرانس آنلاین و از راه دور صرف کرده اید، با این حال ، کار شما هنوز کاملاً تمام نشده است. هر کاری که بعد از جلسه با همه شرکت کنندگان در اتاق انجام می دهید ،همچنان حاوی یک یا دو چرخش مجازی است. همانطور که در عنوان قول داده شده است، در اینجا چند نکته برای به حداکثر رساندن موفقیت خود پس از یک جلسه ویدیویی آورده شده است.

 

مستند سازی بلافاصله در حین و بعد از جلسه

نتایج مثبت جلسه برگزار شده را با فراموش کردن مواردی که در مورد آن ها در حین جلسه مطرح شده در ندهید. حتما وقت بگذارید تا بلافاصله گام های بعدی را بردارید در حالی که اطلاعات فوق العاده تازه هستند. وقتی این کار را می کنید، داشتن یک فناوری مناسب بسیار مفید است.  داشتن قابلیت ضبط و آرشیوسازی جلسات به شما کمک می کند تا بتوانید کلیه مطالب را همیشه و برای برگشتن به آن ها در اختیار داشته باشید. این امر باعث می گردد تا با دقت بسیار بالا و بر اساس اتفاقات واقعی رخ داده در جلسه امور را پیگیری و به اهداف مطلوب نیل نمایید.

تماس مستمر

ضروری است که شما با افراد بصورت مستمر در ارتباط باشید. افراد با استعداد و متعهد همیشه آنچه را که می گویند انجام می دهند و ما نباید تعجب کنیم که این کار را نمی کنند. مردم به جهات مختلف کشیده می شوند و بیش از حد مشغول کار زیاد هستند. اگر می خواهید پروژه ای به اتمام برسد ، باید پیگیری دقیق و مداوم داشته باشید. در غیر این صورت، ایده های غنی به راحتی کنار  می روند. ما تماس های ویدئویی و از طریق ویدئو کنفرانس را بصورت مستمر و روتین پیشنهاد می کنیم. استفاده از این تکنولوژی بدلیل راحتی در برقراری ارتباط برای کلیه پیگیری توصیه می شود، زیرا پیام های متنی و ایمیل ها به راحتی نادیده گرفته شده و فراموش می شوند.

8 کاری که نباید هنگام ویدئو کنفرانس از خانه انجام دهید

هر محیط اجتماعی و حرفه‌ای، قوانین آداب معاشرت خود را دارد. با توجه به اینکه جلسات از اتاق هیئت مدیره به اتاق نشیمن ما منتقل شده، مهم است که در یک پلت فرم مجازی، همچنان حرفه‌ای به نظر برسیم. اما کنفرانس ویدئویی می‌تواند موجب بروز خطاهای بررگ و کوچک زیادی شود. به خواندن لیستی از هشت موردی که باید هنگام شرکت در ویدئو کنفرانس از خانه دوری کنید، ادامه دهید.

پیشرفت در فناوری مدرن و انتظارات در حال تحول از کارکنان به بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده است تا مزایای کنفرانس ویدیویی در خانه را درک کرده و از آن استقبال کنند. از انعطاف پذیری گرفته تا احتمال تقویت روحیه، مزایای زیادی وجود دارد که باید از آن‌ها آگاه بود، اما مشکلات احتمالی نیز وجود دارد.

در این خصوص می‌توان گفت، کسانی که در تماس‌های ویدیویی شرکت می‌کنند، از ناکارآمدی، حواس‌پرتی، و مسائل فنی خوششان نمی‌آید، در عین حال خطاهای اجتماعی نیز وجود دارد که می‌تواند باعث شود همکاران به اشتباه درباره شما قضاوت کنند. در این مقاله، با تمرکز بر هشت کاری که هرگز نباید انجام دهید، برخی از مشکلات ویدئو کنفرانس را بررسی می کنیم.

بررسی مشکلات ویدئو کنفرانس از خانه

1. از پوشیدن لباس‌های نامناسب هنگام شرکت در ویدئو کنفرانس از خانه خودداری کنید

در حالی که کنفرانس ویدیویی به شما این امکان را می‌دهد که به راحتی از خانه خود با همکاران خود ارتباط برقرار کنید، هنوز باید ظاهری زیبایی داشته باشید. به هر حال، شما هنوز هم در محل کار حضور دارید – البته به صورت مجازی. با در نظر گرفتن این موضوع، مهم است که از پوشیدن لباس نامناسب برای چنین موقعیتی خودداری کنید.

مگر در مواردی که به طور خاص به شما گفته شده هر نوع پوششی قابل قبول است، باید از پوشیدن لباس‌های غیررسمی خودداری کنید، زیرا پیژامه انتخاب بسیار غیرحرفه‌ای است. البته نیازی به پوشیدن لباس رسمی نیز نخواهید داشت، با توجه به اینکه باید مراقب نحوه ظاهر شدن خود جلوی دوربین کنفرانس باشید، بهتر است سعی کنید به یاد داشته باشید که در یک جلسه کاری هستید.

شما باید لباس‌های تک رنگ  و تا حد امکان ساده انتخاب کنید. اگر دوست دارید زیورآلات داشته باشید، تا حد امکان سعی کنید ساده و کوچک باشند. مراقب نظافت خود نیز باشید – موهای شما باید مرتب و تمیز باشند. در کل، فقط به یاد داشته باشید که شما هنوز در یک فصای شرکتی هستید که این نیاز به سطحی از حرفه‌ای بودن دارد.

2. از دکمه بی صدا برای میکروفون خود غافل نشوید

اکثریت قریب به اتفاق برنامه‌های کنفرانس ویدیویی دارای گزینه‌هایی برای بی‌صدا کردن میکروفون شما هستند، و شما باید یاد بگیرید که از آن استفاده کنید. در واقع سعی کنید هر زمانی که صحبت نمی کنید، عادت کنید که دکمه بی صدا را فشار دهید. سپس، زمانی که نیاز به مشارکت در بحث دارید، می‌توانید صدای خود را از این حالت کنید. اگر عاقلانه از دکمه بی صدا استفاده کنید، می توانید شانس بروز فاجعه در کنفرانس ویدیویی را تا حد زیادی کاهش دهید.

