طراحی سالن کنفرانس؛ 8 نکته کلیدی در طراحی تجهیزات صوت و تصویر کنفرانس در سال 2023

تکنولوژی که انعطاف پذیری ایجاد می کند برای کیفیت بخشی به زندگی ما بسیار ضروری است. چون افراد مداوم درحال جستجو برای یافتن راههای جدیدی هستند که بتوانند ارتباط پایدار و موثری را از هر مکانی برقرار کنند.
از اتاق کار داخل منزل گرفته تا اتاق کنفرانس، روش کاری ما با سرعت بسیار زیادی در حال تغییر کردن است. بسیاری از کارگاه ها کارمندان خود را تشویق می کنند تا دور کاری کنند و به دنبال راههایی هستند تا با شرکت های مختلف در شهر و کشورهای دیگر شراکت نزدیکتری داشته باشند که به معنای کارایی و سود دهی بیشتر است.
به منظور اینکه بیشترین بهره را از تلاشهای خود برای مشارکت با دیگر شرکت ها ببرید و بازده خود را نیز افزایش دهید؛ اجزاء اصلی و ضروری مختلفی در زمینه تکنولوژی صوتی و تصویری در سالن کنفرانس برای موفقیت شما وجود دارد.

جلسات، بخش‌­ اجتناب ناپذیر برای کارمندان در سراسر جهان هستند و اگر ایده­‌ی اضافه کردن یک جلسه­‌ی دیگر به هفته­‌ی کاری پرمشغله‌تان باعث می‌شود شما کلافه شوید، قطعا تنها نیستید.

اخیراً با ۱۸۲ مدیر ارشد در صنایع مختلف مصاحبه شد و آن‌ها معتقد بودند که:

• 71% جلسات، بی‌فایده و ناکارآمد هستند.
• 62% جلسات، فرصت‌هایی برای نزدیک‌تر کردن تیم را از بین می­­برد.

از نتیجه بدست آمده مشخص شد روش‌­هایی که بسیاری از ما برای برگزاری جلسات مورد استفاده قرار می‌دهیم، نیاز به بهبودی دارد و یکی از اولین مکان­‌هایی که باید شروع به تغییر کند، طراحی و تجهیزات صوت و تصویر سالن کنفرانس است.

در ادامه هشت روند طراحی تجهیزات صوت و تصویر سالن کنفرانس برای سال 2023 آورده شده است که می‌تواند به تعامل کارمندان کمک کند تا از هر دقیقه‌­ای که در یک جلسه صرف می‌­کنید بیشترین بهره را ببرید.

قابلیت­‌های طراحی واقعیت مجازی

اکنون سازندگان، ابزاری برای نمایش پیکربندی اتاق کنفرانس را ارائه می­‌دهند تا کاربران بتوانند قبل از خرید، صوت و تصویر داخل اتاق را مشاهده کنند. شما می‌­توانید اتاقی با هر اندازه‌­ای بسازید و تجهیزات صوت و تصویر سالن کنفرانس، مبلمان و عناصر صوتی را به صورت جداگانه اضافه کنید تا فضا را شخصی سازی کرده و امکان تجربه طراحی را به صورت عملی فراهم کنید که به کاربر امکان می‌­دهد نتیجه نهایی را ببیند.

اتاق جلسه­‌ی انعطاف پذیر

یک اتاق کنفرانس بزرگ برای برگزاری جلسات عالی است. با این حال، این اتاق‌­ها برای جلسات یا بحث­‌های کوچک با تعداد کمی از اعضا، ایده‌­آل نیستند.

از آنجایی که کمبود اتاق کنفرانس یک مشکل بزرگ برای بسیاری از مشاغل در حال رشد است، این فضاهای جلسات بزرگ‌ اغلب برای مقاصد کوچک رزرو می‌شوند که باعث اتلاف منابع می­‌شود.

برای حل این معضل، بسیاری از کسب‌وکارها طرح‌های اتاق کنفرانس انعطاف‌پذیر و قابل تنظیم را انتخاب می‌کنند. اما نگران نباشید، نیازی به خراب کردن دیوار یا نصب ستون­‌های جدید نیست. انعطاف‌پذیری با نصب دیوارهای متحرک امکان پذیر است، بنابراین می‌توانید یک اتاق کنفرانس بزرگ را به دو منطقه کوچک‌تر برای جلسه تقسیم کنید یا چندین فضا را با هم ادغام کنید تا یک گروه بزرگ را در خود جای دهد.

حتما طرح خود را استراتژیک کنید

دیوارهای متحرک راه حلی سریع و آسان برای گسترش فضا هستند، اما باید در نظر داشته باشید که چگونه آکوستیک، چیدمان صندلی و مبلمان در طراحی شما تاثیر می­‌گذارد.

به عنوان مثال، آیا میز اتاق کنفرانس برای فضایی که آن را به دو قسمت کوچک‌تر تبدیل کرده­‌اید مناسب است؟ اگر نگران این موضوع هستید، استفاده از چندین میز کاربردی­‌تر از یک میز بزرگ خواهد بود.