صداهای پس‌زمینه‌ای که میکروفون شما دریافت می‌کند می‌تواند حواس دیگران را در تماس ویدیویی پرت کند، در حالی که این پتانسیل وجود دارد که میکروفون شما چیزهایی را که نمی‌خواهید، مانند گفتگوی اعضای خانواده که در خانه همراه شما هستند، بگیرد. برخی از بدترین موارد خطا در کنفرانس ویدئویی شامل افرادی می‌شود که فکر می کنند با خودشان صحبت می‌کنند، درحالیکه میکروفون آن‌ها هر کلمه‌ای را دریافت کرده و منجر به خجالت و حتی اقدامات انضباطی می شود.

3. در صورت امکان از نشان دادن واکنش خنثی یا منفی با زبان بدن خودداری کنید

مطالعات مختلف در طول سال‌ها تلاش کرده‌اند تا به نقش زبان بدن در ارتباطات بپردازند. به عنوان مثال، ممکن است در مورد قانون 7-38-55 شنیده باشید که می‌گوید فقط 7 درصد از ارتباطات از طریق کلام بیان می‌شود، در حالی که 38 درصد از مفهوم از طریق لحن و 55 درصد باقیمانده، زبان بدن است.

با ویدئو کنفرانس، این 55 درصد به همان اندازه قابل توجه است، بنابراین باید مراقب زبان بدن خود باشید. ایجاد یک تأثیر خوب در طول یک کنفرانس ویدیویی نیز مهم است. سعی کنید در مورد آنچه که حالات صورت شما ممکن است نشان دهد آگاه باشید و یک حالت خوب به خود بگیرید. اینکه بخواهید صورت خود را به دستان خود تکیه دهید، خیلی متداول است اما ممکن است بر نگرش یا تعهد شما نسبت به جلسه مجازی تاثیر بگذارد.

تماس چشمی بخش مهم دیگری از ارتباطات است، حتی اگر به دوربین خیره شده باشید. وب کم خود را طوری قرار دهید که بتوانید به صفحه نمایش خود نگاه کنید تا درگیر و متمرکز به نظر برسید. یک مانیتور کنفرانس ویدیویی خوب دارای یک وب‌کم داخلی است که به طور هوشمندانه برای اطمینان از حداکثر تماس چشمی قرار گرفته است. برخی از وب کم‌ها حتی ممکن است ویژگی‌های ارگونومیک داشته باشند تا بتوانید صفحه را به بهترین شکل نسبت به سطح چشم خود کج کنید و همچنان ظاهر خوبی داشته باشید.

4. سعی کنید جایی قرار نگیرید که حواس شما را پرت کند

با ظاهر شدن در ویدئو کنفرانس، قضاوت همکاران شما درباره طراحی داخلی شما شروع می‌شود. برای حضور موثر در ویدئو کنفرانس، باید مطمئن شوید در جایی قرار دارید که در طول جلسه باعث حواس پرتی دیگران نشوید، بنابراین سعی کنید از مناطقی از خانه که ممکن است در هم ریختگی یا فعالیت احتمالی پشت سر شما وجود داشته باشد، اجتناب کنید.

خودتان را در مقابل یک پس‌زمینه ساده و تک رنگ با دکوراسیونی شیک قرار دهید و هرگونه درهمریختگی مانند سیم‌های کامپیوتری قابل مشاهده و لباس‌های پخش و پلا شده را از دید دوربین خارج کنید. بهتر است به منبع نور نیز توجه داشته باشید. اگر به نور طبیعی خورشید دسترسی ندارید، می توانید جلوی نور چراغ مطالعه قرار بگیرید تا نور را به طور یکنواخت برای نماهای نزدیک بهتر توزیع کند.

بدیهی است که همه افراد،  اتاقی با دید مناسب ندارند، پس بهترین گزینه برای شرکت در ویدئو کنفرانس، استفاده از پس زمینه دیجیتال است. در برخی موارد، اگر خانه شما فضای خالی زیادی برای کار نداشته باشد، ممکن است قرار گرفتن در جای مناسب دشوار باشد. باید مراقب باشید و پس‌زمینه ثابتی را انتخاب کنید که حرفه‌ای باشد.

5. هرگز بدون آمادگی وارد یک تماس ویدئویی کاری نشوید

هیچ چیز ناامیدکننده‌تر از شرکت در یک کنفرانس ویدیویی نیست که در آن افراد آمادگی لازم را ندارند، بنابراین باید اقداماتی را انجام دهید تا دلیل ناامیدی دیگران نباشید. این بدان معناست که شما باید برای آماده شدن به منظور شرکت در کنفرانس ویدیویی وقت بگذارید. چه در حال سازماندهی یک جلسه باشید و چه صرفاً شرکت کننده باید این نکته را رعایت کنید.

اقداماتی که باید انجام دهید، شامل اطمینان از این مسائل می‌شود که دلیل برگزاری جلسه را درک کرده‌اید پس باید از قبل کارهای آماده‌سازی لازم را انجام داده باشید. علاوه بر این، باید برای اطمینان از عملکرد تجهیزات و اتصال اینترنت خود زمان بگذارید. اگر بتوان مسائل فنی را زودتر از موعد مورد بررسی قرار داد، می‌توان از تاخیرها یا اختلالات غیرضروری جلوگیری کرد.

6. هنگام صحبت کردن افراد دیگر وسط حرف آن‌ها نپرید و صحبت آنها را قطع نکنید

یکی از بزرگترین مشکلات در ویدئو کنفرانس،  قطع صحبت افراد هنگام صحبت کردن است. اگر شما فردی هستید که معمولا صحبت افراد را قطع می‌کنید باید تلاش کنید تا این عادت را کنار بگذارید.