اگر بیشتر در مورد چیدمان فکر کنید، میز و صندلی­‌های متنوعی وجود دارد که می‌­توانید آن‌ها را بررسی کنید. شاید سبک U شکل، تجهیز اتاق به سیستم صوتی سالن کنفرانس را آسان‌­تر کند. یا اگر چیدمان میز و صندلی را به سبک کلاس درس انجام دهید، اتاق  برای تعداد افراد بیشتری مناسب خواهد بود.

به هر حال وقتی تصمیم به طراحی اتاق کنفرانس دارید، مطمئن شوید که کارمندان در جلسه راحت خواهند بود. این به معنای فضای زیاد بین افراد، توانایی دیدن و شنیدن واضح و فضای کافی برای راه رفتن است.

ما این اجزاء را به شش جزء اصلی تقسیم کردیم که با استفاده از آن‌ها می توانید محل کار خود را مدرن کنید.

ضروری‌ترین تجهیزات صوتی و تصویری سالن کنفرانس

• LED Video Walls

اولین چیزی که هرکسی هنگام ورود به سالن کنفرانس به آن توجه می کند؛ صفحه نمایش است. این جزء، بخش تصویری تجهیزات صوتی و تصویری کنفرانس است و یکی از ابزارهای اصلی برای مشارکت شماست. صفحه نمایش همان چیزی است که به شما اجازه می دهد همکاران خود را در مکانهای دیگر ببینید از حضور آنها مطلع شوید و صفحه نمایش لپ تاپ، تبلت یا حتی گوشی هوشمند خود را روی آن نمایش دهید. شرکت هایی مانند سامسونگ، شارپ، آی برد (iBoard)  وNEC محصولاتی در این زمینه دارند و مانیتورهای بسیار پیشرفته تکی و دوتایی را برای برطرف کردن نیازهای مختلف تولید کرده اند.
درحالیکه مانیتورهای تکی برای بسیاری از شرکت های تجاری کاربردی است، مانیتورهای دوتایی امکان به اشتراک گذاری صفحه نمایش را فراهم می آورد و یا برقراری ارتباط ویدئو کنفرانس را برای همگان امکان پذیر می سازد. در اینصورت نیازی نیست که بین دیدن پرزنتیشن یا مشاهده شرکای خود یکی را انتخاب کنید.

احتمالاً نوآورانه‌ترین نوع نمایشگر در طراحی هر اتاق کنفرانس، در حال حاضر، ویدئو وال LED است. زمانی ال ای‌دی‌ها یک صنعت پیشرو در نظر گرفته می‌­شدند که به سختی می‌توانستیم آن‌ها را بخریم، چون تا حدودی گران بودند. خوشبختانه، اکنون بسیار مقرون به صرفه­‌تر شده‌اند، بنابراین می­‌توانید بهترین نمایش ممکن را در هر اتاق کنفرانس یا محل جلسه داشته باشید. فناوری LED با نمایش رنگ‌های پر جنب و جوش، از روشن‌ترین سفیدها تا تیره‌ترین سیاه‌ها، وضوح تصویر در هر ویدئو پروژکتور یا مانیتوری را نشان می­‌دهد. تصاویر با کیفیت و واضح از هر زاویه‌­ای عالی به نظر می­‌رسند، بنابراین همه شرکت‌کنندگان در جلسه تصویر واضحی از ارائه شما خواهند داشت. علاوه بر این، LED دیواری ویدئویی دارای تعمیر و نگهداری کم و صرفه جویی در مصرف انرژی هستند.

• وایت بُرد هوشمند

اگر جلسات طاقت فرسای متعددی در دفترکار خود دارید؛ استفاده از برد هوشمند تعاملی می تواند یکی از ابزارهای جذابی باشد که می توانید به سیستم تجهیزات اتاق کنفرانس خودتان اضافه کنید. وایت بردهای تعاملی به شما اجازه می دهد تا با رنگ های مختلف مستقیما روی برد بنویسید و صفحات وب یا مستندات مختلفی را روی آن به نمایش بگذارید.
آیا می خواهید یک پله فراتر بروید؟ از یک پرده با قابلیت وای فای که یک پی سی نیز در خود جای داده استفاده کنید. این بردها انعطاف پذیری بسیار بالاتری در اختیار شما قرار می دهند به طوریکه می توانید از وایت برد به عنوان یک کامپیوتر استفاده کنید و به عنوان مثال PDF مربوط به جلسات استراتژیک خودتان را مستقیما برای همکاران ایمیل کنید

تخته‌های سفید به شما امکان می‌دهند ارائه‌های پویاتری ارائه دهید، بنابراین می‌توانید جلسات سازنده‌تری داشته باشید.

در ترکیب با پلت فرم ویدئو کنفرانس خود، می­‌توانید:

• اسناد و عکس­‌ها را حاشیه نویسی کنید
• جلسات را ضبط کنید
• فایل­‌ها را در فرمت­‌های مختلف ذخیره و ایمیل کنید
• با اعضای تیم در دفاتر و فواصل زمانی همکاری کنید
• تکنولوژی تعاملی همه را درگیر می­‌کند و این فناوری باعث می­‌شود جلسات کارآمدتر برگزار شوند.