کنفرانس ویدئویی تنها زمانی می‌تواند واقعاً موفق باشد که شرکت‌کنندگان فرصت مناسبی برای مشارکت در بحث، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و پرسیدن سؤال داشته باشند. همانطور که مقاله ای در گاردین (article for The Guardian) اشاره می کند، مردان تمایل خاصی به تسلط بر مکالمات دارند، اما گاهی اوقات مهم است که یک قدم، عقب بنشینید و اجازه دهید دیگران نظر خود را بیان کنند.

کسانی که در موقعیت‌های تاثیرگذار قرار دارند نیز می‌توانند زمانی که یکی از اعضا، صحبت دیگری را قطع می‌کند با اشاره به موقع به فردی که صحبت او قطع شده اجازه دهند، صحبت خود را تکمیل کند. اگر نیاز به ارائه نظر یا پیشنهاد دارید، برخی از پلتفرم‌های کنفرانس ویدیویی دکمه « hands-up» را ارائه می‌کنند که نشان می دهد، می‌خواهید صحبت کنید. اغلب، میزبان جلسه در صورت امکان به شما فرصت می‌دهد تا افکار خود را بیان کنید.

7. در برابر وسوسه خارج کردن بحث از موضوع مقاومت کنید

جلسات کاری یک عنصر اجتماعی دارند، اما باید هدف مشخصی نیز داشته باشند. گاه به گاه رفتن به حاشیه قابل درک است و جلسات می‌توانند با اظهارات تاحدودی خارج از موضوع کاملاً خوب پیش برود، اما باید تمرکز اصلی را روی موضوع مورد نظر قرار دهید و سعی کنید تا حد امکان به آن پایبند باشید.

تحقیقات منتشر شده توسط هاروارد بیزینس ریویو نشان داد که 71 درصد از مدیران ارشد احساس می‌کنند جلسات کاری آن‌ها “غیرمولد و ناکارآمد” است. با در نظر گرفتن این موضوع، بسیار مهم است که سعی کنید نظرات، سوالات و مشارکت های مرتبط با هدف جلسه را اولویت بندی کنید. در صورت بروز بحث‌های نامربوط، افراد بسیار بیشتر احساس می‌کنند که وقتشان تلف شده است.

8. از انجام چند کار غیر ضروری یا حواس پرتی در طول جلسه خودداری کنید

در حالی که کار از راه دور مزایای بسیار زیادی برای کارمندان و کارفرمایان دارد، مشکلات یا مسائل بالقوه‌ای نیز در کار کردن از خانه وجود دارد که مداخله اطرافیان مثال خوبی از آن است. برای اینکه بیشترین بهره را از ویدئو کنفرانس ببرید، باید از انجام چند کار غیر ضروری اجتناب کنید و تمرکز خود را حفظ کنید.

به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که حواس‌تان به سایر مسائل مربوط به کار، مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا تلاش برای ادامه کار در حین جلسه، پرت شده  یا ممکن است به شیوه‌های دیگری مانند خوردن ناهار در حین تماس ویدیویی یا استفاده از تلفن هوشمند خود برای مرور اینترنت، مداخلاتی ایجاد کنید. اما توصیه می کنیم تمام این مداخلات را حذف کنید چون باید عوامل حواس پرتی را حذف کرده و به جلسه توجه کامل داشته باشید.

دورکاری گروهی: چگونه حتی وقتی کنار هم نیستیم، با هم کار کنیم!

همانطور که شرکت هایی در سرتاسر جهان کار خود را با کارمندان در منزل پیش می برند، برخی از سازمان ها در حال تبدیل شدن به یک مدل دورکاری گروهی با ترکیبی از کارمندان درون دفتری و کارمندان دورکار هستند. برای بسیاری از افراد، ساختمان شرکت نشاندهنده انسجام کاری است، اما نیروی کار پراکنده، نگه داشتن کارمندان و درگیر کردن آن ها با شرایط کاری کمی چالش برانگیز می شود. دورکاری علاوه بر ایجاد حس جدا و ایزوله شده،  ممکن است کارمندان را دچار کمبود انگیزه کند چون همکاران خود را در کنارشان نمی بینند.

در ادامه با برخی از بزرگترین چالش هایی که نیروی کار در دورکاری گروهی با آن مواجه می شود و استراتژی هایی برای غلبه بر این موانع را بیان می کنیم.

دورکاری گروهی، بیشتر از همیشه در زمان همه گیری ویروس کرونا COVID-19 اهمیت یافت.

عدم قطعیت فعلی و ناشناخته های مربوط به ویروس COVID-19 می تواند به شدت بر سلامت روان ما اثر گذارد و منجر به افزایش حس استرس و اضطراب گردد. هرچه شرکت ها مدت زمان طولانی تری را از راه دور کار کنند، فرهنگ سازی برای دورکاری گروهی از اهمیت بیشتری برخوردار می گردد. گردهمایی های مجازی، کنفرانس های ویدئویی و برنامه های پیام رسان و چت، منابع بزرگی برای تقویت کمک به کار گروهی از راه دور به شمار می آیند. این ابزارها نه تنها باعث افزایش بهره وری می شوند بلکه جداسازی و ایزوله کردن را نیز از بین برده و بین همکاران همدلی بوجود می آورند.

حداکثر بهره وری با 8 استراتژی دورکاری گروهی

بمنظور به حداکثر رساندن بهره وری و تجربه رو به رشد، شما باید بر این موانع فایق آمده و روش های بهتری را برای انجام تجارت کشف کنید. خوشبختانه، استراتژی هایی وجود دارند که شما می توانید از آن ها به جهت بهبود دورکاری گروهی استفاده کرده و محیط منسجم تری را در بین همکاران بوجود آورید.

1. تعاملات رو در رو را در اولویت قرار دهید

ارتباطات رو در رو بخش غیرقابل جایگزین از  فرهنگ شرکت بوده و آنچه ضروری است اولویت بندی تعاملات رو در رو و برگزاری جلسات هدایت تیم از طریق تماس های تصویری در حد امکان می باشد. زمان رویارویی با همکاران خود از راه دور، نه تنها حس دوری و فاصله فیزیکی از بین می رود، بلکه اشتیاق بیشتری را بوجود می آورد و احساس ایزوله شدن از محیط کاری کم می شود.

2. هنجارهای دورکاری را تعیین کنید

هنگام تبدیل به یک نیروی کار پراکنده، بهتر است که هنجارهای محل کار را بطور واضح و مختصر شکل دهید تا بتوانید تیم خود را برای حصول موفقیت تنظیم کنید. برای مثال، سعی کنید جلسات هفتگی ویدئویی در طول ساعات کاری هر فرد ترتیب دهید و بمنظور برقراری ارتباط، انجمن هایی را برای تیم راه بیاندازید که کارآمد بوده و شامل تمامی نفرات می باشد.

3. زمینه های ارتباطی غیر رسمی را فراهم آورید

یکی دیگر از مولفه های اصلی و مهم برای ایجاد فرهنگ دورکاری گروهی ، برقراری ارتباط غیر رسمی است. چون همکاران از راه دور نمی توانند دور هم جمع شوند، شما باید گزینه های دیگری را برای چت و صحبت پیرامون مباحث غیرکاری پیدا کنید. در نظر بگیرید که هر جلسه را با سوالی غیر رسمی آغاز کنید، و یا حتی ساعات شاد مجازی ایجاد کنید.

4. از ابزارهای مشترک استفاده کنید

همکاری یکی از بخش های اصلی هر محل کار با عملکرد خوب می باشد و حتی می تواند برای انسجام کارمندان راه دور، مهمتر هم باشد. خوشبختانه، منابع متعددی برای کمک به شما جهت ادغام تلاش های مشترک در عملیات روزانه در دسترس هستند. از جلسات همراه با وایت بردهای هوشمند گرفته تا کنفرانس های ویدئویی و بسیاری از پلتفرم ها و سیستم های G Suite، همکاری بین تیم شما در حال حاضر ساده تر شده و بیش از پیش در دسترس می باشد.

5. اهدافی که کل تیم را درگیر می کند، مشخص کنید

برای رسیدن به بالاترین سطح از بهره وری، لازم است هر عضو تیم اهداف جمعی گروه را درک کند، همانطور که درکی از اهداف فردی مربوط به خود دارد. تعریف واضح و صریح اهداف در ایجاد تمرکز و تقویت روحیه مفید می باشد، آن ها همه را با یک دید مشترک متحد کرده و می توانند بر روی اهداف اصلی تیم با هم کار کنند. بمنظور کمک به ردیابی اهدافتان و ماندن در کار، می توانید از ابزارهای مدیریت پروژه همانند Asana, Jira یا Monday.com استفاده نمائید.

6. برای اهداف تیم مهلت و تاریخ تحویل تعیین کنید

مهلت های زمانی جزء لازم برای بهره وری پروژه های کاری هستند، چراکه اهداف را انتزاعی تر می کنند. کار در یک بازه زمانی از پیش تعریف شده، یک روش محسوس و فعالانه است که به اعضای تیم کمک می کند تا با انگیزه بر روی کار باقی بمانند. در حالت ایده آل، اهداف در دسترس هستند اما در عین حال نیز چالشی را برای تیم فراهم می آورند تا با آن مقابله کنند.

7. فرآیند پاسخگویی را توسعه دهید

بدون تلاش برای پاسخگویی اختصاصی، حقیقتا هیچ کار تضمینی به موقع انجام نمی شود. به همین دلیل، پیگیری منظم فرآیند پیشرفت تیم برای مدیران، امری حیاتیست. حتی اگر این کار از طریق کنترل بین هفته ای یا تماس های تصویری پایان هفته باشد، هر فرآیند کاری را به بهترین نحو برای گروه خود شرح دهید و همراه آن ها شوید تا به پیشرفت پروژه دست یابید.

8. هیچ یک از اعضای تیم را فراموش نکنید

زمانیکه مدیران کار را با پاسخگویی دنبال می کنند، نیاز دارند تا مطمئن شوند که به هر یک از اعضای گروه دسترسی دارند. دورکاری گروهی به شمول کار بستگی دارد، بنابراین ضروری است که با هر فردی در تماس باشید. هیچ کس نباید در گروه نادیده گرفته شود یا به حساب آورده نشود، بلکه در عوض، باید شبکه ثابتی باشد که همه افراد تیم را حمایت کند.

جلسات ویدئویی بهترین راهکار برای دورکاری گروهی

 جلسات ویدئویی با استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس یک روش قابل اعتماد برای دورکاری گروهی را ارائه می دهد تا تعامل رو در رو را در هر زمان که کارمندان یکدیگر را ملاقات می کنند، فراهم آورد. از طریق سیستم های مشارکتی و همکاری با کیفیت بالا دورکاری گروهی را کاربردی و بهره ور ساخته است.

4 دلیل کاهش بهره وری در دورکاری گروهی

با ایجاد یک تغییر اساسی در عادات روزانه مان به دلیل COVID-19، سردرگمی و بنابراین کاهش بهره وری تاحدودی اجتناب ناپذیر بود. صرفنظر از این ویروس همه گیر، دلایل بسیاری وجود دارد که با کاهش تمرکز و بهره وری دورکاری گروهی مواجه شویم که در ادامه چهار دلیل برجسته آن عنوان شده اند:

1. عدم برقراری ارتباط

کار گروهی از راه دور نیازمند برقراری ارتباط بصورت راه دور می باشد، که به مقدار زیادی با همکاری در یک فضای کاری مشترک تفاوت دارد. کارمندانی که عادت داشتند پشت میز همکار خود رفته یا برای یک صحبت غیر رسمی و بداهه، یک هم تیمی را در اتاق استراحت گیر بیاورند، ممکن است به شدت مخالف برقراری ارتباط موثر در یک محیط کاری راه دور باشند.