• ویدئو کنفرانس

بسیاری از صنایع از فرصت­‌های دورکاری استقبال می‌­کنند که هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان مزایایی دارد.

با این حال، جلسات ممکن است از راه دور مشکل ساز شود. تماس­‌های تلفنی سنتی ممکن است کار را انجام دهد، اما نمی‌­توان انکار کرد که تعاملات رو در رو منجر به مکالمات سازنده‌­تر و مشارکتی‌تر می‌شود.

از آنجایی که جلسات هرگز قابل اجتناب نیستند، فناوری کنفرانس ویدیویی برای اتاق­‌های کنفرانس مدرن در سراسر جهان ضروری است. برخی از نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانسی امکاناتی مانند کنفرانس ویدئویی، وایت بُرد تعاملی و اشتراک‌گذاری صفحه نمایش را ارائه می‌دهند تا همه کارمندان بتوانند جلسات خود را کارآمدتر کنند، چه در یک اتاق باشند چه در فواصل متفاوت و دور از هم.

نکته‌­ای که در اینجا باید به آن توجه کرد این است که انواع تجهیزات کنفرانس ویدیویی، مانند دوربین، بلندگو، میکروفون کنفرانس و غیره، به اندازه اتاق جلسه شما بستگی دارد و اگر از طرح­‌های اتاق جلسه انعطاف پذیر استقبال می‌­کنید، قرار دادن این تجهیزات در جای مناسب، بسیار مهم است.

• تجهیزات صوتی و تصویری سالن کنفرانس

تجهیزات صوتی سالن کنفرانس شامل میکروفن کنفرانس جایگاه ریاست و شرکت کنندگان، بلندگوهای دکوراتیو، پاور میکسر، منبع تغذیه، پردازنده مرکزی، دوربین‌ کنفرانس جهت تصویربرداری، مانیتور رومیزی  و میکروفن‌های بی‌سیم دستی و یقه‌ای می‌باشند که بسته ابعاد اتاق جلسات و نیاز کاربران می‌توانند متفاوت باشند.

1- سیستم کنفرانس صوتی و تصویری

انتخاب بعدی شما در زمینه تکنولوژی سالن کنفرانس این است که آیا می خواهید همچنان با سیستم کنفرانس ارتباط برقرار کنید یا می خواهید ارتباطات خود را با کنفرانس ویدئویی ارتقا بخشید. با اینکه سیستم صوتی کنفرانس پیشرفت بسیار زیادی از زمان تماسهای سه جانبه کرده اما بازهم یک تماس صوتی است.
از طرف دیگر ویدئو کنفرانس از سیستم پل ارتباطی استفاده می کند تا امکان برقراری ارتباط چند جانبه را به صورت تماس صوتی همراه با تصویر فراهم کند. اگر از جمله افرادی هستید که ارتباط رو در رو با همکارانتان را ترجیح می دهید؛ ویدئو کنفرانس می تواند بهترین انتخاب در دنیای دیجیتال باشد.
بسیاری از شرکت های پیشرفته در تکنولوژی چنین اقداماتی را انجام داده اند و شرکت هایی مانند پلی کام، اور و … راه حل های مختلفی برای داشتن یک سالن کنفرانس مدرن پیشنهاد می دهند. اگر از ابزار ویدئو کنفرانس مانند اسکایپ برای تجارت خود استفاده می کنید، سیستم هایی وجود دارد که با روش مورد استفاده شما منطبق می شود و تغییر تبدیل را به ساده ترین روش ممکن ایجاد می کند.
برخی از سیستم های جدید می توانند از پلت فورم های مختلفی ارتباط ویدئویی برقرار کند که انعطاف پذیری بیشتری برای تیم شما ایجاد خواهد کرد به این ترتیب شما می توانید از نرم افزارهای زوم یا اسکایپ یا ارائه دهندگان سیستم های ابری دیگر برای برقراری تماس در سیستم اتاق کنفرانس خودتان استفاده کنید.

2- میکروفون ها و اسپیکر ها

میکروفون ها و اسپیکرها یکی از اجزاء بسیار مهمی هستند که به تجهیزات صوتی و تصویری راه اندازی سالن کنفرانس اضافه می شوند. بر اساس اینکه چگونه می‌خواهید از اتاق و خصوصیات فضایی آن استفاده کنید، مشاور سیستم صوتی و تصویری شما می تواند بهترین ترکیب میکروفون ها و اسپیکرها را انتخاب کند.
انتخاب اسپیکرها و میکروفونها تاثیر قابل توجهی روی تجربه ارتباط کنفرانس کلی دارد؛ ست آپ درست این تجهیزات می تواند بازخوردها و نویزهایی را که توسط افراد شرکت کننده در کنفرانس شنیده می شود؛ کاهش دهد.

• آکوستیک، کریستال شفاف

آکوستیک نامناسب بطور جدی می­‌تواند هر جلسه ای را با مشکل مواجه کند، مهم نیست که مبلمان چقدر راحت باشد یا طراحی چقدر چشمگیر باشد. مخصوصاً برای طراحی اتاق کنفرانس، مدیریت صحیح صدا، می­تواند باعث موفقیت جلسات شما شود.

اگر اتاق کنفرانس یا فضای جلسه شما برای مکالمات خصوصی در نظر گرفته شده است، تکنیک­‌های جذب صدا وجود دارد که می‌­تواند تمام نیاز شما را رفع کند. بسیاری از مردم نگران نصب پانل‌های صدا هستند که با دکوراسیون آن‌ها در تضاد است، اما پانل‌های آکوستیک را می‌توان با تصاویر، رنگ‌های برند، آرم‌ها و طرح‌های دیگر سفارشی کرد تا اتاق شما منحصر به فرد باشد.

• برقراری ارتباط

هنگام برقراری ارتباط 3 راه پیش روی شماست: (1) با سیم (2) بی سیم (3) ترکیبی از تجهیزات با سیم و بی سیم هردو نحوه ارتباط با سیم و بی سیم، مزایا و معایب خودشان را دارند که انتخاب آنها نهایتا به ترجیح کاربر بر می گردد.
بیشتر افراد برقراری ارتباط بی سیم را ترجیح می دهند چون وجود سیم موجب شلوغی و درهم ریختگی می شود البته نصب جا کابلی های پشت میز می تواند تا حد زیادی این درهم ریختگی را پنهان کند.
می توان از پنل های برقراری ارتباط روی میزها که دارای خروجی های الکتریکی هستند برای شارژ کردن یا ارتباط از طریق سیم به صورت Plug and Play استفاده کرد. اگر می خواهید امکان اشتراک صفحه نمایش را بدون Plug in  داشته باشید؛ انتخاب روش برقراری ارتباط بی سیم برای شما مناسب تر است.

 

 

اتاق­‌های کنفرانس شخصی

بسیاری از اتاق­‌های جلسات مانند اتاق‌های بازجویی روشن طراحی شده‌اند. دیوارهای یک دست سفید با نور شدید، خوشایند یا جالب نیستند، بنابراین توجه به جلسه و راندمان کاری بالا در این نوع محیط، فوق‌العاده دشوار است.

ایده‌های طراحی اتاق کنفرانس مدرن و کارآمد فرصتی برای شماست که در کار خود نوآور باشید! حتی اضافه کردن جزئیات کوچک به طراحی اتاق کنفرانس شما می‌­تواند تفاوت بزرگی در بهره‌­وری یک جلسه ایجاد کند.

فرقی نمی‌کند یک دیوار رنگارنگ، تابلوهای علامت‌گذاری سفارشی یا یک قطعه هنری الهام‌بخش به دیوار اضافه کنید، محل جلسه شما می‌تواند از یک چهاردیواری کسل‌کننده به مرکز خلاقیت الهام‌ بخش تبدیل شود.

با فکر کردن به سبک­‌های مختلف از دیدگاه کارمندان و مشتریان خود شروع کنید. آیا آنها برای گذراندن یک ساعت در چهار دیواری سفید بدون پنجره و نورهای زیاد، هیجان زده خواهند شد؟ همه افراد حاضر در جلسه، با کمی طراحی مدرن و به وجود آوردن محیط مناسب بسیار راحت‌تر و الهام‌ بخش‌تر کار خواهند کرد.

توجه کنید که در عین حال، در طراحی اتاق کنفرانس خود افراط نکنید زیرا می‌­تواند منجر به پرت شدن حواس کارمندان شود.

ویژگی های یک سالن کنفرانس مناسب

برگزاری کنفرانس و جلسات بخشی از زندگی روزمره صاحبان کسب و کارها شده است و از همین رو بسیاری از مردم بر این باورند که سالن کنفرانس، می‌تواند تاثیر زیادی بر روی مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه شما بگذارد.
از دکور سالن کنفرانس گرفته تا چیدمان، تجهیز سالن کنفرانس و همین طور جزئیات ساده ای که می‌توان در این فضا در نظر گرفت. هر کدام از این ویژگی‌ها کمک می‌کنند تا محیط سالن کنفرانس شما شرایطی داشته باشد که میهمانان شما احساس خوشایندی در حین برگزاری جلسه داشته باشند.
جزئیات بسیار دیگری نیز وجود دارد که به بهبود جلسات شما کمک شایانی می‌کند، به عنوان مثال استفاده از تکنولوژی‌ها و ابزارهای نوین در سالن کنفرانس (سیستم کنفرانس) و قرار دادن بخشی از فضای سالن برای پذیرایی از حاضرین، نه تنها جلوه و کلاس خاصی به نحوه ارائه شما در سالن مورد نظر می‌دهد بلکه این تضمین را هم می‌دهد که حاضرین در جلسه مجذوب کنفرانس شما شوند.