2. برنامه ریزی

برخلاف تیمی که در فضای مشترکی کار می کنند، تیم راه دور همیشه برنامه ریزی مشابهی را با همکاران خود به اشتراک نمی گذارد. از آنجائیکه در دفتر کار، اعضای تیم عموماً ساعت های تنظیم شده ای دارند، همان کار از خانه می تواند دسترس پذیری متفاوتی داشته باشد، مثل ساعات کاری در طول شب یا آخر هفته ها. با وجود تمام این اختلافات زمانی (و حتی اختلاف زمان منطقه ای)، ممکن است تضادهایی در برنامه ریزی رخ دهد و در آنچه شما قادر به انجام آن هستید مداخله ای ایجاد کند.

3. موضوعات فنی

کار کردن از خانه به شدت به استفاده از تکنولوژی متکی است، بنابراین زمانیکه دستگاه ها در معرض مشکلات فنی قرار می گیرند، اعضای تیم راه دور ممکن است تا زمانیکه مجدداً تلاش به برقراری ارتباط با همکاران خود کنند، در دسترس نباشند. این مشکل می تواند ناشی از کمبود شارژ باتری، مشکلات اینترنت، WiFi ضعیف، مشکلات کامپیوتری یا یک تاخیر در حین یک تماس کنفرانسی باشد، مشکلات فنی قطعاً بهره وری شما را محدود می سازند.

4. زمان رویارویی و فرهنگ سازی

تعامل رو در رو برخلاف تبادل ایمیل، پاسخ های سریع تری را فراهم آورده و سردرگمی کمتری ایجاد می کند. زمانیکه ارتباط رو در رو برقرار می گردد، یک دارایی حتمی و ضروری محسوب می شود، که متاسفانه بسیاری از دورکاری گروهی فاقد آن هستند. همه کارکنان راه دور، برای این نوع کار تیمی ارزش قائل نمی شوند، که بدین معناست که آن ها فرصت هایی را برای افزایش وضوح ارتباط و فرهنگ سازی از دست می دهند.

نتیجه گیری

مردم وابسته به تعاملات متداول رو در رو هستند ومهم ترین مشکل دورکاری گروهی غفلت از این واقعیت است. بدون زمان رویارویی ثابت، تیم غیرمتمرکز شده و بهره وری کاهش می یابد. کلید موفقیت پایدار شامل تنظیم اهداف روشن و تعیین مهلت های زمانی، پیاده سازی پاسخگویی و اولویت بندی ارتباطات رو در رو است. چنانچه تیم شما از این مهارت ها استفاده کند، می تواند بهره ور مانده و در محیط کاری راه دور نیز مشتاق بماند.

در ادامه به چند سوال که ممکن است  برای شما هم در خصوص دورکاری گروهی بوجود آمده باشد پاسخ می دهیم.

سوالات متداول در باره دورکاری گروهی

برای کسانیکه برای اولین بار دورکاری انجام می دهند، یا افرادی که به نکات جدیدی برای بهره وری بیشتر نیاز دارند، در اینجا سوالات متداول در خصوص دورکاری گروهی مطرح شده است.

شما چگونه با یک تیم راه دور فرهنگ سازی می کنید؟

برقراری ارتباط. بمنظور ایجاد یک فرهنگ قوی از راه دور، برای تیم خود جلسات ویدئویی هفتگی تنظیم کنید تا باهم به بحث بپردازند و ارتباط رو در رو داشته باشند. زمانی را برای درگیر شدن در مباحث غیر کاری اختصاص دهید تا اعضای تیم را بهتر درک کنید و آن ها را در سطح شخصی آن ها بشناسید.

چطور با تیم خود از راه دور جشن می گیرید؟

راه های متعددی برای جشن گرفتن از راه دور با تیمتان وجود دارد. یک ویدئوی قدردانی ارسال کنید، یک کانال رسمی در پلتفرم های مجازی بسازید و در حین جلسات ویدئویی هفتگی، موفقیت های کوچک و بزرگ را در آن به اشتراک بگذارید.

چگونه روحیه تیمی را در زمانیکه از راه دور کار می کنید، ایجاد می کنید؟

شما می توانید از طریق برنامه ریزی جلسات تیم در هفته در تیم خود روحیه ایجاد نمائید، همانطور که به دنبال بازخورد معمول در خصوص پشتیبانی و حمایت شرکت از هر کارمند هستید. برخی شرکت ها، سایت های مجازی را سیستم خوبی برای ارتباط با کل تیم می دانند، در حالیکه همچنین کارهایی هم در این زمینه انجام می شود. مسابقات دوستانه تیمی، پس از یک دوره پر استرس از بارکاری سنگین، یک روش مطمئن دیگر برای شناخت یکدیگر در سطوح عمیق تر می باشد.

 

 

 

 

مهارت‌های ارتباطی که تیم شما در دوران دورکاری به آن نیاز دارد

با صداقت کامل باید گفت، پیش بینی اینکه  قرنطینه و دورکاری چند هفته طول می کشد و انزوای اجتماعی بر سلامت روانی و بهره وری کارمندان چقدر تأثیر خواهد گذاشت، بسیار سخت است. این اولین بیماری همه گیر دنیای دیجیتال است.

همه مشاغل نتوانسته اند کل کارمندان خود را به خانه بفرستند

در برخی موارد، هنوز هم گروه خاصی از کارمندان باید در دفتر حضور داشته باشند. در مواردی از این دست، کاربرد سیستم های کنفرانس صوتی بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. به عنوان مثال، برای ارتباط با تیم های خود در خانه، تیم رهبری در شرکت به سیستم های سخت افزاری پایدار، قابل اعتماد نیاز دارند.

از مزایای کارکردن گروهی افراد در دفترکار

حداقل آن ها هنوز به تخته وایت برد، صفحه نمایش بزرگ، ویدئو پروژکتورها و غیره دسترسی دارند، بنابراین  برگزاری جلسه حضوری  می تواند خیلی کارآرا تر از نشستن روبروی یک صفحه نمایش کوچک 13 اینچی باشد.