سالن کنفرانس بایستی شامل چه امکاناتی باشد؟

زمانی که اتاق کنفرانس را بررسی می‌کنید بایستی این مسئله را در نظر بگیرید که کسب و کار شما دقیقاً به چه مواردی احتیاج دارد و این را هم باید در نظر گرفت که سالن کنفرانس چه امکاناتی را در اختیار شما قرار می‌دهد. به عبارت دیگر ویژگی های سالن و ایده‌های نو شما بخش بیشتری از مواردی را شامل می‌شود که برای یک سالن خوب و برگزاری کنفرانس مناسب بایستی در نظر گرفت:

• پذیرایی از شرکت کنندگان

آیا سیستم پذیرایی در محل سالن کنفرانس تعبیه شده است یا این که بایستی برای شرکت کنندگان نوشیدنی و خوراکی را از جای دیگر مهیا کنید؟
مشتریان گرسنه بی توجه به جلسه می شوند و به راحتی حواسشان پرت می شود.

• چیدمان

آیا چیدمان سالن کنفرانس با روش و سبک برگزاری کنفرانس حرفه‌ای همخوانی دارد؟  آیا این چیدمان به شما اجازه می‌دهد که به درستی با مشتریانتان ارتباط برقرار کنید؟

• مبلمان

آیا مبلمانی متناسب با سالن شما در محل کنفرانس قرار دارد؟ آیا صندلی‌ها و میزهای استفاده شده در محل  با نیاز شما برای برگزاری کنفرانس هماهنگی دارند؟

• امکانات و تجهیزات

آیا تجهیزات موجود در سالن کنفرانس همان چیزی است که شما برای برگزاری جلسه نیاز دارید ، مثلاً آیا سالن کنفرانس مجهز به دیتا پروژکتور سقفی ، صفحات نمایش و سیستم های سمعی بصری می باشد؟

• قابلیت دسترسی

آیا محل سالن شما برای مشتریانی که از فواصل دور و حتی شهرستان‌ها به محل جلسه می‌آیند به سادگی قابل دسترس است؟

با توجه به مواردی که ذکر شد در ادامه به بررسی  نکات مهمی که باید در طراحی سالن کنفراس در نظر گرفته شود می‌پردازیم:

ده نکته مهمی که باید در اتاق کنفرانس در نظر داشته باشید

اگر به دنبال برگزار کردن یک جلسه هستید، در نظر داشته باشید که اجاره یک مرکز درجه دو یا سه فایده ای ندارد. در واقع، اگر برای استفاده از اتاق کنفرانس خود هزینه می‌کنید، باید هدف مناسبی هم داشته باشید. علاوه بر تجهیزات لوازم و یراق آلات ، باید فضا و حس و حال خوب و قوی نیز ایجاد کنید. اما اگر اتاق کنفرانس شما به این هدف مهم دست نیابد، می‌توانید پول خود را پس انداز کنید و به جای آن از غذاخوری کارکنان استفاده نمایید.

اما دقیقا چه چیزی باعث می‌شود که یک اتاق کنفرانس عالی داشته باشیم؟ در ادامه با ده نکته ضروری در این خصوص آشنا خواهیم شد که قطعا از بابت آن‌ها خوشحال خواهید بود و بارها و بارها از آن‌ها استفاده می‌کنید.

1. فضای کف یا فضای اِشغال کننده کافی باشد

قطعا شما نمی‌خواهید افراد به دلیل کمبود فضا در اتاق جلسه، در مکانی تنگ بنشینند، بنابراین همیشه یکی از ظرفیت‌های مناسب را انتخاب کنید. همه به یک صندلی و احتمالاً یک صندلی پشت میز یا میز نیاز دارند. بهتر است احتیاط کنید و اگر شک دارید اتاق بزرگتری انتخاب کنید.

2. سقف به اندازه کافی بلند باشد

سقف‌های کوتاه سبب می‌شوند که افراد احساس تنگنا هراسی و ناراحتی داشته باشند. اینگونه سقف‌ها همچنین هر گونه مشکل نوری را که ممکن است وجود داشته باشد تشدید کنند و اتاق را کوچک‌تر و تاریک‌تر از آنچه که هست نشان دهند.

3. تهویه مطبوع

اگر جلسه خود را در تابستان برگزار می‌کنید و نمی‌خواهید که هوای گرم حواس افراد حاضر در جلسه را پرت کند، پس برای کنترل دما و جریان هوای خنک و تازه در سراسر اتاق به تهویه مطبوع نیاز دارید.

4. گرمایش مرکزی

به طور مشابه، هیچ چیز بدتر از برگزاری یک جلسه در مکانی نیست که دستان و انگشتان همه از شدت سرما بیروح شده و دندان‌هایشان به هم می‌خورد. اگر دما خیلی پایین باشد، برگزاری یک جلسه سازنده غیر ممکن خواهد بود.

5. پنجره

بهترین سالن کنفرانس دارای پنجره‌های بزرگی هستند که امکان دریافت نور طبیعی فراوان را فراهم می‌کنند. شما باید بتوانید آن‌ها را باز کنید تا هوای تازه وارد شود. پنجره‌ها همچنین باید دارای پرده برای محافظت در برابر اشعه‌های خورشید در برخی نقاط روز باشند.

6. امکانات ارائه

اغلب، جلسات سالن کنفرانس شامل نمایش پاورپوینت، نمایش اسلاید یا سایر ارائه‌ها می‌شود. اتاق جلسه باید دارای صفحه نمایش، تخته وایت برد و تجهیزات تصویربرداری باشد تا اطمینان حاصل کنید که نصب وسایل کمک بصری با حداقل سر و صدا آسان و امکان پذیر است.

7. فضای باز

در حالت ایده‌آل، اتاق دارای پلان باز خواهد بود، به این معنی که همه می‌توانند همیشه یکدیگر را ببینند. اتاق‌های L شکل برای جلسات و جلسات آموزشی کاربرد کمی دارند. علاوه بر این، قطعا شما نمی‌خواهید که مردم در پشت ستون‌های تکیه گاه، دور از چشم یکدیگر پنهان باشند.

8. پریز برق

ممکن است افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند یک لپ تاپ، تبلت یا گوشی هوشمند همراه خود داشته باشد و بخواهند از آن استفاده نمایند. اگر دستگاه‌های مذکور باتری نداشته باشند یا شارژشان تمام شود، ممکن است نیاز به دسترسی به منبع تغذیه داشته باشند. از این رو، نیاز است که منبع کافی از پریزها در سراسر اتاق کنفرانس وجود داشته باشد.

9. قابلیت اتصال

خواه اتاق کنفرانس دارای پوشش Wi-Fi باشد، چه کابل‌های اترنت یا دسترسی به اینترنت خط ثابت، باید راهی برای آنلاین بودن افراد وجود داشته باشد. اگر از پهنای باند بی سیم استفاده می‌شود، برای ورود به شبکه باید ساده و ساده باشد  و همچنین کاربران باید بتوانند نام و رمز عبور شبکه را به راحتی پیدا کنند.

10. دیوارهای روشن و شفاف

رنگ‌های سفید و سایر رنگ‌های روشن معمولاً برای اتاق جلسات بهترین کارایی را دارند. به طور قطع شما نمی‌خواهید تسهیلاتی را داشته باشید که دیوارهای آن تیره است. همچنین این مکان نباید شبیه یک پروژه هنری مدرسه به نظر برسد، چرا که این فقط تمرکز افراد را منحرف می سازد.

چگونه موارد ذکر شده بر مشتریان من اثر می گذارند؟

سبک و مدل سالن کنفرانس می‌تواند از بسیاری جنبه‌ها اثری عمیق بر مشتریانتان بگذارد و چه خوب می‌شود اگر مشتری شما را اولین بار در این فضا ملاقات کند، زیرا در این صورت برداشت اولیه مشتری از شما فوق العاده خواهد بود. اگر شما دنبال این هستید که در همان ابتدا مشتری خود را تحت تاثیر قرار دهید سالن کنفرانس شما می تواند به این امر کمک زیادی بکند.
بهره وری این موضوع می‌تواند افزایش پیدا کند زمانی که محل برگزاری کنفرانس متناسب با شان پرسنل شما چیده شده باشد و این موضوع تضمین خواهد کرد که کارمندانتان همیشه در همه امور با دقت و هوشیار هستند.
القا کردن این حس به کارمندان زمانی میسر می شود که میز پذیرایی سالن همیشه از نظر خوراکی ها و آشامیدنی ها تکمیل باشد و چیدمان داخل اتاق به صورتی باشد که آن ها حس برابری و مشارکت را در زمان برگزاری جلسه داشته باشند.

7 نکته برای ساخت سالن کنفرانس

اگر به شما این امکان را می‌دادند که اتاق کنفرانس رویایی خود را طراحی کنید، به نظر شما چگونه بود؟ شاید این سوالی نباشد که شما مدت زمان زیادی را صرف فکر کردن به آن کرده باشید. معمولا، اتاق کنفرانس ایده آل، اتاقی است که برای برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها تجهیز شده و طراحی آن باید به گونه‌ای باشد که برقراری ارتباط، تعامل و همکاری با دیگران را تسهیل کند – نه اینکه توجه دیگران را به خود جلب کند. هنگام تجهیز سالن کنفرانس، باید از فرصت استفاده کرد و فراتر از نیازهای اساسی آن فکر کنید. در ادامه 7 نکته که به شما برای طراحی اتاق کنفرانس با بهره وری بالا کمک می‌کند، مطرح می‌کنیم.

طراحی و چیدمان اتاق کنفرانس از آن جهت حائز اهمیت است که چارچوبی را برای رویدادهایی که در آن اتفاق می افتد، تعیین می‌کند. اگر شرکتی را اداره می‌کنید که به شفافیت، به روز بودن و فراگیری اهمیت می‌دهد، پس نباید از یک اتاق کنفرانس تاریک، بدون پنجره و با طرح چوب استفاده کنید.

طراحی ایده آل سالن کنفرانس باید ارزش‌ها و الزامات شرکت صاحب آن را منعکس کند. مهمتر از همه، باید نیازهای فیزیکی و تکنولوژیکی اعضای تیم را که واقعاً از آن استفاده می‌کنند، برآورده کند که شامل تجهیز سالن شما به سیستم کنفرانس و ویدئو کنفرانس مناسب  و ارائه ابزار لازم برای تعامل موفق کارکنان می‌شود. وسایل و تجهیزات چنين فضایی باید کاملا در دید بوده، آکوستیک باشند و قابلیت اتصال و دسترسی کاربران را فراهم کنند.

هیچ کدام از مشاغل، معیارهای یکسانی برای آنچه که یک سالن کنفرانس ایده آل را تشکیل می‌دهد، ندارند. اما مواردی وجود دارد که برای همه مفید است-نور خوب، فضای زیاد برای جابجایی و مهمتر از همه  سیستم های صوتی و تصویری قابل اعتماد و با کیفیت بالا. مهمترین نکته ای که باید به خاطر بسپارید این است که همیشه با در نظر داشتن بهره وری طراحی کنید. در ادامه بیشتر در این خصوص توضیح می دهیم.

راهنمای طراحی سالن کنفرانس

نیروی کار امروز نیازمند ساخت سالن کنفرانس است. وقتی فرصتی برای ایجاد یا طراحی مجدد یک اتاق کنفرانس دارید، از این فرصت استفاده کنید و فراتر از نیازهای اولیه یعنی یک میز، صندلی و ویدئو پروژکتور را  در نظر بگیرید. این ۷ نکته شما را به طراحی سالنی هدایت می‌کند که بهره وری را امکان پذیر می‌سازد.

1. روی تجهیزات صوتی و تصویری با کیفیت بالا سرمایه گذاری کنید

تجهیزات اتاق کنفرانس شما باید به روز بوده و همچنین پیکربندی و عملکرد آسانی داشته باشند. این تجهیزات باید به اندازه کافی قدرتمند باشد تا سرعت لازم و قابلیت اتصال را تضمین کرده و مسائل مربوط به کیفیت صدا، وضوح در پرزنتیشن‌ها یا ویدیو کنفرانس‌ها را از مسیر خارج نکند. هنگامی که تجهیزات شما مستعد خرابی باشند، با مشکلات متعدد در اتصال مواجه باشند یا صرفا قدیمی باشند، شما نمی‌توانید از فضای جلسه خود به نحو احسن بهره ببرید.

2. به فضای شخصی احترام بگذارید

هیچ کس دوست ندارد وارد یک جلسه پانزده نفره در اتاق کنفرانسی شود که فقط ظرفیت 10 نفر را دارد. اگر اعضای تیم شما وقت خود را صرف این کنند که چطور راحت بنشینند بدون اینکه آرنج شان با نفری کنار برخورد نکند نمی‌توانند توجه کامل خود را به جلسه معطوف کنند.

اطمینان حاصل کنید که اتاق کنفرانس شما طوری طراحی شده است که تعداد افرادی را که واقعاً نیاز به استفاده همزمان از آن دارند، در خود جای دهد. جلسات خود را نیز به گونه ای تنظیم کنید که از پرکردن سالن کنفرانس بیش از ظرفیت آن جلوگیری شود پس از تعداد نفرات بیشتری دعوت نکنید. اگر یک اتاق کنفرانس برای ده نفر طراحی شده است، ده صندلی مناسب و راحت پیدا کنید و آن‌ها را در آن سالن قرار دهید.

3. رنگهای مناسب را انتخاب کنید

نام تجاری شما مطمئنا دارای رنگ‌های خاص خود است. طراحان داخلی که فضای اداری شما را تنظیم کرده اند احتمالاً با رنگ بندی خاصی نیز کار می‌کرده اند. وقتی صحبت از رنگ دیوارها و تجهیزات سالن کنفرانس شما می‌شود، می‌توانید فرض کنید که تصمیمات بزرگ قبلاً برای شما گرفته شده است.

با این حال، تا حدی می‌توانید ایده ها و انتخاب‌های جدیدی را در طراحی سالن کنفرانس خود به کار ببندید همیشه گزینه‌هایی برای این کار وجود دارد. رنگ‌های روشن مانند سفید، آبی روشن، سبز و زرد می‌توانند فضای اتاق را بزرگتر نشان دهند. اندکی رنگ آمیزی می‌تواند خلاقیت را نیز تقویت کند – مخصوصاً اگر ترکیب رنگ های موجود کم رنگ باشد.

4. روی مبلمان متحرک سرمایه گذاری کنید

برخی از جلسات، ساکن و پایدار هستند و در آن ها، همه خیلی آرام و بی سر و صدا دور میز می‌نشینند. هرچند برگزاری این نوع جلسات اساسا مشکلی ندارد، اما در برخی از مشاغل، ارتباطات موثر به انرژی بیشتری نیاز دارد. این که بتوانید جابجا شوید، جای صندلی‌ها را تغییر دهید، چیزی را به نمایش بگذارید یا وسایل فیزیکی را به اتاق جلسه بیاورید می تواند تحولی را در دنیای ساکت جلسات ایجاد کند.

اگر به احتمال زیاد جلسات شما به یک فعالیت پر جنب و جوش تبدیل می شوند – یا اگر فقط می خواهید توانایی تغییر وضعیت را داشته باشید، مبلمان سبک، قابل تنظیم مجدد یا صندلی های چرخدار را در نظر بگیرید.

5. اجازه دهید نور طبیعی وارد شود

بیایید این را قبول کنیم که هیچ کس بهترین ایده خود را زیر تابش استریل لوله‌های فلورسنت ارائه نمی‌دهد. اگر می‌خواهید شرکت کنندگان در حالی که در یک سالن کنفرانس گیر افتاده‌اند، احساس راحتی، بیداری و زنده بودن کنند، اجازه دهید نور طبیعی وارد فضا شود.

نور طبیعی باعث بزرگتر نشان داده شدن اتاق‌ها می شود در حالی که آن‌ها را با نور گرم و روشن پر می‌کند. اعضای تیم خود را در یک غار تاریک به دام نیندازید و سپس از آن‌ها انتظار داشته باشید که ایده‌های بزرگ و درخشان جدیدی را در ذهن خود مطرح کنند. کمی نور خورشید را امتحان کنید تا به رشد و شکوفایی ایده های آن‌ها کمک کنید.

6. حواس پرتی را به حداقل برسانید

پنجره هایی که با چشم اندازها یا حتی پارکینگ های خسته کننده روبرو هستند، راهی عالی برای ورود نور طبیعی مفید است. با این حال، برخی از پنجره‌ها می‌توانند باعث حواس پرتی اعضای تیم شوند. این امر منجر به سرگردان شدن ذهن و چشم در نیمه راه یک جلسه یا پرزنتیشن طولانی می شود.

اگر سالن کنفرانس شما دارای پنجره است، مطمئن شوید که آن‌ها در قسمت شلوغ و پرترافیک دفتر شما یا هرجای دیگری قرار نگرفته‌اند که ممکن است از نظر بصری حواس دیگران را پرت کند.

7. مشتریان خود را در ذهن داشته باشید

بیشتر این نکات بر اساس نیازهای شرکت شما و اعضای تیم آن متمرکز شده است. به هر حال، آن‌ها کاربران اصلی سالن‌های کنفرانس خواهند بود. اما توجه به منافع مشتریان نیز بسیار حیاتی است.

اگر انتظار دارید مشتریان را در تعداد قابل توجهی از جلسات در اتاق کنفرانس خود بگنجانید، مطمئن شوید که آن‌ها احساس راحتی خواهند کرد. هنگام طراحی و ساخت سالن کنفرانس خود، حتماً نیازها یا انتظارات مربوط به صنعت و حوزه کاری مشتریان  را در نظر بگیرید. همچنین موقعیت جغرافیایی، فرهنگ یا هر چیز دیگری را که ممکن است عامل مهمی در موفقیت کسب و کار تان باشد، مد نظر قرار دهید.

پشتیبانی و تعمیرات تجهیزات صوتی و تصویری

یکی از بخش های اصلی استفاده از تجهیزات صوتی و تصویری اتاق کنفرانس شما یافتن یک تیم پشتیبانی و تعمیرات قابل اطمینان و با تجربه است. حتی پیشرفته ترین تکنولوژی ها نیز ممکن است گاهی اوقات دچار مشکلاتی شوند.
همچنین مواردی مانند به روز رسانی های IT، Firmwarهای جدید یا حتی مشکلات سخت افزاری موجب می شود سیستم شما نیاز به کمک داشته باشد. زمانیکه به دنبال یک تیم پشتیبانی و تعمیر برای تکنولوژی اتاق کنفرانس خود هستید اطمینان یابید که تمام پشتیبانی های مختلفی که برای حفظ و نگهداری آن وجود دارد مطلع هستید تا بهترین مورد را طبق نیازهای خاص خود انتخاب کنید. داشتن یک برنامه سرویس منظم یا شرکتی که هنگام بروز مشکل با آن تماس بگیرید یکی از مهمترین نکات موفقیت کلی سیستم صوتی و تصویری شماست.

جمع بندی

ما خوشحالیم که خدماتی را ارائه می­‌کنیم تا به شما کمک کنیم راه حلی متناسب با نیازها و بودجه خودتان پیدا کنید. از تیم فروش ما گرفته تا مهندسان متخصص ما، هر یک از اعضای تیم نوآوران آماده کمک به شما هستند.

برای آشنایی بیشتر با محصولات و ارتباط با ما به صفحه مورد نظر مراجعه کنید.

منبع

 

https://www.dgicommunications.com/conference-room-design-trends/