اگر مشاغل شما هنوز هم در محل کار دفاتر، کارمند دارد، ایده های زیر می تواند برای متوقف کردن شیوع کوید ۱۹ مفید باشد:

• در صورت امکان به همه افرادی که در دفتر کار می کنند، اتاق جداگانه و سرویس بهداشتی اختصاص دهید.
• حتماً همه مکان ها را چندین بار ضدعفونی کنید (دستگیره درها، میکروفن ها، دکمه های آسانسور و غیره. مخصوصاً سطوح پلاستیکی و فولادی نیاز به احتیاط بیشتری دارند).
• برخی از اقدامات احتیاطی به عنوان مثال در مورد شستن دست ها را به کارمندان  یادآوری کنید

با این حال اما اگر شما جز مشاغلی هستید که دورکار شده اید موارد دیگری را می توان پیش بینی کرد.

1. در حالی که کارمندان دورکار تمایل دارند که بیشتر از همکاران خود در دفتر کارایی داشته باشند، قرنطینه طولانی مدت با دسترسی محدود به ورزش، هوای تازه و ارتباطات اجتماعی احتمالاً همه ما را کم بازده خواهد کرد.
2. برای شرکت هایی که عادت ندارند در خانه کار کنند، ارتباطات چالش برانگیز خواهد بود.
3. تعیین مرزها و رعایت دقیق ساعات کاری وقتی کودکان به خاطر بسته بودن مدارس و مهدکودک ها در خانه باشند، سخت تر است.

 

نکاتی برای پربازده بودن دورکاری

هنگامی که به دنبال نکات و ترفندهایی برای ایجاد انگیزه در هنگام کار در خانه هستید، تنها کاری که می توانیم انجام دهیم این است که به توصیه  کارگران فصلی و فریلنسرها (دورکارها) گوش کنیم.

برخی توصیه های متداول از تجربیات کارگران فصلی  شامل موارد زیر است:

• صبح لباس بپوشید، حتی اگر می دانید که خانه را ترک نخواهید کرد. هنوز باید خود و کار خود را جدی بگیرید.
• ارتباط بیش از حد، برای اینکه هیچ اطلاعات ضروری از دست نرود، فرستادن چند پیام هرچند غیرضروری بهتر است از فراموش کردن مسائل مهم.
• یک فضای کاری اختصاصی را تنظیم کنید و برای اطرافیان خود روشن کنید که به وقت خود برای تمرکز نیاز دارید.
• انتظار نداشته باشید که به مدت 8 ساعت در روز کارایی داشته باشید. هیچ کس اینگونه عمل نمی کند. هنگامی که احساس مفید بودن و کارایی بالا داشتید شروع به کار کنید. 90 دقیقه  خوب تمركز کنید پس از آن قطعاً زمان استراحت است.
• سعی کنید حواس پرتی هایی مانند رسانه های اجتماعی و سایت های خبری را محدود کنید.
• عاداتی را تنظیم کنید که به شما کمک می کند تا پربازده باشید. این کار مدتی طول می کشد، زیرا ابتدا باید خود را بهتر بشناسید و بدانید که چه چیزی برای شما مفید است. به عنوان مثال، برخی از افراد می گویند که وقتی مشکلی در کار بوجود می آید، غذا می خورند تا بهتر تمرکز کنند. برخی دیگر، از چرت زدن و خواب بعد از ظهر لذت می برند و احساس پرانرژی بودن دارند. در خانه، فرصتی برای کشف و آزمایش وجود دارد!

چگونه تیم خود را در دوران دورکاری  پشتیبانی کنیم

برای حمایت از تیم خود در رعایت این دستورالعمل های کلی، می توانید جلسات آماده باش مجازی روزانه را ترتیب دهید، اگر در مورد آموزش های از راه دور سوالی دارند به آن ها کمک کنید و حتی به طور بالقوه می توانید روی آموزش آن ها  کار کنید.
کار کردن در خانه نیاز به یک طرز فکر متفاوت از کار در یک دفتر دارد. تیم شما هر چه سریعتر باید  این موضوع را یاد بگیرد و هر چه تعداد افراد بیشتری از یکدیگر پشتیبانی کنند، شانس شما بیشتر می شود.

در پایان – آرام باشید!

اگر کارمندان شما در خانه می نشینند و مجهز به سخت افزار، نرم افزار و منابع مناسب مانند تجهیزات ویدئو کنفرانس هستند، شما نیمی از کار را انجام شده بدانید. اطمینان حاصل کنید که همه  انتظاری که از آنان می رود را می دانند و ارتباطات را تا حد امکان فعال و آسان نگه دارید. در این مواقع به تماس مجازی زیادی با دیگران نیاز خواهید داشت.
و این را به عنوان یک فرصت یادگیری نگاه کنید. هنگامی که بحران  به پایان رسید، وقتی دیگر می توانیم بعد از نوشیدن قهوه، مشغول به کار شویم و با هم باشیم، بسیار عاقل تر شده ایم  و دقیقاً می دانیم چه چیزی برای ادامه کار لازم است – حتی اگر در  قرنطینه و دورکاری باشیم.

 

 

اصول مهم دورکاری با ویدئو کنفرانس از خانه

بیایید از فرصتی که کرونا به ما داده استفاده کنیم تا راحت تر از تکنولوژی تماس ویدئویی بهره ببریم.
با توجه به اینکه حدود یک سوم از جمعیت جهان در حال حاضر در خانه های خود قرنطینه شده اند، دورکاری با ویدئو کنفرانس به سرعت به روشی متداول برای برقراری ارتباط چه برای جلسات تجاری و چه برای گفتگو با خانواده و دوستان یا شرکت در کلاس های درس تبدیل شده است.

امروز صبحم را با یک جلسه بین المللی با 12 نفر توسط Google Meet آغاز کردم. حدود 20 دقیقه طول کشید تا همه‌ی آن ها موفق به برقراری ارتباط شدند. سپس یک کلاس در Adobe Connect با 35 دانش آموز که تقریبا نیمی از کشورهای مختلف جهان بودند، برگزار کردم. با انجام چند گفتگوی خانوادگی توسط Zoom و یک ملاقات با انتشاراتم Deusto در اینستاگرام در بعد از ظهر به نظر می رسد کل زندگی روزانه من جلوی یک صفحه نمایش می گذرد و تمام کارهایم منتهی به تعاملات و مشخصات آن ارتباط ویدیویی می شود.

درحال حاضر خودتان در چند ویدئو کنفرانس شرکت کرده اید؟

همانطور که تعداد آن ها افزایش می یابد، آیا احساس نمی کنید که این روش یک جایگزین منطقی است؟ یا برعکس، از آن خوشتان نیامده؟ مجبور شده اید از چند نرم افزار ویدئو کنفرانس استفاده کنید که اگر قرنطینه شدن به شما تحمیل نمی شد به طور معمول از آن ها استفاده نمی کردید؟

امروز که مجبوریم زمان بسیار زیادی را جلوی یک صفحه نمایش صرف کنیم، بهتر است از این فرصت استفاده کنیم تا راحت تر از این ابزار های جدید بهره ببریم و منظور من فقط این نیست که بدانیم “چطور از آن ها استفاده کنیم” بلکه به نظرم بهتر است با تمرینات روزانه در استفاده از آن ها استاد شویم. یک مکان کاملاً روشن را انتخاب کنید و به دوربین نگاه کنید، زمانیکه در جلسه ای با چندین نفر شرکت دارید اگر صحبت نمی کنید میکروفون را خاموش کنید، فقط در صورت لزوم صفحه نمایش را به اشتراک بگذارید و استفاده از زبان صوتی را محدود کنید، اجازه دهیم مخاطبین مان بدانند که صحبت آن ها را شنیده ایم و درک کرده ایم و اینکه ویدئو کنفرانس ممکن است با کمی تاخیر همه چیز را منتقل کند.
تصمیم گیری درخصوص اینکه چه زمانی تصویر ویدئویی خود را به اشتراک بگذارید اگر به درستی مدیریت نشود می تواند وضعیت نامناسبی را ایجاد کند یا به نحوی بی ادبانه به نظر برسد.

به طور خلاصه، تماس ویدئویی آنلاین شما را در موقعیت های مختلفی قرار می دهد که اگر تمرین نکرده باشید می تواند نامناسب و غیرقابل پذیرش باشد. مدیریت صحیح وقفه ها یا توقف های کوچک در برقراری ارتباط به عنوان مثال یکی از مواردی است که باید به آن فکر شود اما زمانیکه استفاده از ابزارهایی مطرح باشد که می تواند برای شروع برقراری تماس مورد استفاده قرار گیرد یا استفاده از ابزارهای پیشرفته ای مانند پس زمینه تار در اسکایپ یا  Teams یا پس زمینه های مجازی در Zoom که ممکن است کم اهمیت باشد یا حل کردن مشکلی مانند اینکه کجا باید بنشینید تا تماس ویدئویی برقرار کنید به خصوص برای افرادی که فضای کمی در اختیار دارند فقط با تمرین قابل مدیریت کردن است. تصمیم گیری درخصوص اینکه چه زمانی صحبت ها را رکورد کنید یا از attention tracking  استفاده کنید یا چطور مشکل بوجود آمده را مدیریت کنید چیزی است که به میزان تجربه شما بستگی دارد. اگر این دوره زمانی ما را مجبور به تمرین کردن این مهارت ها کرده پس بهتر است آن را به یک موقعیت مثبت تبدیل کنیم.

کرونا تهدید یا فرصت

درنهایت، کرونا ویروس می تواند به عنوان یک محرک برای تغییر تجارت سنتی ما و ایجاد زمینه ای برای وارد شدن به دنیای دیجیتال عمل کند.

با فهم چند اصول اساسی، دورکاری با ویدئو کنفرانس از خانه می تواند تجربه بسیار مثبتی باشد و جایگزین کردن این روش نه تنها برای بازدهی بیشتر بلکه برای محیط زیست نیز مزایای بیشتری را به همراه دارد. من از این سیستم مدت طولانی است که استفاده می کنم مخصوصا در روزهایی که هیچگونه جلسه یا کلاسی ندارم و با توجه به تجربه ای که کسب کردم می دانم که می توانم از خانه بهتر از اداره که فقط مکانی برای ملاقات کردن با دیگران است کار کنم، به خصوص برای انجام وظایفی که نیاز به خلاقیت دارد. چه می شود اگر اکثر مردم بعد از این قرنطینه احساس کنند با ابزارهای برگزاری جلسات مجازی راحت تر ارتباط برقرار می کنند؟

 علم می گوید که تقریبا بیش از دوماه طول می کشد تا یک تمرین به عادت تبدیل شود، من مطمئن نیستم که قرنطینه بیش از این طول می کشد یا خیر اما اگر از مزایای آن برای حرفه ای شدن در استفاده از این ابزارها بهره بگیریم به تجربه ای دست یافته ایم که می تواند برایمان در آینده مفید باشد.

شرکت مایکروسافت که برنامه اسکایپ آن بیش از ۴۰ میلیون کاربر فعال دارد و هر روز تعداد کاربران بیشتری را جذب می کند؛ تصمیم گرفته برنامه Teams را با کاربرد خصوصی طراحی کند تا به رقابت با Zoomor یا حتی برنامه نوظهور Houseparty علاوه بر ابزار های پرطرفدار دیگر مانند Webex، GoToSeminar، Chime و غیره بپردازد. اینکه بدانیم در زمان مشخص کدامیک از این ابزارها را انتخاب کنیم و کدام خصوصیات آن ها را به کار ببریم باید به عنوان یکی از کارهای روتین و اساسی در زندگی روزمره ما شناخته شود.

هیچ شکی نیست که شیوع کرونا ویروس موجب شده بسیاری از این ابزارها نقش بسیار اساسی تری را نسبت به قبل در زندگی ما ایفا کنند. چون هیچ چیزی مانند قرار گرفتن در شرایط اجباری نمی تواند شما را مجبور کند که از چیزی که تابحال استفاده نکردید،استفاده کنید و آن را به یک عادت تبدیل کنید. ما به فراتر از دوران قرنطینه چشم دوخته ایم و امیدواریم که دیگر تکرار نشود اما عاداتی که در این دوران کسب کرده ایم با ما باقی خواهد ماند و ما در اینده راحت تر و آزادانه تر در زندگی روزمره خود از آنها بهره می گیریم. بیایید از این فرصت استفاده کنیم تا خودمان را با این ابزارها آشنا کرده و به درستی از آن ها استفاده کنیم.

کاربرد ویدئو کنفرانس در قرنطینه

نیازی به گفتن نیست که در دوران بی سابقه ای قرار گرفته ایم. صرف نظر از مکانی که در آن زندگی می کنیم، تمام مردم سراسر جهان با ویروس کوید ۱۹ (کرونا) مواجه شده اند و زندگی خود را با آن سازگار کرده اند. ما امیدواریم همه انسان ها بتوانند در این دوره نامعلوم در ایمنی کامل به سر ببرند.

ویدئو کنفرانس شرکت مهندسی نوآوران تحقیق

شرکت نوآوران تحقیق نیز به عنوان یکی از تامین کنندگان ویدئو کنفرانس در سراسر ایران که محصولات آن در تمامی استان ها و شهر های کشور مورد استفاده قرار گرفته است، شاهد است که کارمندان چقدر سریع از حضور در ادارات به کار کردن در منزل و از آموزش در کلاس های درس به یادگیری از راه دور تغییر وضعیت می دهند. به همین منظور، تصمیم گرفتیم تا با بررسی مقالات معتبر در این خصوص اطلاعاتی را با شما به اشتراک بگذاریم و امیدواریم که بتوانیم بینش و آگاهی مختصری درخصوص تغییرات رفتاری سازمان های بزرگ و کوچک در سراسر جهان به عنوان اقداماتی برای جلوگیری از شیوع ویروس کرونا ارائه دهیم.

بررسی جلسات ویدئو کنفرانس قبل و پس از شیوع ویروس کرونا

تیم تحقیقاتی بلوجینز مجموع دقایق جلسات ویدیوکنفرانس را کشور به کشور، قبل و بعد از شیوع ویروس کرونا جمع آوری و تحلیل کرده است. با ارزیابی دقایق جلسات از شش هفته گذشته و مقایسه آن با پیش از پیدایش کرونا دریافتند شتاب روزانه کاربرد ویدئو کنفرانس در قرنطینه به دلیل شیوع کرونا ویروس مرزهای تمام کشورهای جهان را درنوردیده است.

همانطور که ویدئو بالا نشان می دهد، جای تعجب نیست که کاربرد محصولات ویدئو کنفرانس در کشورهایی که به شدت توسط این ویروس آسیب دیده اند به طور قابل توجهی افزایش یافته است.^* اما همانطور که می بینید، این دقیقاً یک رخداد جهانی است به طوریکه تقریبا تمام کشورها با یک جهش در استفاده از ویدیو کنفرانس مواجه شده اند. بعلاوه این تیم تحقیقاتی کاربرد آن را به صورت ایالت به ایالت نیز در آمریکا پایش کرده و به همان نتایج دست یافته اند. نمودار زیر کاربرد ویدئو کنفرانس در قرنطینه در زمان شیوع کرونا ویروس را در واشنگتن، کالیفرنیا و نیویورک نشان می دهد.

 

این داده ها به وضوح نشان دهنده اوج گیری استفاده از کنفرانس ویدئویی از تاریخ سوم مارس است. زمانیکه با شیوع ویروس، سازمان ها مجبور شدند از کارمندان خود بخواهند که شروع به دورکاری از داخل منزل کنند. درحالیکه با آینده نامعلومی مواجهیم، انتظار داریم که کاربرد ویدئوکنفرانس درجهان به نحوی ادامه یابد که در هفته های پیش رو بازهم بازتاب خود را روی نمودار بالا نشان دهد و از خروج بی مورد مردم از خانه شان جلوگیری کند.

همینطور که سازمان های بیشتری سیاست های دورکاری خود را به روز می کنند شاهد رفتارهای جالب توجهی در مقایسه با پیش از شیوع ویروس هستیم. به عنوان مثال، کاربرد وایتبرد مجازی با گذشت هر هفته تا ۲۸۴٪ افزایش یافته است. (از اول هفته ۲ مارس ۲۰۲۰ تا آخر هفته ۹ مارس ۲۰۲۰) کارمندان تلاش می کنند تا کنفرانس های داخل اتاق جلسه شرکت را با استفاده از این سیستم شبیه سازی کنند تا بهره بیشتری از همکاری از راه دور ببرند. بعلاوه، استفاده از چت های خصوصی حین کنفرانس ویدئویی تا ۱۱۶٪ افزایش یافته که نشان می دهد تیم ها آن را جایگزین گفتگو غیررسمی و خصوصی که معمولا در راهروهای ادارات دیده می شود، کرده اند و به دنبال روش های جدیدی برای برقراری تماس با همکاران خود طی این دوره قرنطینه هستند.

نکته: نرخ روزانه رشد در چند کشور به صورت زیر محاسبه شده است – درصد رشد دقایق روزانه استفاده از ویدئوکنفرانس نسبت به میانگین 14 روز گذشته آن که شامل روز شروع شیوع ویروس — به شرح زیر در هر کشور دیده می شود:

– 3 فوریه 2020 – چین

– 10 فوریه 2020- استرالیا، هنگ کنگ، اندونزی، ژاپن، مالزی، میانمار، نیوزلند، سنگاپور، تایلند، ویتنام

– 19 فوریه 2020- بحرین، مصر، ایران، عراق، اسرائیل، کویت، لبنان، عمان، قطر، عربستان، ترکیه

– 23 فوریه 2020- دانمارک، آلمان، ایتالیا، نروژ، اسپانیا، سوئد، سوییس

راه های ارتباطی ما: