تجهیز سالن کنفرانس؛ لیست تجهیزات اتاق کنفرانس برای برگزاری جلسات

هر روز، حدود 11 میلیون جلسه تجاری برگزار می شود. این جلسات 37 درصد از میانگین ساعت کاری کارمندان را در بر می گیرد.
براساس گزارشی درباره ی وضعیت جلسات در سال 2019، هزینه جلسات با برنامه ریزی ضعیف در سال 2019 به 399 میلیارد دلار در ایالات متحده و 58 میلیارد دلار در انگلستان خواهد رسید. در نتیجه، مردم وقت کافی برای اتمام کار خود نخواهند داشت.
در نیروی کار مدرن، که بسیاری از شرکت ها از کارمندان داخلی و کار از راه دور پشتیبانی می کنند، تجهیزات اتاق کنفرانس از قبیل سیستم کنفرانس باید قابل اعتماد و ایمن باشند. اگر فناوری موجود در دفتر از وظایف روزمره کارکنان پشتیبانی نکند، افراد در مکان های مختلف نمی توانند از طریق کنفرانس صوتی و تصویری به هم متصل شوند، یا افراد درون دفتر جای فیزیکی برای دیدار ندارند، در نهایت بهره وری و کار آن ها تحت تأثیر قرار می گیرد. که این تأثیرگذار بر نتایج نهایی شرکت است.

این چک لیست تجهیز سالن کنفرانس به این منظور است که شرکت شما را در مسیر حفظ محیط کار سالم و کارآمد قرار دهد. در ادامه به طور خلاصه به جند مورد مهم اشاره خواهیم نمود و سپس با جزئیات بیشتر به بررسی تجهیزات خواهیم پرداخت.

برای خرید تجهیزات سالن کنفرانس به چه نکاتی باید توجه کرد؟

برای خرید تجهیزات سالن کنفرانس، باید به نکات مهم زیر توجه کنید تا بتوانید تجهیزات مناسبی را انتخاب کنید:

1. نیازهای سالن:

ابتدا باید نیازهای ویژه سالن کنفرانس خود را مشخص کنید. این امر شامل تعداد شرکت کنندگان، اندازه سالن، و نوع رویدادهایی که در آن برگزار می‌شود (مانند جلسات کاری، نمایشگاه‌ها، کنفرانس‌های تصویری و غیره) می‌شود.

2. تجهیزات صوتی و تصویری:

– میکروفون‌ها: انتخاب میکروفون‌های با کیفیت مناسب برای سخنرانی‌ها و گفتگوهای گروهی حیاتی است.

– بلندگوها و تقویت کننده‌ها: باید به تعداد و اندازه مناسب برای سالن خود تجهیز شوند تا صدای بهتری ارائه دهند.

– پروژکتور و صفحه نمایش: انتخاب پروژکتور با رزولوشن و روشنایی مناسب و صفحه نمایش با ابعاد مناسب برای نمایش تصاویر و اسلایدها مهم است.

3. تجهیزات کنترل:

– کنترلرهای ارتباطی: نیاز به تجهیزات کنترلی برای مدیریت تصاویر، صدا و نور در سالن دارید.

– سیستم‌های اتوماسیون: استفاده از سیستم‌های کنترلی برای مدیریت نورپردازی، صدا و تصویر می‌تواند عملکرد سالن را بهبود ببخشد.

4. تجهیزات شبکه و اتصال:

– اینترنت پرسرعت: اطمینان حاصل کنید که سالن دارای اینترنت پرسرعت و پایدار است تا ارتباط آنلاین به درستی برقرار شود.

– تجهیزات اتصال: کابل‌ها، روترها، سوئیچ‌ها و تجهیزات شبکه دیگر برای اتصال دستگاه‌ها به شبکه اهمیت دارند.

5. تجهیزات جانبی:

– مبلمان: انتخاب مبلمان مناسب برای شرکت‌کنندگان و تجهیزات جانبی مانند تخته سفید یا تجهیزات برای نوشتن و تعامل می‌تواند مفید باشد.

– نورپردازی: نورپردازی مناسب می‌تواند اتمسفر سالن را بهبود ببخشد.

6. بودجه:

باید بودجه خود را در نظر بگیرید و تلاش کنید تجهیزاتی انتخاب کنید که با آن مطابقت داشته باشند.

7. نگهداری و پشتیبانی:

پس از خرید تجهیزات، نگهداری و پشتیبانی از آنها بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که شما دسترسی به تعمیرکاران ماهر و آپدیت‌های نرم‌افزاری دارید.

8. استانداردها و تطابق:

مطمئن شوید که تجهیزات شما با استانداردها و تطابق‌های مربوط به امنیت و حریم خصوصی تطابق دارند.

9. مشاوره:

در نهایت، بهتر است با مشاوران تخصصی در زمینه تجهیزات سالن کنفرانس مشورت کنید تا بهترین تجهیزات بر اساس نیازهای خاص شما را انتخاب کنید.

با رعایت این نکات، می‌توانید تجهیزات سالن کنفرانس مناسبی را انتخاب کرده و برگزاری رویدادها و جلسات خود را بهبود ببخشید.

تجهیزات اتاق کنفرانس باید چگونه باشد؟

تجهیزات اتاق کنفرانس باید به گونه‌ای باشند که امکان برگزاری جلسات و نشست‌های موثر و کارآمد را فراهم کنند. در ادامه، تجهیزات اصلی مورد نیاز برای یک اتاق کنفرانس را آورده‌ایم:

1. صوت و ویدئو:

– میکروفون‌ها: میکروفون‌های میزی برای شرکت‌کنندگان و میکروفون‌های سقفی یا بی‌سیم برای سخنرانان اصلی.

– بلندگوها: برای پخش صدا به شرکت‌کنندگان.

– دستگاه‌های ضبط صدا و ویدئو: برای ضبط جلسات و نشست‌ها.

2. تصویر:

– پروژکتور و صفحه نمایش: برای نمایش اسلایدها، فیلم‌ها و تصاویر.

– ویدئو وال، تلویزیون یا مانیتور: برای نمایش تصاویر و محتوای تصویری.

3. سیستم کنترل:

– کنترلر ارتباطی: برای کنترل دستگاه‌های صوت و ویدئو.

– کنترل اتوماسیون: برای کنترل نورپردازی، پنل‌های شیشه‌ای و سیستم‌های دیگر.

4. تجهیزات اتصال:

– ارتباط وایرلس و اتصالات اینترنت پرسرعت.

– پورت‌های HDMI و VGA برای اتصال دستگاه‌های مختلف به پروژکتور یا تلویزیون.

5. مبلمان و تجهیزات اجتماعی:

– میز و صندلی‌ها: برای شرکت‌کنندگان.

– تجهیزات نوشتاری: تخته سفید، مارکرها و …

– ایستگاه آب و قهوه: برای استراحت در جلسات.

6. نورپردازی:

– نورهای قابل تنظیم: برای ایجاد اتمسفر مناسب در اتاق.

– دکوراسیون: تزییناتی مانند تابلوها یا پوسترها برای زیبایی و تزئین اتاق.

7. نرم‌افزارها و سیستم‌های کنترل:

– نرم‌افزارهای ویدئوکنفرانس: برای برگزاری جلسات مجازی.

– سیستم‌های کنترل: برای کنترل دستگاه‌ها و تجهیزات.

8. امنیت:

– دوربین‌های مداربسته: برای امنیت اتاق کنفرانس.

– سیستم‌های قفل ورودی: برای کنترل دسترسی به اتاق.

9. برق و اتصالات:

– پریزهای برق و اتصالات شارژ برای دستگاه‌های مختلف.

10. نگهداری و پشتیبانی:

– تجهیزات نگهداری و تعمیرات منظم.

11. استانداردها و تطابق:

– اطمینان از تطابق با استانداردهای امنیت و حریم خصوصی.

12. فراهم آوردن این امکان که شرکت‌کنندگان از راه دور به جلسات بپیوندند

به علاوه، تجهیزات باید به گونه‌ای باشند که به شرکت‌کنندگان اجازه دهند به راحتی با آنها تعامل کنند و در جلسات شرکت کنند. همچنین، این تجهیزات باید با نیازها و بودجه اتاق کنفرانس شما همخوانی داشته باشند.

به یاد داشته باشید که تجهیزات اتاق کنفرانس باید بطور هماهنگ با یکدیگر کار کنند تا تجربه کنفرانس بهینه و بدون مشکل فراهم شود.

تجهیزات الکترونیکی اتاق کنفرانس

علاوه بر تجهیزات سالن کنفرانس ذکر شده در بخش‌های قبل، سایر تجهیزات الکترونیکی اتاق کنفرانس می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

1. دوربین‌ها:

– دوربین‌های تصویری: برای جلسات تصویری و ویدئوکنفرانس‌ها.

– دوربین‌های PTZ (پن-تیلت-زوم): برای جلسات تصویری با قابلیت پان، تیلت، و زوم.

2. نورپردازی:

– نورهای قابل تنظیم: برای ایجاد اتمسفر مناسب در اتاق.

– دکوراسیون: تزییناتی مانند تابلوها یا پوسترها برای زیبایی و تزئین اتاق.

تجهیزات اتاق کنفرانس را از کجا بخریم؟

شما می‌توانید تجهیزات اتاق کنفرانس را از منابع مختلفی تهیه کنید. در زیر تعدادی از راه‌هایی که می‌توانید از آنها تجهیزات اتاق کنفرانس خود را بخرید، ذکر شده است:

1. تامین‌کنندگان محلی:

– در شهر یا منطقه خود، ممکن است تامین‌کنندگان محلی داشته باشید که تجهیزات اتاق کنفرانس را عرضه می‌کنند.

2. شرکت‌های تخصصی:

– شرکت‌های تخصصی در زمینه تجهیزات اتاق کنفرانس و اتاق جلسات وجود دارند که می‌توانند به شما در انتخاب و تنظیم تجهیزات کمک کنند. این شرکت‌ها ممکن است دارای تجربه در ارائه راهکارهای سفارشی برای نیازهای خاص شما باشند.

3. مشاوره تخصصی:

– در صورتی که نیاز به راهنمایی دقیقتر دارید، می‌توانید با مشاوران تخصصی در زمینه تجهیزات اتاق کنفرانس تماس بگیرید. این مشاوران می‌توانند شما را در انتخاب تجهیزات مناسب و نصب آنها کمک کنند.

قبل از خرید، حتماً نیازهای خود را به دقت مشخص کنید و تحقیقاتی در مورد تجهیزات مورد نیاز و برندهای معتبر انجام دهید. همچنین، قیمت‌گذاری و بودجه خود را در نظر بگیرید و از گارانتی و خدمات پس از فروش تامین‌کننده مطلع شوید.

چه مواردی در قیمت نهایی تجهیز سالن کنفرانس تاثیر دارند؟

قیمت نهایی تجهیز سالن کنفرانس تحت تأثیر عوامل متعددی قرار می‌گیرد. این عوامل می‌توانند تنوع داشته باشند و با توجه به نیازها و انتخاب‌های شما متغیر باشند. در ادامه، به عوامل اصلی که بر قیمت نهایی تجهیز سالن کنفرانس تأثیر دارن، اشاره کرده‌ایم:

1. ابعاد و نوع سالن:

اندازه و نوع سالن کنفرانس تأثیر بزرگی بر قیمت دارد. سالن‌های بزرگ‌تر نیاز به تجهیزات و میزان توان بیشتری دارند که ممکن است قیمت را افزایش دهد.

2. تجهیزات صوتی و تصویری:

نوع و کیفیت تجهیزات صوتی و تصویری که انتخاب می‌کنید تأثیرگذار است. تجهیزات با کیفیت بالا معمولاً هزینه بیشتری دارند.

3. تجهیزات کنترل:

سیستم‌های کنترل برای مدیریت تجهیزات صوتی و تصویری، نورپردازی و سایر امور نیازمند تمرکز و هزینه اضافی هستند.

4. تجهیزات تکمیلی:

مثل مبلمان، تجهیزات نوشتاری، نورپردازی و دکوراسیون، که به ایجاد اتمسفر مناسب و کارآمد در سالن کنفرانس کمک می‌کنند.

5. نیاز به تجهیزات تصویری ویدئوکنفرانس:

در صورتی که نیاز به اتصال به شرکت‌کنندگان از راه دور و برگزاری جلسات ویدئوکنفرانس دارید، تجهیزات مربوط به این امکانات ممکن است هزینه را افزایش دهد.

6. نرم‌افزارها و لایسنس‌ها:

هزینه نرم‌افزارها و لایسنس‌های مورد نیاز برای استفاده از تجهیزات نیز می‌تواند متغیر باشد.

7. نگهداری و خدمات پس از فروش:

هزینه‌های نگهداری، تعمیرات و خدمات پس از فروش ممکن است به مرور زمان به هزینه‌های کلی اضافه شوند.

8. برند و کیفیت:

تجهیزات از برندهای معتبر و با کیفیت معمولاً هزینه بیشتری دارند. انتخاب برندهای مورد اعتماد می‌تواند در بلندمدت از نظر عملکرد و اطمینان مفید باشد.

9. تعداد و اندازه مورد نیاز:

تعداد و اندازه تجهیزات مورد نیاز برای سالن کنفرانس شما بر قیمت تأثیرگذار است. به تعداد شرکت‌کنندگان، ابعاد سالن و نیازهای ویژه توجه کنید.

10. نیاز به نصب و تنظیم:

هزینه نصب و تنظیم تجهیزات نیز در محاسبه نهایی مطرح می‌شود.

11. تعهد به استفاده طولانی مدت:

اگر برنامه دارید تجهیزات را برای مدت زمان طولانی استفاده کنید، ممکن است انتخاب تجهیزات با کیفیت و برندهای معتبر برای پایداری و عملکرد بیشتر توجیه‌پذیر باشد.

12. مقایسه قیمت‌ها:

برای به دست آوردن بهترین قیمت، می‌توانید قیمت‌ها را از چندین منبع و تامین‌کننده مختلف مقایسه کنید.

با توجه به این عوامل، می‌بایست مطمئن شوید که تجهیزاتی که انتخاب می‌کنید، با نیازهای سالن کنفرانس شما همخوانی دارند و در رنج بودجه شما قرار دارند.

چگونه اتاق کنفرانس ایده آل ای داشته باشیم

مانند هر مکان دیگری، عناصر خاصی برای طراحی یک اتاق کنفرانس ویدیویی عالی وجود دارد. شما نیاز به ایجاد فضایی راحت برای جلوگیری از بروز مشکلات ناخواسته در هنگام برگزاری جلسات خواهید داشت. خوشبختانه اغلب شرکت ها و سازمان ها حداقل یک اتاق مناسب دارند که می توانند به راحتی آن را به  اتاق کنفرانس ویدئویی ایده آل تبدیل کنند.

چه چیزهایی باید در یک اتاق کنفرانس گنجانده شود؟

از ویژگی های یک اتاق کنفرانس خوب می توان به در دسترس و راحت بودن آن اشاره کرد. اتاق های کنفرانس باید شامل تمام نیاز های افراد برای یک جلسه ایده آل، موفق و با بازدهی بالا باشند. به منظور ایجاد یک اتاق کنفرانس ایده آل باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• روشنایی

درست مثل یک فیلم برداری حرفه ای، روشنایی و نور محیط یکی از مهمترین عوامل در هنگام استفاده از تجهیزات ویدئو کنفرانس می باشد. اغلب شرکت ها و سازمان ها از سیستم روشنایی معمولی برای اتاق های جلسات شان استفاده می کنند که برای برگزاری یک کنفرانس ویدئویی ایده آل کافی نیست. در نظر داشته باشید تا حد امکان، نور پردازی را در جاهایی که حضار در جلسه نشسته اند تقویت کنید تا دوربین ها بتوانند با وضوح هر چه بیشتر و با کیفیت بالایی چهره افراد، حالات صورت و حرکات آنها را نمایش دهد.

علاوه بر نورپردازی داخلی اتاق کنفرانس، می بایست فکری هم برای نوری که از فضای بیرون اتاق و به ویژه نوری که ممکن است در روزهای آفتابی از طریق پنجره ها به داخل اتاق وارد شود ، بکنید. برای حل این مشکل می توانید به راحتی با اضافه کردن پرده های مناسب از ورود نور اضافی به اتاق کنفرانس ویدئویی جلوگیری کنید.

• پوشش سطح اتاق کنفرانس

قبل از اینکه شروع به تجهیز اتاق کنفرانس خود بکنید، بهتر است که سقف، دیوارها و کف اتاقی که قرار است کنفرانس در آن برگذار شود را مورد ارزیابی قرار دهید. اگر کفپوش های چوبی دارید ، ممکن است نیاز به استفاده از فرش یا موکت برای کاهش صدای اضافی ناشی از حرکت پاها یا حتی صندلی ها باشد.

اتاق های بزرگ ممکن است انعکاس صدا داشته باشند. حتی ممکن است به دلیل جنس دیوار ها و درخشندگی و انعکاس نور آنها، نیاز به اعمال تغییراتی در طراحی اتاق وجود داشته باشد. این نکته را در نظر داشته باشید که سطوح نرم تر انعکاس صدا را از بین می برند در حالی که سطوح سخت تر آن را بیشتر منعکس می کنند. هر چه اتاق کنفرانس ساکت تر باشد، کیفیت صدا و برگزاری جلسات بهتر خواهد بود.

از چه چیزهایی باید در اتاق کنفرانس اجتناب و دوری کنید.

به ازای هر اتاق کنفرانسی که به بهترین شکل سازمان دهی  شده است، اتاق کنفرانسی هم وجود دارد که با توجه به هزینه های  زیادی که انجام شده است، اتاق بسیار شلوغ، کیفیت سطوح بسیار ضعیف و تکنولوژی های موجود با دسترسی سخت تعبیه شده اند که تاثیرات منفی بر کیفیت جلسات برگذار شده و در نتیجه کسب و کار خواهد داشت.

• از شیشه ها کمتر استفاده کنید.

معماری مدرن به استفاده از شیشه ها علاقه ی خاصی دارد. اتاق هایی که از دیوار های شیشه ای ، پنجره ها و میز های شیک استفاده کرده اند، محیط کاری جذابی را به وجود می آورند، اما برای برقراری ویدئو کنفرانس مناسب نیستند. در این گونه اتاق ها، صدا به راحتی منعکس می شود و کیفیت صدا با توجه به این انعکاس صدا به شدت کاهش می یابد و حسی که به  شنونده القا می شود اینگونه است که گویا فردی در انتهای یک راهرو ایستاده است و برای رساندن صدایش به شما در حال داد زدن است. شیشه ها علاوه بر انعکاس صدا، نور را هم به راحتی منعکس می کنند و این موضوع می تواند منجر به اختلال در عملکرد دوربین های اتاق کنفرانس شود.

• از رنگ ها و طرح های روشن دوری کنید.

اتاق هایی که با رنگ ها و طرح های روشن آراسته شده اند ممکن است محیط جذابی برای محل کار افراد به حساب آیند اما برای برقراری ویدئو کنفرانس مناسب نیستند.

• از اتاق های مرکزی دفتر کار استفاده نکنید.

در برخی از موارد این موضوع اجتناب ناپذیر است اما  اتاق های مرکزی دفاتر معمولا از نظر آلودگی های صوتی جزو شلوغ ترین اتاق ها به شمار می روند، چرا که صدای تولید شده توسط کارکنان همه ی اتاق های هم جوار بر روی آنها تاثیر منفی می گذارد.

فضای اتاق کنفرانس باید چقدر باشد.

با وجود اینکه ویدئو کنفرانس از محبوبیت زیادی برخوردار است، برخی بر این باورند که راه اندازی اتاق کنفرانس بسیار هزینه بر می باشد و برای کسب و کارهای کوچک تر مناسب نیست. اما حقیقت این است  انعطاف ویدئو کنفرانس به همه ی کسب و کار ها این اجازه را می دهد تا از مزایای استفاده از ویدیو کنفرانس بهره مند شوند. فضاهای بزرگ تر نیاز به استفاده از دوربین های قوی تر و بزرگتر خواهند داشت در حالی که اتاق کنفرانس کوچک تر با استفاده از دوربین های کوچک تر هم می توانند به بهترین نحو از مزایای آن استفاده کنند. در واقع هزینه تجهیزات فضاهای کوچک تر متناسب با فضای کاری کاهش می یابند.

تکنولوژی ویدئو کنفرانس می تواند باعث گسترش کسب و کار شما و مشارکت بیشتر و فرصت های شغلی بیشتر خواهد شد. در صورتی که به تجهیز اتاق های کنفرانس خود فکر می کنید اما از نحوه تجهیز کردن و هزینه های آن اطلاعات چندانی ندارید، می توانید با تماس از مشاوره رایگان کارشناسان بخش ویدئو و سیستم کنفرانس نوآوران تحقیق بهره مند شوید

چرا تجهیزات اتاق کنفرانس اهمیت دارد ؟

کیفیت ضعیف صدا می تواند باعث ایجاد مشکل در همکاری شود. وقتی تیم به طور مؤثر همکاری نکند ، می تواند به نتایج ضعیفی منجر شود. نتایج ضعیف می تواند مشکلات دیگری به وجود آورد. توانایی یک تیم برای همکاری بستگی به وجود سخت افزار خوب دارد. سخت افزاری که استفاده از آن گیج کننده است و  فاقد قابلیت هایی باشد عموماً استفاده از آن آزار دهنده است ، برخی از دلایل استفاده از سیستم کنفرانس می باشد.

تیم ها نیازی به صرف هزینه زیادی برای برد هوشمند تعاملی ندارند. برای شرکت هایی که نیاز به کنفرانس تلفنی دارند یک برد هوشمند تعاملی کافی است. در عین حال در بسیاری از شرکت که از کنفرانس تلفنی استفاده می کنند سخت افزاری برای اتاق کنفرانس خود در نظر نمی گیرند.
در هنگام خرید تجهیزات اتاق کنفرانس انتخاب یک میکروفن کنفرانس مناسب می تواند کیفیت صدای جلسات و کنفرانس ها را بهبود بخشد. انتخاب نوع میکروفن کنفرانس مناسب برای اتاق کنفرانس بسیار با اهمیت است.

چرا استفاده از فناوری نوین در طراحی و تجهیز سالن کنفرانس مهم است؟

یک جمله‌ی کلیشه‌ای در تجارت و کسب و کار وجود دارد که می‌گوید «پول شما، زمان شماست». بدون شک و تردید شما زمان خود را در دفترکار و مجموعه تجاری خود می گذرانید تا درآمد کسب کنید. این بدان معناست که کار شما می‌بایست آن مقدار ارزش افزوده برای شما داشته باشد که زمان خود را برای آن بپردازید. از این رو صرف زمان در محل کار می‌بایست عاقلانه، مدبرانه و کارامد باشد. دفاتر کاری این روزها درگیر رفت و آمدهای تجاری است. حتی شرایط همه‌گیری کرونا نیز باعث نشده است که از تعداد جلسات کاسته شود. در مواردی حتی تعداد جلسات به خاطر استفاده درست از تجهیزات اتاق کنفرانس و طراحی اتاق کنفرانس، بیشتر از گذشته شده است. اما در طراحی و تجهیز سالن کنفرانس باید به چه نکاتی توجه کرد که نتیجه‌ی مناسبی را برای کسب و کار ما داشته باشد؟ سیستم اتاق کنفرانس در مذاکرات ما از چه جایگاهی برخوردار است؟

طراحی و تجهیز سالن کنفرانس چگونه باید باشد؟

اگر کسب و کار شما در حال رشد است مسلماً تاکنون به موارد زیادی برخورده کرده‌اید که اتاق کار شما فضای لازم و کافی جهت برگزاری جلسات کاری را در اختیارتان قرار نمی‌دهدو نیازمندی سازمان به وجود سالن کنفرانس در این لحظات به شدت محسوس است. جلسات می‌تواند زمان زیادی را به خود اختصاص دهد نه فقط خود جلسات، بلکه آمادگی، جمع آوری، برقراری و اتصال دستگاه ها. این یک فرآیند زمان بر برای شماست. در ادامه‌ی این مقاله چند دلیل اصلی و مستند برای ایجاد سالن کنفرانس در سازمان شما، گردآوری شده است. این که چرا کسب و کار شما به سالن کنفرانس نیاز دارد؟ سالن کنفرانس و سیستم کنفرانس چه نتیجه‌ی مثبتی بر فرآیند مذاکره دارد و سوالات دیگری که در ادامه به پاسخ گویی به آن‌ها می‌پردازیم.

افزایش توانایی برقراری ارتباط، تبادل ایده‌ها و اطلاعات 

یکی از مزایای وجود سالن کنفرانس با فناوری روز و کارآمد برای کسب و کارها در این است که توانایی افراد حاضر در جلسات در برقراری ارتباطات با یکدیگر به شدت افزایش می‌یابد. سیستم‌های کنفرانس نوین می‌تواند صدای افراد را به ضوح به افراد حاضر در جلسات انتقال دهد. ریاست جلسه می‌تواند بر طبق برنامه‌ی زمان‌بندی شده به افراد این اجازه را بدهد که به صحبت‌های خود بپردازند. صحبت کردن افراد بر طبق یک برنامه و بیان نظرات و در نقطه‌ی مقابل دریافت آن نقطه نظرات از سوی افراد حاضر به صورت واضح و بدون مشکل صوتی موجب افزایش کارامدی و عملکرد جلسات می‌شود. تمرکز و بهره وری افراد حاضر در جلسات با استفاده از ویدئو پروژکتور و سیستم ویدئو کنفرانس در صورت وجود داده‌های آماری و نیاز به نمایش مستندات بهتر و بیشتر می‌گردد و منابع و اطلاعات به صورت یکسان در اختیار افراد قرار می‌گیرد. در مجموع می‌توان گفت اتاق کنفرانس می‌بایست بتواند طیف گسترده‌ای از ابزارهای راحتی و آسایش افراد در هنگام جلسات را داشته باشد تا نتیجه‌ی مورد قبولی برای شما بدست آید.

حضور افراد در جلسات به صورت آنلاین و با ویدئو کنفرانس

اگر کسب و کار شما دارای سالن کنفرانس نیست، کافی است از کارمندان خود بپرسید چه نظری در مورد جلسات فشرده و چندین نفره در فضای کوچک یک اتاق دارند. احتمالاً وجود ویروس کرونا برای آن‌ها دلیل محکمی است که در جلسات حضور نداشته باشند. حضور و تجمع در اطراف یک لپ تاپ برای جلسات، استفاده از سیستم صوتی نامناسب، نویز صدا، عدم کیفیت مناسب تصویر شاید از دیگر دلایلی باشد که کارمندان تمایلی به حضور در جلسات نداشته باشند.

یک سالن کنفرانس مدرن با داشتن قابلیت برقراری ویدئو کنفرانس و وب کم می‌تواند افراد دورکار و یا غایب در جلسه را نیز به صورت آنلاین در جلسات داشته باشد. این یک احتمال است که نیروی کار کارآمد شما به علت مختلف توانایی حضور در جلسات را نداشته باشد بنابراین می‌بایست در طراحی و تجهیز سالن کنفرانس به این نکته توجه نمود. استفاده از ویدئو کنفرانس می‌تواند حضور آن‌ها را در جلسات شما تضمین کند. برای توجیه استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس در طراحی اتاق کنفرانس در فضای کسب و کار خود می‌توانید به این فکر کنید که نیروی انسانی کارآمد و ماهر شما می‌تواند در صورت داشتن ایده و داده‌ی مناسب نتیجه‌ی جلسات را برای شما مطلوب گرداند.

طراحی سالن کنفرانس

یکی از مواردی که بیش از هر موضوع دیگری می‌بایست مورد بررسی و تحیق قرار بگیرد طراحی و تجهیز سالن کنفرانس است. فضای در اختیار شما و مورد نظر برای ایجاد اتاق کنفرانس می‌تواند به شما در انتخاب نوع سیستم کنفرانس و طراحی مبلمان اداری و اجرای سالن کنفرانس کمک کند. تجهیزات اتاق کنفرانس مطلوب، دارای صندلی اداری راحت و ارگونومیک است. میز اتاق کنفرانس وسعت کافی و فضای شخصی خوبی را در اختیار کاربر می‌گذارد. سیستم صوتی و میکروفون سالن کنفرانس در فاصله‌ی مطلوبی از کاربر قرار دارد. در طراحی سیستم کنفرانس علاوه بر آن‌چه تاکنون گفته شد رعایت اصول صوتی یکی از عوامل مهم و غیر قابل چشم پوشی است.

برای بهبود کیفیت سیستم کنفرانس می‌بایست به چه نکاتی توجه کرد؟

خرید بهترین و با ارزش ریالی بالا همیشه نمی‌تواند نتیجه‌ی مطلوب داشته باشد. آن‌چه می‌تواند در نتیجه‌ی نهایی شما پس از خرید ویدئو کنفرانس موثر باشد ویژگی‌هایی چون نوع استفاده و طراحی سیستم کنفرانس است. طراحی سیستم کنفرانس، کابل کشی، استفاده مطلوب از فضا، قرار دادن درست بلندگو و اسپیکر و… همه‌گی جزو خصوصیات مهم در طراحی سالن کنفرانس هستند. اما آنچه که در نهایت برای مدیران و بازدیدکنندگان مهم است کیفیت مطلوب صداست. صدا جزو اولین خروجی‌های سالن کنفرانس است. اما چه عواملی بر طراحی و تجهیز سالن کنفرانس و شیوه‌ی قرارگیری سیستم کنفرانس موثر است. در ادامه با آن‌ها آشنا خواهیم شد:

• آکوستیک: اتاق چگونه بر کیفیت صدا تأثیر می‌گذارد

آکوستیک به طور کلی به چگونگی ترکیب تجهیزات صوتی، چیدمان اتاق و ترکیب اتاق برای تأثیرگذاری بر هر صدای خروجی اشاره می‌کند. بدون داشتن یک متخصص صوتی، محاسبه‌ی عوامل تاثیر گذار بر آکوستیک دشوار است و طراحی آکوستیک نامناسب می‌تواند از عوامل زیادی نشئت بگیرد. اگر سیستم صوتی و آکوستیک سالن کنفرانس مناسب نباشد در یکی از اولین تماس‌ها که با خارج از اتاق کنفرانس برقرار خواهید کرد بلافاصله متوجه کیفیت و میزان ضعف صدا خواهید شد. مهندسین و طراحان سیستم صوتی سالن کنفرانس با استفاده از نمودارهای صوتی بهترین مکان را برای تجهیزات شناسایی می‌کنند اما برخی راه حل‌های ساده برای بهتر شدن اکوستیک صدا در سالن های کنفرانس وجود دارد که عبارت‌اند از:

• محیط کنفرانس: تأثیر صدای محیط

برای به حداکثر رساندن کیفیت تماس، فقط کنترل صدا در داخل اتاق ملاک نیست. این همچنین در مورد کنترل هر صدایی است که از خارج از منطقه‌ی سالن کنفرانس می‌آید. در حالت ایده‌آل، یک اتاق کنفرانس دور از مناطق پر رفت و آمد واقع می‌شود تا حریم خصوصی و کنترل صدا را بهتر فراهم کند.

اگر سر و صدای محیط به طور مکرر به داخل اتاق نفوذ کند، می‌تواند باعث حواس پرتی عمده در هنگام تماس‌های کنفرانسی شود. از این بدتر، ممکن است برای افراد در اتاق این مسئله مشهود باشد که سر و صدای محیط بر رفتار و عکس العمل آن‌ها تاثیر می‌گذارد. طراحان سالن کنفرانس با استفاده از ژنراتورهای نویز وضعیت مناسبی را برای افراد حاضر ایجاد می‌کنند. همچنین استفاده از سیستم کنفرانس مناسب و میکروفون کنفرانس از دیگر راه‌های مقابله با این معضل است.

• استفاده از تجهیزات کنفرانس در جایگاه درست

قرارگیری مناسب میکروفون کنفرانس و بلندگوها اطمینان از کیفیت مطلوب صدای سیستم کنفرانس صوتی را تضمین می‌کند. جانمایی اشتباه و طراحی نامناسب در قرارگیری کیفیتی بسیار ضعیف را در اتاق کنفرانس از خود نشان می‌دهد. در سالن های کنفرانس و اتاق‌های هیئت مدیره میکروفون کنفرانس را می‌توان روی میز با استفاده از طراحی مناسب تعبیه کرد. انتخاب بهترین روش اما به فضای اتاق کنفرانس، تعداد شرکت‌کنندگان و صد البته زیبایی‌شناسی اتاق کنفرانس بستگی دارد. وقتی وضوح صدا و سهولت استفاده برای سازمان شما در اولویت قرار داشته باشد انتخاب میکروفون‌های گردن غازی بهترین است. این میکروفون‌‍‌ها با توجه به ارتفاعی که از سطح میز می‌گیرند کمتر تحت تاثیر سر و صدای ایجاد شده توسط اسناد و کاغذها روی میز، ضربه‌ها و حتی محیط هستند.

در اتاق کنفرانس کوچک، بلندگوها همیشه لازم نیستند، در فضاهای کنفرانس بزرگتر اما لازمه‌ی ایجاد یک ارتباط خوب بین افراد بشمار می‌آیند. استفاده از بلندگوهای سقفی، بلندگوهای ایستاده و… نیز با توجه به نیازمندی می‌تواند مورد توجه باشد.

سیستم کنفرانس رستمومنت Restmoment

کمپانی رستمومنت Restmoment یکی از معروف‌ترین تولیدکنندگان سیستم کنفرانس در بازار جهانی است. گرچه از قدمت این شرکت شاید بیشتر از دو دهه نگذشته باشد اما سرعت رشد، ارائه‌ی طراحی خلاقانه برای سیستم‌های کنفرانس خیلی زود نام آن‌ها را به عنوان یکی از قدرت‌های تولید سیستم کنفرانس در دنیا مطرح کرد. شرکت Restmoment در گوانگژو چین واقع شده است و در حال حاضر تولیدکننده‌ و صادر کننده‌ی تجهیزات کنفرانس، وایر لس، سیستم‌های صوتی، سیستم کنفرانس و محصولات دیگر به ژاپن، کره‌جنوبی، روسیه، ویتنام، سنگاپور، پاکستان و… از جمله ایران است. از آن‌جایی که شرکت Restmoment دارای گواهی ISO9001 است مدیریت کیفیت و فرآیندهای تولیدی محصولات در آن به صورت قابل توجهی تحت کنترل قرار می‌گیرد تا محصولی که به نام تجاری آن‌ها وارد بازار می‌شود دارای بالاترین کیفیت باشد.

شرکت مهندسی نوآوران تحقیق افتخار این را دارد که در سال‌های اخیر به عنوان تنها نماینده‌ی رسمی این شرکت در ایران مطرح باشد. سیستم‌های کنفرانس   Restmoment  درمدل‌های مختلفی در حال حاضر توسط شرکت مهندسی نوآوران تحقیق به بازار ایران عرضه می‌شود. همچنین شرکت مهندسی نوآوران تحقیق این افتخار را دارد که با همکاری این کمپانی سیستم کنفرانس Restmoment ۲۷۰۰ را با توان داخلی و تحت لیسانس کمپانی در ایران تولید کند و بدست متقاضیان برساند.

امنیت و غیرقابل شنود بودن، قابلیت استفاده برای جمعیتی بیش از ۴۰۰۰ نفر، قابلیت ضبط صدا با کیفیت بالا، نمایشگر LED، قابلیت ثبت و ضبط تصویر با وضوح بالا، خروجی هدفون برای شخصی‌سازی میکروفون کنفرانس و… از مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم کنفرانس رستمومنت هستند.

علاوه بر این خوب است بدانیم که شرکت مهندسی نوآوران تحقیق با بیش از 25 سال سابقه در طراحی، توزیع، فروش، نصب و راه‌اندازی سیستم‌های کنفرانس می‌تواند به خدمات پس از فروش و آموزش فرآیند تعمیر و نگهداری سیستم‌های کنفرانس نیز بپردازد که در کمتر سازمانی می‌توان آن را مشاهده نمود.

بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر سیستم کنفرانس کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین سیستم کنفرانس بروزرسانی شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت رفاه شما مطابق با علم روز انجام خواهیم تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.

چرا میکروفن اتاق کنفرانس ضروری است؟

در خرید میکروفن کنفرانس اندازه اتاق کنفرانس، اندازه میز، نوع صندلی و…  نیاز یک شرکت در تجهیز اتاق کنفرانس را تعیین می کند.
یک اتاق کوچک با یک میز کنفرانس کوچک که تعداد شرکت کنندگان در جلسه 5 تا 10 نفر می باشند به میکروفن شخصی برای هر شرکت کننده نیاز ندارد (اما برخی از شرکت علاقه مند هستند که از تکنولوژی های روز استفاده کنند). بنابر به صرف هزینه های اضافی برای ویژگی ها غیر ضروری نیست. از آنجایی که همگی دور یک میز نشسته اند فقط به یک میکروفن ثابت نیاز است.
البته در اتاق کنفرانس بزرگ دارای یک میز کنفرانس مطمئنا نیاز به سیستم کنفرانس می باشد.  یک میکروفون کنفرانس برای ریاست و برای هر شرکت کننده هم اصطلاحا یک کنسول شرکت کننده قرار می گیرد.

سیستم های کنفرانس چه ویژگی هایی دارند؟

با نگاهی به چیدمان اتاق، ممکن است به تجهیزات اتاق کنفرانس صوتی با مشخصات خاص بمنظور برگزاری جلسات نیاز باشد. برای مثال ریاست می تواند از طریق دکمه های که بر روی کنسول ریاست تعبیه شده است به شرکت کننده ای اجازه صحبت دهد و به شرکت کننده دیگر این اجازه را ندهد. همچنین شرکت کننده گان هنگام صحبت باید دکمه بر روی کنسول خود را فشار دهند تا دیگر حاضرین در جلسه صدای آن ها را بشنوند.

هنگام انتخاب میکروفون مناسب کنفرانس ، عوامل مختلفی باید مورد توجه قرار گیرد. این که بدانید هدفتان از خرید سیستم کنفرانس نیست و کدام یک از ویژگی های یک سیستم کنفرانس صوتی  برای شما اهمیت دارد.

با تحول در تکنولوژی‌های نوین تجهیز اتاق کنفرانس همراه شوید

تجهیز اتاق کنفرانس در آینده به صورت یک پکیج تکنولوژیکی خواهد بود. در ادامه زئوس کارولا از بخش تحقیقات ZK توضیح می دهد که چرا به اشتراک گذاری محتوای صوتی و تصویری نه تنها خوب و مناسب است بلکه به یک ضرورت تبدیل شده است.

با تکنولوژی های روز اتاق کنفرانس از خوابیدن با چشمان باز در جلسات جلوگیری کنید!

آینده تجهیز اتاق کنفرانس

ابتدا فاکتورهایی را بررسی می کنیم که نشان می دهد اتاق کنفرانس شما در آینده به چه شکل خواهد بود. به نظر می رسد اتاق کنفرانس از حالت رای گیری یا حتی تله پرزانس فراتر خواهد رفت. درحال حاضر انتخاب های متعددی در اختیار شماست به همین علت فاکتورهای بیشتری را باید در نظر داشته باشید. تا کی می خواهید تجهیزات بزرگ را در یک فضای کوچک در هم بچپانید؟ چه اطلاعاتی را می خواهید به اشتراک بگذارید و چطور – آیا از طریق یک ویدئو پروژکتور یا نمایشگر ویدئو یا از طریق شبکه یا از طریق پل های صوتی یا تمام این ها؟
او بیان می کند اخیرا تحقیقات نشان می دهد که در تخته هوشمند  چطور می توان حالت پخش ویدئو را به استفاده از پلت فورم ها در موبایل تبدیل کرد. در تکنولوژی جدید شما یاد می گیرید که از حصارهای صوتی و آخرین تکنولوژی بلندگوها نیز استفاده کنید.
اتاق کنفرانس رای گیری، مشارکت و نوآوری را پس می زنند. پس زمان به روز کردن تجهیزات با آخرین تکنولوژی پخش ویدئو، صوت و تصویر هوشمند و تکنولوژی های دیگر فرا رسیده است. بهترین استراتژی چیست؟ مطمئناً استراتژی انعطاف پذیری که به شما اجازه می دهد هر اتاقی را با هر اندازه ای برای هر هدفی که دارید به طور مناسب تجهیز کنید. با مشاهده سخنرانی زئوس کارولا می توانید مطالب بیشتری در خصوص اینکه چطور می توانید از فضای اتاق جلسه خود بیشتر بهره ببرید، یاد بگیرید.

نکات مهم در تجهیز سالن کنفرانس

تجهیز سالن کنفرانس به منظور برگزاری جلسات و رویدادهای مختلف بسیار مهم است. در زیر، تعدادی از نکات مهم در تجهیز سالن کنفرانس را برای شما ذکر می‌کنم:

1. سیستم صوتی: نصب یک سیستم صوتی با کیفیت بالا و قابلیت پوشش صدا در سراسر سالن بسیار اساسی است. این مورد شامل بلندگوها، میکروفن‌ها، میکسر و تجهیزات مرتبط است. همچنین، در نظر داشته باشید که سیستم صوتی باید قابلیت تنظیم صدا و کیفیت را داشته باشد.
2. تجهیزات تصویری: نمایشگرهای بزرگ و کیفیت بالا مانند صفحه نمایش یا ویدئو پروژکتور و ویدئو وال برای نمایش ارائه‌ها و محتواهای تصویری لازم است. همچنین، مطمئن شوید که اتصالات و کابل‌های لازم برای اتصال دستگاه‌ها به تجهیزات تصویری در دسترس باشند.
3. اینترنت و شبکه: اتصال به اینترنت پایدار و با پهنای باند مناسب برای تجهیزات مختلف مانند لپ‌تاپ‌ها، تبلت‌ها و سایر دستگاه‌ها بسیار حائز اهمیت است. اطمینان حاصل کنید که در سالن کنفرانس اتصال Wi-Fi قوی و پوشش شبکه کافی وجود داشته باشد.
4. نورپردازی: یک نورپردازی مناسب و مناسب می‌تواند بر جذابیت سالن کنفرانس تأثیر بگذارد. باید به توانایی تنظیم نور در سالن به طوری که بتوانید برای نمایشگرها و سخنرانان نور مناسبی فراهم کنید توجه کنید.

وقتی تجهیزات و منابع اتاق کنفرانس ایجاد مشکل می کنند

تحقیقات نشان می دهد که حداقل دو جلسه در یک هفته احتمالاً به خاطر مشکلات تجهیزات فناوری مختل خواهد شد. داده ها در نمایشگرها ظاهر نمی شوند، اتصالات ارتباط از راه دور از بین می روند یا از کار می افتند، و صدای صوتی و تصویری بد باعث می شود که مشاهده و شنیدن برای شرکت کنندگان از راه دور دشوار شود.
میانگین زمان صرف شده برای رفع این مشکلات: 5/31 دقیقه. برای شرکتی با 250 کارمند هزینه سالانه این ناکارآمدی مربوط به فناوری تقریباً 250،000 دلار است.

خرابی تجهیزات اتاق جلسه به همان اندازه که هزینه زیادی دارند ناامید کننده هستند.

سرانجام، بهره‌برداری از فضا کاهش می یابد زیرا مردم به این فناوری اعتماد ندارند که فناوری اتاق کنفرانس همانطور که به آن نیاز دارند کار خواهد کرد و آن ها ملاقات را به روش های دیگر و مکان های مختلف شروع می کنند. در یک دفتر باز که حواس پرتی زیادی ایجاد می کند، فناوری اتاق کنفرانس غیر قابل اعتماد می تواند در تمرکز افراد اختلای ایجاد کند. اگر همه تماس تلفنی را به صورت آزاد شروع کنند، می توانید تصور کنید که چقدر دفتر بی نظم و پر سرو صدا می شود.
اما با این حال روش هایی برای به حداقل رساندن این نوع مسائل مربوط به تجهیزات اتاق کنفرانس وجود دارد. این همان چیزی است که ما توصیه می کنیم.

 

چک لیست برای جلوگیری از دردسرهای تجهیزات سالن کنفرانس

هیچ مجموعه ای از تجهیزات اتاق کنفرانس کاملا بدون مشکل نیست. برای اینکه مطمئن شوید جلسات شما پربار است و تجهیز سالن کنفرانس به خوبی صورت گرفته است، لازم است که برنامه های تهیه نسخه پشتیبان را آماده کنید. برخی اقدامات پیشگیرانه هستند که  شما می توانید هنگام تنظیم فن آوری در سالن های کنفرانس دفتر خود انجام دهید.

روی فناوری هایی تمرکز کنید که برای کارمندانتان مفید باشند

 یک نظرسنجی در مورد سیستم صوتی سالن کنفرانس تهیه کنید و در شرکت توزیع کنید تا درک کنید کارمندان چه فناوری برای انجام کار خود و چه مواردی در زمینه بهره وری در محل کارنیاز دارند. با استفاده از سؤالاتی مانند:

• در جلسات شما چه نوع فناوری ضروری است؟
• در جلسات شما چه نوع تجهیزاتی خوب است که وجود داشته باشد؟
• رزرو یک اتاق کنفرانس، از قبل یا در محل، برای شما آسان است؟
• آیا با فناوری کنفرانس صوتی و تصویری مشکلی دارید؟
• آیا فکر می کنید اتاق های جلسه به اندازه کافی وجود دارد؟
• آیا فناوری و امکانات اتاق کنفرانس با جلساتی که می خواهید انجام دهید مطابقت دارد؟

استانداردی را برای فناوری در هر اتاق کنفرانس انتخاب کنید

هر اتاق کنفرانس در دفتر شما باید برای همه کارمندان قابل دسترسی باشد. یک استاندارد را در نرم افزار برنامه ریزی اتاق کنفرانس، نمایشگرهای اتاق، کنفرانس های صوتی و ویدیویی و سیم کشی انتخاب کنید. این امر همچنین از سردرگمی کارکنان جلوگیری می کند. با افزایش محبوبیت کار از راه دور، مهم است که اطمینان حاصل کنید که هر اتاق کنفرانس مجهز به سیستم ارتباطات از راه دور است. The Meeting Owl یک دوربین فیلمبرداری چرخشی است که بر اساس کسی که در یک جلسه صحبت می کند حرکت می کند و گزینه بسیار خوبی برای سرمایه گذاری برای ایجاد اتاق های همایش شما از راه دور است.

اطمینان حاصل کنید که روند اتصال دستگاه های شخصی ساده و سریع است.

هنگامی که کارمندان باید با استفاده از دستگاه های خودشان متصل شوند، احتمال بروز مشکلات چندین برابر می شود. اگر افراد چند دقیقه اول جلسه را صرف تلاش برای یافتن کابل های مناسب، آداپتورها و شبکه WiFi کنند، زمان زیادی از دست خواهد رفت.

 

 

4 مزیت تجهیز اتاق کنفرانس

سیستم های اتوماسیون داخل اتاق کنفرانس ، اخرین تکنولوژی پرزنتیشن هستند که ابزاری را در اختیار تجارت شما قرار می دهند که نه تنها ارائه پرزنتیشن های تاثیرگذار را تسهیل می کنند بلکه به روشی کاملاً پربازده و کارآمد عمل می کنند. در این مقاله به بررسی مزایای تجهیز اتاق کنفرانس خواهیم پرداخت .

سیستم اتوماسیون  اتاق کنفرانس چیست؟

معمولاً اتاق کنفرانس مجهز به چندین ابزار تکنولوژی از قبیل سیستم کنفرانس، ویدئو کنفرانس، ویدئو پروژکتور، مانیتور و … است که به شما اجازه میزبانی از جلسات را با کیفیت بسیار بالا می دهد. سیستم های اتوماسیون داخل اتاق نیز موجب می شود که تمام این تکنولوژی ها به صورت یکپارچه کار کنند و از روی دستگاهی که در اختیار شماست قابل کنترل باشند. یک سیستم اتوماسیون داخل اتاق متداول از یک تاچ اسکرین ریموت برای بازکردن و بستن کرکره پنجره ها در زمان مناسب، کم و زیاد کردن نور، تنظیم گرمایش و سرمایش اتاق، شروع و پایان اجرای زنده و ایجاد امکان دسترسی و اشتراک سریع اطلاعات از دستگاهشان روی نمایشگرهای تعاملی یا نمایشگرهای استاندارد برای کارمندان فراهم می آورد. این سیستم یکپارچه کننده از یک محیط کاربردی تشکیل شده که می تواند بازده و نحوه برقراری ارتباط را بهبود بخشد.

مزایای تجهیز اتاق کنفرانس به سیستم اتوماسیون

-مزایایی که تجهیز اتاق کنفرانس به یک سیستم اتوماسیون برای شما فراهم می آورد محدود به میزان کاربردی است که خودتان می خواهید از چنین سیستمی داشته باشید. اگر یک سیستم اتوماسیون ساده را که تنها شامل کنترل کننده های صوتی و تصویری است انتخاب کنید، مزایای آن محدود به کنترل تکنولوژی AV می شود. اگر از سیستم اتوماسیون داخل اتاق پیشرفته استفاده می کنید، مزایای بسیار بیشتری خواهید داشت. اما به طور ساده می توان گفت چند مزیت وجود دارد که می توانید انتظار داشته باشید زمانیکه تصمیم می گیرید از این نوع سیستم ها استفاده کنید از آن لذت ببرید.
اولین و مهمترین مزیت این است که اتوماسیون داخل اتاق یک سطح تماس ساده برای کاربر فراهم می آورد که تمام کارمندان می توانند آن را کنترل کنند. این سیستم ها از پنل های کنترل تاچ اسکرین، وایرلس، به صورت رومیزی یا متصل به دیوار بهره می برند که بتوانند مشخصات مختلف موجود در اتاق کنفرانس و تکنولوژی AV را کنترل کنند. با این سیستم سطح تماس ساده کاربر می توان در میان منوهای موجود، گزینه مورد نظر را انتخاب کرد. نیازی به آموزش طولانی مدت برای کارمندان نیست تا بتوانند با این سیستم اتوماسیون داخل اتاق جدید کار کنند.

 

 

 

-مزیت دیگر تجهیز اتاق کنفرانس به سیستم های اتوماسیون متمرکز کنترل کننده، بهبود روند کار طی برگزاری جلسات است. کنترل یکپارچه روی تمام وسایل اتاق از تاخیری که از پیش از این به علت اینکه نیاز به اشخاص برای تنظیم کرکره پنجره ها، نور و تجهیزات پرزنتیشن از چند مکان مختلف بود، وجود نخواهد داشت. این تنظیمات و بسیاری دیگر را می توان از روی پنل تاچ اسکرین کنترل کرد و یک جلسه کارآمد و متمرکز را برگزار کرد.
بعلاوه، اتوماسیون مشخصات کنفرانس مختلف موجب می شود بتوان جلسات را به سادگی شروع کرد و تغییرات را از یک اتاق کنفرانس به اتاق دیگر ایجاد کرد. به عنوان مثال، برخی سیستم های اتوماسیون در اتاق دارای یک حالت ویدئوکنفرانس یا یک حالت پرزنتیشن از پیش تعیین شده هستند. حال با چرخاندن یک انگشت می توان این حالت های پیش فرض را که روی سیستم مشخص شده اند، انتخاب کرد.

-آخرین نکته و البته لزوماً نه آخرین مزیت، این است که تجهیز اتاق کنفرانس به سیستم های اتوماسیون، کارمندان و شرکای صنعتی شما را نشان می دهد تا بتوانید در تجارت خود با آن ها ارتباط مؤثر و باکیفیتی برقرار کنید. سرمایه گذاری شما در این تکنولوژی موجب ارتقای روابط موجود در جلسات و بهبود کارایی جلسات متعدد شده که مقدار قابل توجهی از زمان کارمندان را پیش از این صرف آن می شده است.

راه حل مناسب را برای تجارت خودتان کشف کنید

تکنولوژی های مدرن این امکان را برای شرکت ها فراهم می آورند تا کارامد و پربازده باقی بمانند چه مشتریان، کارمندان و شرکای آنها محلی باشند یا در سراسر جهان پراکنده باشند. ابزار ویدئوکنفرانس، سیستم کنفرانس، نمایشگرهای تعاملی و پنل های نمایش بزرگ و غیره موجب می شوند اطلاعات کاربردی تری در کنفرانس ها و جلسات با داشتن فضای غنی از رسانه های صوتی و تصویری تبادل شود. سیستم های اتوماسیون داخل اتاق کنفرانس موجب یکپارچه شدن این تکنولوژی ها شده و کنترل آنها را ساده تر کرده و روند برگزاری جلسات را نیز بهبود می بخشد.

لیست تجهیزات اتاق کنفرانس

روی نرم افزاری برای برنامه ریزی اتاق کنفرانس سرمایه گذاری کنید که دیدگاهی در مورد نحوه استفاده از اتاق های جلسه ارائه دهد.

ایجاد امکان برنامه ریزی جلسات برای کارمندان باعث کمک کردن به آنالیز اتاق جلسه می شود و دیدگاهی را درباره اینکه در واقع کارمندان از فضای کاری چگونه بهره می برند و هم چنین نقاط کور و مسائلی که می توانند بهبود یابند را ارائه می دهد. با استفاده از این دیدگاه ها، شرکت شما می تواند به سؤالاتی مانند:

• آیا دفتر شما از فضای ملاقات کافی برخوردار است؟
• چه موقع تعداد جلسات بیشتری برگزار می شوند؟
• آیا اتاق های کنفرانس و اتفاقاتی که در داخل آن ها رخ می دهد به خوبی مطابقت دارند؟
• کدام فضاها در دفتر بیشترین بازدید را دارند؟ کدام ها فایده ای ندارند؟

با استفاده از این اطلاعات، شرکت ها درک بهتری از تجهیزات و امکانات اتاق کنفرانسی که بهتر نتیجه می دهند به دست می آورند و آن ها را در مکان های بیشتری استفاده می کنند.

 

خط مشی برای رزرو اتاق کنفرانس شرکت تعیین کنید.

سیاستی را تنظیم کنید که شامل نحوه استفاده از فناوری در هر اتاق جلسه، همراه با نحوه برنامه ریزی فضاها با استفاده از تقویم شرکت یا یک نرم افزار برنامه ریزی معتبر باشد.

راهنمایی ها:

یک راه حل عالی: نام و رمز شبکه خود را در اتاقی بنویسید که افراد بتوانند آن را به راحتی مشاهده کنند. شرکت کنندگان می توانند به محض ورود به اتاق وارد سیستم شوند. به یاد داشته باشید که آن را به روز کنید.

اگر از نرم افزار استفاده می کنید، می توانید ورود به سیستم را به جزئیات اتاق اضافه کنید و افراد می توانند هر زمان اطلاعات را پیدا کنند.

همچنین می توانید اندکی قبل از جلسه، نامه ای با اعتبار ورود به سیستم برای کارمندان مورد نظر ارسال کنید.

در صورت قطع اتصال از راه دور چه باید کرد

فرض کنید در بخشی از جلسه شما، فیلم شما روی صفحه منجمد می شود. صدای شما ضعیف است، پژواک دارد، یا کاملاً از قطع می شود. افراد حاضر در اتاق جلسات با افراد دور افتاده و برعکس صحبت می کنند. این فقط گوشه ای از مشکلات است.

راه حل ها:

روی یک سیستم برنامه ریزی اتاق جلسه سرمایه گذاری کنید که به افراد امکان می دهد مشکلات تجهیزات را به طور مستقیم در صفحه نمایش به IT گزارش دهند.
یک جلسه آزمایشی با یک یا دو شرکت کننده قبل از جلسه اصلی انجام دهید. اگر شرکت شما از کارمندان از راه دور تشکیل شده است، حتماً یکی از آنها را در این تست دعوت کنید. در صورت امکان، در خارج از سازمان خود با فرد از راه دور نیز ارتباط برقرار کنید.یک پلتفرم پشتیبان کنفرانس ویدیویی آماده داشته باشید. از افراد بخواهید قبل از جلسه، به این سیستم عامل وارد شوند. در این صورت، هر کس آماده خواهد بود در صورت عدم موفقیت سیستم عامل اصلی، به سیستم پشتیبان سوئیچ کند.

آیا تجهیزات اتاق در دفتر شما تغییر می کند یا جابه جا می شود؟ اگر از Google Apps استفاده می کنید، می توانید تقویم منابع اتاق را برای نگه داشتن مکان های تجهیزات اتاق جلسه خود تنظیم کنید. با این مراحل آسان می توانید آن تقویم ها را با افراد خارج از سازمان خود به اشتراک بگذارید.
تلویزیون هایی که روی پایه های چرخدار سوار شده اند را در طراحی دفتر خود بگنجانید تا کارکنانی که در آخرین لحظه نیاز به تماشای تماس دارند، حتی در اتاق بدون تلویزیون بتوانند این کار را انجام دهند.

چه کار باید کرد وقتی دستگاه ها به تلویزیون اتاق کنفرانس وصل نشوند

اسلایدهای شما آماده پخش هستند اما در تلویزیون اتاق کنفرانس ظاهر نمی شوند. یا شاید ویدیوی شما نمایش داده شود، اما صدا نداشته باشد.
قبل از رزرو اتاق های کنفرانس، کارمندان باید از امکانات رفاهی بررسی کنند که WiFi دفتر در آن مکان قوی است. اگر اتاق جلسه بی سیم نیست، مهم است که جلسه را با ترکیب مناسب کابل ها و آداپتورها آغاز کنید.
اگر هنگام اتصال مکالمه صوتی یا تصویری یک مسئله اتصال بوجود آمد، کارمندان نباید وحشت کنند. گاهی اوقات مسئله ای بزرگتر است که فقط فناوری اطلاعات می تواند آن را حل کند، اما گاهی وقت ها مشکل پیچیده نخواهد بود.
از میزهای اتاق ملاقات با پریزها و صندوقهای اتصال که از قبل نصب شده اند استفاده کنید، یا اتصالات ساده را بدون اتصال کابلهای سرتاسر جدول یا طبقه فراهم کنید. جعبه های مدیریت سیم را می توان در زیر یک میز، و یا به طور عمودی در کنار پای میز قرار داد.
اگر لازم است که سیم ها از روی زمین کشیده شوند، از یک پوشش کابل ساده استفاده کنید که روی زمین قرار دارد. سعی کنید چیزی انتخاب کنید که باعث زمین خوردن افراد نشود.
آیا کارمندان می دانند اتاق مورد نظر خود دارای تلویزیون است؟ یا وایت برد؟  اینکه قبل از جلس دقیقاً بدانید تجهیزات در یک اتاق چیست کمک کننده خواهد بود. شما ممکن است یک سند مشترک ایجاد کنید که منابع اتاق را برای هر اتاق کنفرانس لیست کند. نرم افزار اتاق شما هم می تواند کمک کند. به عنوان مثال، کاربران رابین می توانند آنچه را که در یک اتاق است در صفحه جزئیات فهرست کنند.

فناوری اتاق کنفرانس معتبر باعث می شود جلسات به خوبی اجرا شود

تجهیزات اتاق کنفرانس هرگز نباید محور جلسات باشند. در واقع، آنها باید آنقدر راحت کار کنند که کارمندان حتی نفهمند که برای تنظیم این تجهیزات چه حجم کاری انجام شده.
مؤثرترین تجهیزات اتاق کنفرانس به سادگی، بی صدا و با قدرت کار می کنند. با داشتن فن آوری قابل اعتماد در کنفرانس، جلسات بسیار راحت تر برگزار می شوند.

استفاده از تجهیزات نوین اتاق کنفرانس

هر چقدر کسب و کارت شما رشد میکند و سازمانتان گسترش میابد ، ضرورت استفاده از یک اتاق  کنفرانس حرفه ای بیشتر احساس میشود. برای جلسات کاری ، تجاری و آموزشی به اتاقهای بزرگتری نیاز خواهید داشت که میتواند به بزرگی یک اتاق کنفرانس، یک کلاس درس و حتی یک آمفی تئاتر باشند. در تمام این موارد کارشناسان شرکت مهندسی نوآوران تحقیق پاسخگوی تمام نیازهای صوتی- تصویری و ارتباطی شما از قبیل سیستم کنفرانس صوتی، ویدئو کنفرانس، ویدئو پروژکتور، برد هوشمند و پرده های نمایش خواهند بود.
پیشنهاد ما مبتنی بر پیشرفته ترین و بهینه ترین فناوری های روز خواهد بود تا هم از نظر فنی نیاز شما را برطرف نماید و هم از نظر اقتصادی مقرون به صرفه باشد. استفاده از میکروفنهای کنفرانس بی سیم توآ و تجهیزات ویدئو کنفرانس همان قدر که باعث بالا رفتن کیفیت و اثرگذاری بیشتر جلسات اداری و تجاری شما میگردد، نقش به سزائی نیز در کاهش هزینه های سازمانتان خواهد داشت.

چیزی که بدست می آورید:

• ذخیره سازی و آرشیو صوتی- تصویری تمام جلسات با استفاده از تجهیزات تصویربرداری خودکار(Auto tracking)
• امکان ارتباط صوتی و تصویری با سایر شرکای تجاری یا همکاران از راه دور با تجهیزات ویدئو کنفرانس
• اثر گذاری بیشتر کلاسهای آموزشی با استفاده از بردهای هوشمند تعاملی و دیتا پروژکتور

چگونه تجهیزات سالن جلسات موجب ارتقای عملکرد می شود؟

سالن جلسات جایی است که نحوه عملکرد شرکت در آن فرمولسازی می شود. جایی است که تصمیمات مهم در آن گرفته شده و پیشرفت شرکت تحلیل و بررسی می شود. به طور خلاصه می توان گفت که مرکز عصب اداره است. پس باید تا حد ممکن کارآمد باشد. تکنولوژی صوتی و تصویری اصلی ترین نیاز طبیعی سالن جلسات است چون موجب بهبود سخنرانیها و تسهیل گفتگو با پرسنل خارج از اداره می شود. البته این فقط شروع کار است چون با توسعه روش A/V، پرسنل شرکت در حقیقت شروع به دنبال کردن جلسات می کنند.

چگونه تکنولوژی A/V موجب ارتقای سالن جلسات می شود؟
فضای جلسات به طور معمول دارای یک میز و چند صندلی است. در تجارت های کوچک که تنها چند کارمند حضور دارند نیازی به تسهیلاتی بیش از این نیز نمی باشد اما برخی شرکت ها از فضایی که در اختیار دارند آنطور که باید استفاده نمی کنند. یک جلسه کارآمد فراتر از نشستن چند نفر اطراف یک میز است به طوریکه فضای سرد و بی روح موجب می شود افراد نتوانند آنطور که باید درجلسات مشارکت داشته باشند. اگر یک شرکت، میزبان مشتریان و شرکای بالقوه ای باشد وجود تجهیزات سالن جلسات که تاثیر مثبتی روی آنها داشته باشد بسیار سخت است و این یک مشکل جدی است.

روشهای A/V به منظور جلب توجه اشخاص و هدایت کردن آنها به سمت محتوایی که باید شنیده یا دیده شود طراحی شده است. برخی از این روشها عبارتند از:

• نمایش دیجیتالی که پرزنتیشن های بصری را چه به صورت پاورپوینت، ویدئو، انیمیشن یا فقط تعدادی عکس یا تصاویر شماتیک با کیفیت بالا نشان می دهد. یک تصویر شفاف می تواند روح تازه ای به پرزنتیشن بدهد و تمرکز بیشتری برای اعضای شرکت کننده در جلسه ایجاد کند. پرزنتیشن های بصری به خاطر سپردن اطلاعات را نیز تسهیل می کند.
• سیستم کنفرانس صوتی و تصویری: اتاق کنفرانس باید تنها به همین منظور مورد استفاده قرار بگیرد تا با استفاده ار تجهیزات سالن جلسات درست در آن بتوان با شرکا و اشخاصی که در سراسر جهان هستند نیز ارتباط برقرار کرد. سیستم های مدرن می توانند افراد را از چند مکان مختلف وارد یک جلسه خاص کنند و امکان گفتگوهای رو در رو را بدون نیاز به سوار شدن به هواپیما فراهم آورند.
• برد هوشمند یا تعاملی: این ابزارها زمانیکه با نرم افزارهای سازگار با خودشان منطبق می شوند به سخنران اجازه می دهند تا رسانه ها را به روشی کاملا جدید ارائه دهند. داده ها و تصاویر را می توان بهتر های لایت کرد، تصاویر گرافیکی را می توان برای بررسی بیشتر چرخاند و ارائه دهنده می تواند از کارمندان رای گیری کند تا بازخورد آنها را بسنجد. این یک روش ساده برای حفظ تمرکز اشخاص در جلسه است و همچنین می تواند دید دقیقتری نسبت به درک تیم از موضوعات و نحوه برگزاری جلسه ایجاد کند.

در یک A/V تخصصی مانند ویدئو پروژکتور، تمام این روشها همراه با هم وجود دارد که موجب می شود یک اتاق کنفرانس محقر به یک ابزار قدرتمند برای شرکت تبدیل شود. این ابزارها موجب ارتقای آموزش، شکوفایی ابتکارات، بهبود جلسات استراتژیک و رروابط با مشتریان می شود. نحوه استفاده از این سیستم ها و حفظ و نگهداری آنها نیز بسیار ساده است بنابراین شرکت ها می توانند فورا از فضای جدید خود بهره لازم را ببرند.

خرید تجهیزات اتاق کنفرانس

تجهیزات اتاق کنفرانس مدرن و محل خرید آن ها

در گذشته که بیشتر روابط تجاری در اصل به شکل شفاهی و گاهی اوقات به صورتجلسه‌های کتبی که به عنوان مستندات ثبت شده بود، یک میز بزرگ با تعداد کافی صندلی به عنوان تجهیزات کافی برای انجام انواع مباحث در اتاق کنفرانس کفایت می‌کرد. علاوه بر کپی های پرینت گرفته شده از صورت جلسه یا هر گزارش مرتبط دیگری از شرکت، یک تخته سیاه و گچ نیز تهیه می‌شد که به عنوان ابزار کمک بصری برای افرادی که می‌خواستند منظور خود را بهتر برسانند به کار می‌رفت.

در عوض اگرچه هنوز خیلی ها عقیده داشتند یک میز شیک با صندلی‎‌های چشمگیر را حفظ کرده‌اند اما برای داشتن تجهیزات اتاق کنفرانس به روز، آیتم‌های اضافی بسیاری مورد نیاز است و به نظر می‌رسد که این تجهیزات امروزه برای برقراری ارتباط مؤثر و کارامد به شدت ضروری هستند.
با فرض اینکه ارتباطات هنوز هم در جلسات برپایه روابط شفاهی است بدیهی است که همه حضار در جلسه باید بتوانند کلمات سخنران را با وضوح کامل بشنوند. برای بهره مندی افرادی که صدای عادی را می‌شنوند، سیستمی از میکروفون‌ها و قرار گرفتن سخنران در محل مناسب از روش‌های مؤثر برای اطمینان از رسا بودن صدا از جایگاه‌های مختلف موجود در اتاق کنفرانس هنگام برگزاری جلسه است. کیفیت صدای تأمین شده توسط یک سیستم مدرن این اطمینان را ایجاد می‌کند که هر کلمه با وضوح و شفافیت کامل به گوش می‌رسد پس بهترین تجربه شنیداری را ایجاد خواهد کرد.
درست مانند میزان صدا و وضوح کلمه بیان شده که برای موفقیت در یک جلسه ضروری است، کیفیت تصاویر ویدئوهای پخش شده از طریق ویدئو پروژکتور یا هر وسیله صوتی و تصویری دیگر نیز به همان اندازه اثر گذار است.

بنابراین وقتی تصمیم به خرید تجهیزات اتاق کنفرانس مانند سیستم کنفرانس صوتی، ویدئو پروژکتورها و نمایشگر‌ها دارید باید انتخاب دقیقی داشته باشید. بسته به اندازه و طرح اتاق علاوه بر مدل‌های آزاد بدون نیاز به اتصال، پروژکتورهای دیجیتالی نیز در حال حاضر برای اتصال به دیوار یا سقف نیز در دسترس اند. هنگام خرید صفحه نمایشی که می‌خواهید تصویر روشن و شفافی از آن دریافت کنید نیز باید همین دقت را به خرج دهید.
اگرچه ارزش کیفیت یک سیستم صوتی و تصویری غیرقابل انکار است اما بدون خرید تجهیزات اضافی این سیستم‌ها را باید با احتیاط‌های ضروری مانند کشیدن پرده‌ها، خاموش کردن چراغ‌های سقفی، تغییر اسلاید‌های درحال نمایش و حتی سوییچ کردن بین منابع دیجیتالی مختلف مانند DVD یا بلوری پلیرها یا کامپیوترها، مورد استفاده قرار داد. در عمل نیازی نیست که سخنران تمام این وظایف را دستی کنترل کند با اضافه کردن سیستم کنترل سفارشی به لیست خریدتان، تمام تجهیزات صوتی و تصویری خریداری شده برای اتاق جلسه تان را می‌توانید از طریق یک پنل لمسی که به درستی تنظیم شده، مدیریت کنید.

چگونه می‌توانیم تجهیزات صوتی سالن کنفرانس خود را مدرن کنیم؟

برای بسیاری از سازمان‌ها، استفاده از تکنولوژی نوین به معنای عدم نیاز به تغییر فناوری در اتاق‌های جلسه هر سه تا چهار سال یک‌بار است. به طور کلی، سه قانون وجود دارد که باید هنگام ارزیابی و انتخاب تجهیزات صوتی سالن کنفرانس جدید در نظر بگیرید:

• مقیاس پذیر بودن (اندازه آن قابل تغییر باشد.)
• تا حد امکان انعطاف پذیر بودن.
• حداکثر ارزش سرمایه گذاری را داشتن.

با پیشرفت فناوری در فضای کنفرانس، ممکن است هنگام انتخاب تجهیزات اتاق کنفرانس گیج شوید. اما نگران نباشید، ما اینجا هستیم که به شما کمک کنیم تا با چند مرحله ساده یک اتاق کنفرانس مدرن و مطابق با تکنولوژی روز ایجاد کنید.

طراحی سالن کنفرانس مدرن

• مرحله اول، ایجاد محیط‌­های انعطاف پذیر

انتخاب یک فضای مناسب برای جلسات یا فعالیت‌­های مشابه ممکن است کسل کننده باشد، اما مهمترین قانون در ایجاد یک فضای کنفرانس مدرن و مطمئن، انعطاف پذیری است.

به عنوان مثال، می‌خواهید از یک اتاق به عنوان فضای آموزشی استفاده کنید، اما از همان فضا می‌­توانید به ‌عنوان اتاق ارائه یا اتاق جلسه نیز در شرکت استفاده کنید.

بنابراین، انعطاف پذیری هنگام طراحی هر فضایی به این معنی است که شما باید به عنوان یک سیاست مهم در نظر داشته باشید که محل کار و نیازهای شرکت پویا است، و می­‌تواند روز به روز تغییر کند و طراحی انجام شده باید با تمام این نیازها حتی در سال های آینده مطابقت داشته باشد.

برای ادغام انعطاف پذیری در فضاهای کنفرانس خود، می‌­توانید

• از تنظیماتی استفاده کنید که یا از فناوری بی سیم استفاده می­‌کنند یا می‌­توانند روی دیوارها و سقف‌ها نصب شوند و در عین حال از فضای موجود به خوبی استفاده کنند.
• دوربین‌های کنفرانس باید تمام زوایا را نشان دهند یا حتی، به‌طور خودکار میدان دید را طوری تنظیم کنند که همه شرکت‌کنندگان در جلسه قابل رویت باشند.
• اتاق کنفرانس خود را طوری ترتیب دهید که از مزایای سیستم ویدئو کنفرانس استفاده کنید.

• مرحله دوم، از اکوسیستم­‌های صوتی استفاده کنید

ما دیده‌ایم که چگونه کنفرانس ویدیویی، ارتباطات تجاری را به روشی که حتی یک دهه پیش هیچ‌کس فکرش را نمی‌کرد، سریع‌تر، کارآمدتر و حتی متحول کرده است. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها عکس این موضوع را تجربه می‌کنند، کارمندان احساس می‌کنند که کمتر درگیر و مرتبط با کار خود هستند.

یکی از محرک‌های اصلی این امر، استفاده از سیستم های صوتی با عملکرد ضعیف هستند. با توجه به شیوع ویروس کرونا و نیاز ناگهانی به انجام کارها از راه دور (دورکاری)، تعداد زیادی از شرکت‌ها مجبور شدند سیستم‌های صوتی خود را به ‌سرعت تطبیق دهند.

درنتیجه، اختلالات صوتی مداوم ناشی از استفاده از سیستم‌­های ضعیف، باعث از دست دادن حجم زیادی از بهره‌وری و ناامیدی کارمندان شده است. مدرن کردن تجهیزات صوتی و به طور کلی تجهیز سالن کنفرانس، به معنای استفاده از اکوسیستم­‌های صوتی طراحی شده برای محیط­‌های کاریِ انعطاف پذیر است.

• مرحله سوم، سرمایه گذاری در تجهیزات مناسب برای شغلتان

همکاری، تنها به دیدن سایر کارمندان ختم نمی‌شود، بلکه باید بتوانید به راحتی در کار باهم هماهنگ باشید. برای به دست آوردن بهترین نتیجه برای فناوری کنفرانس، می‌توان از سیستم­‌های پیشرفته برای ایجاد فرآیند ارتباطی استفاده کرد.

ابزارهای بیشتری که می تواند به کنفرانس ویدیویی اضافه شده و برای تیم شما مفید باشد عبارتند از:

• برد هوشمند
• ویدئو کنفرانس
• دستگاه­‌های تبلت برای نت برداری
• سیستم­ کنفرانس
• ویدئو پروژکتور

هر یک از این موارد به شما امکان می‌­دهد اطلاعات را با گروه گسترده­‌ای به اشتراک بگذارید و به طور همزمان به همه اجازه دهید در فرآیند خلاقانه سهیم باشند. این نوع ابزارهای دیجیتال تخصصی، برای بخش‌های خلاقی که استوری‌بردها، اسکریپت‌ها و محتواهای بصری را توسعه می‌دهند، عالی هستند.

با این حال، تیم‌های خلاق تنها کسانی نیستند که می‌توانند از راه‌اندازی کنفرانس شما بهره ببرند. افزونه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری می‌توانند تقریباً به هر بخشی که نیاز به پخش تصاویر، نمودارها و اطلاعات مربوط به گزارش‌ها و ارائه‌ها دارد، کمک کند.

با تکنولوژی نوین، فناوری کنفرانس شما، با اطمینان از اینکه هر فردی که از آن استفاده می­‌کند ابزارهای مورد نیاز برای موفقیت را در اختیار دارد، شروع می­‌شود و به پایان می‌­رسد!

همیشه هدف نهایی یعنی مدرن کردن فناوری کنفرانس خود را در نظر داشته باشید

با پیروی از این قوانین، می‌توانید از همه ابزارهایی که در کنفرانس ارائه می‌شود، بهره کامل ببرید، کارایی کارکنان شما با استفاده از راه‌حل‌هایی کارآمد بهبود می‌یابد، و بهتر از همه، سرمایه‌گذاری در تجهیزات و سیستم‌های مناسب به این معنی است که می‌توانید سال‌های متمادی را بدون دغدغه از کار افتادن تجهیزات و نیاز به تعمیر و تعویض سپری کنید.

ملزومات اتاق کنفرانس به همراه چک لیستی از 7 مورد ضروری

هیچ چیزی از این بدتر نیست که بعد از رسیدن به اتاق کنفرانس، تجهیز سالن کنفرانس به درستی انجام نشده و ملزومات برگزاری جلسات فراهم نباشند. با توجه به گسترش ارتباطات و الزام به برقراری جلسات آنلاین، شرکت ها و سازمان ها نیاز به  تجهیز اتاق های کنفرانس را به ملزومات مورد نیاز بیش از پیش حس خواهند کرد. تجهیز اتاق های جلسات به ملزومات ضروری کنفرانس که تضمین کننده برگزاری به موقع و روان جلسات باشند، برای شرکت ها و سازمان ها امری است اجتناب ناپذیر. با تهیه چک لیستی از ملزومات اتاق کنفرانس، از میزان نگرانی ها در مورد مشکلات برگزاری کنفرانس ها کاسته خواهد شد و به بهترین نحو و با بالاترین بازدهی، جلسات برگزار خواهند گردید.

با اصول اولیه تجهیزات اتاق کنفرانس شروع کنید

در برخی موارد، ممکن است لازم باشد افراد وسایل و تجهیزات خود را در جلسات به همراه داشته باشند. در غیر این صورت، شرکت یا سازمان شما باید به تامین کلیه ملزومات مورد نیاز کارکنانی که قرار است در جلسه حضور داشته باشند، قبل از تجهیز اتاق  جلسات، فکر کرده باشد.

در برخی از شرکت ها، ممکن است از اتاق های جلسات متعددی، با اهداف مختلف، استفاده به عمل آید. لذا هر یک از این اتاق ها، باید به نحو متفاوت تری تجهیز گردند. معمولآ اتاق های کنفرانس عمومی که حضار در آن به مراتب بیشتر هستند، مستلزم تجهیزات کامل تری می باشند.

ضروریات تجهیزات اتاق کنفرانس

آیا می خواهید یک جلسه دیگر در اتاق کنفرانس خود برگزار کنید؟ صبرکنید، شاید این بار نیازی نباشد که پیش از برگزاری جلسه استرس داشته باشید.

در سایت Meeting.com مطرح شده که 11 میلیون جلسه هر روز در ایالات متحده آمریکا برگزار می شود و میانگین جلسات برگزار شده در آمریکا طی یک ماه حدود 61.8 جلسه است. البته این آمار از لحاظ ریاضی بسیار بالاست اما این دو عدد به خودی خود نشان می دهد که نحوه برگزاری جلسات در اعتبار هر شرکت و سازمانی از اهمیت بالایی برخودار است. به همین علت است که تکنولوژی جدید نه تنها برگزاری جلسات را قابل تحمل تر کرده بلکه موجب بازدهی و کارایی بیشتر آنها نیز می شود.

تحقیقات ارائه شده توسط انجمن بین المللی مرکز کنفرانس (IACC) نشان می دهد که روند برگزاری جلسات در اتاق های کنفرانس به سمت فضاهای منحصربفردتر و انعطاف پذیرتر پیش می رود که پذیرای تنوع و مهارت بیشتری نسبت به جلساتی است که شما صرفاً در آن ها یاد می گیرید چطور با چشمان باز بخوابید! طبق نظرسنجی انجام شده در مورد نحوه برگزاری جلسات همانطور که در ادامه مطرح شده، تحولات صنعتی بسیار بزرگی در تکنولوژی اتاق کنفرانس اتفاق افتاده است:

– 75% هماهنگ کنندگان جلسات که به پرسش ها پاسخ داده اند؛ گزارش داده اند که نقش کنونی آن ها نسبت به دو تا 5 سال گذشته از “ایجاد تجربه” بیشتری برخوردار است.

– بیش از 77% پاسخ دهندگان اذعان داشته اند که دسترسی به تکنولوژی های تعاملی مانند ابزاری برای تشویق مشارکت حضار، پلت فورم های برقراری ارتباط دو جانبه و غیره در حال حاضر نسبت به چند سال قبل از اهمیت بیشتری برخودار شده اند.

– 47% پاسخ ها نشان از اهمیت ایجاد فضای انعطاف پذیر در جلسات نسبت به گذشته دارد.

بهترین تجهیزات اتاق کنفرانس

بهترین تجهیزات اتاق کنفرانس به ویژگی‌ها، نیازمندی‌ها و انتظارات شما در برگزاری کنفرانس بستگی دارد. اما تجهیزات اتاق کنفرانس کلیدی و معمولا با کیفیت بالا عبارتند از:

• وایت برد به همراه  قلم

ممکن است نیاز به نوشتن مطالب و یا نمایش محتوایی برای توضیح بهتر برخی مطالب باشد. در این صورت استفاده از تخته هوشمند به همراه قلم بسیار مفید خواهد بود. یعنی خداحافظ ماژیک های دردسر ساز ( یا ماژیک هایی که درست هنگام شروع جلسه یادتان می افتاد که خشک شوید.)، یعنی خداحافظ آن سه کلمه ای که اکثر اوقات روی تخته وایت برد دیده می شد: لطفا پاک نکنید! ( پس دلتان را به وایت بردهای قدیمی خوش نکنید!)
حالا با روی کار آمدن برد های هوشمند  که مجهز به پنل های مسطح تعاملی هستند می توان جلسات را حتی در فضاهایی غیر از اتاق جلسات انجام داد. علاوه بر این می توان در جلسات هرچیزی را که پیش از این روی وایت بردهای معمولی امکان پذیرنبود؛ مثل: ذخیره سازی تصاویر دیجیتالی و مطالب یا اشتراک گذاری آن ها مدتی پس از برگزاری جلسه ممکن ساخت. از همه مهمتر اینکه،  در پایان هر جلسه یک صفحه سفید و تمیز در اختیار شماست بدون اینکه حتی یک کلمه از آنچه که در جلسه قبلی بیان شده در جلسه بعدی مزاحمت ایجاد کند.
یکی از بهترین نمونه های این نوع تجهیز وایت برد تعاملی، اسمارت بردهای iBoard است. صفحه نمایش آن کاربران را قادر می سازد که روی آن طراحی کنند به این ترتیب به جای گذارندن یک جلسه کسل کننده امکان مشارکت تمام حضار در جلسه به راحتی وجود دارد.

 

• انتخاب میز و صندلی مناسب

انتخاب میز و صندلی مناسب با توجه به اتاق کنفرانس مورد نظر یکی از مهمترین موضوعاتی است که باید مورد توجه قرار گیرد.  ابعاد میز ها باید به گونه ای انتخاب شوند که افراد نه از هم فاصله زیادی داشته باشند و نه خیلی به هم نزدیک باشند تا حریم خصوصی افراد از بین برود. صندلی ها هم نباید به  اندازه ای ناراحت باشند که تمرکز افراد را در حین ارائه مطالب از بین ببرند.

• شارژر

شارژری  را می توان در اختیار حضار قرار داد  تا دستگاه های خود را حین برگزاری جلسه شارژ کنند. این دستگاه قابلیت شارژ شدن در طول برگزاری جلسه را دارد. (بنابراین بهانه تمام شدن شارژ دیگر وجود نخواهد داشت.) سرپرست جلسات نیز می تواند تجهیزات خود را در طول جلسه شارژ کند.

• تجهیزات سمعی و بصری

این تجهیزات همه چیز از صندلی و پنل های ماژولار گرفته تا تجهیزات حریم شخصی را در برمی گیرد. مارلین زاکفسکی – شریک و مدیر طراحی داخلی high five – می گوید: ” نسل جدید علاقه زیادی به مشارکت دارد و اصلاً منزوی بودن را دوست ندارد. “

• ویدئو پروژکتور مناسب

یک نگاه کلی به اتاق کنفرانس بیاندازید و ببینید که به چه تجهیزاتی نیاز دارید؟ آیا استفاده از تلویزیون کار شما را راه می اندازد یا اینکه نیاز به استفاده از ویدئو پروژکتور دارید.

 

• کابل

هیچ چیزی به اندازه کابل کشی ها نمی تواند دست و پا گیر باشد. حتما قبل از شروع جلسات کابل ها را جمع و جور کنید.

 

 

• ویدئو کنفرانس با کیفیت بسیار بالا

چون شرکت ها هزینه بسیار زیادی را صرف سفرهای تجاری می کنند، کنفرانس ویدئویی گزینه بسیار مناسبی برای آن هاست. از این تکنولوژی به سادگی می توان برای تعاملات رو در رو، به اشتراک گذاری صفحه نمایش، تصویربرداری از جلسه و نمایش برای گروه های بزرگ تر و تبادل فایل استفاده کرد. با استفاده از کامپیوترهای رومیزی امروزه می توان از برنامه هایی نظیر ClickMeeting, Amazon Chime, Cisco WebEx Meeting Center و اسکایپ تجاری به عنوان چند نمونه کاربردی استفاده کرد.

• سیستم کنفرانس صوتی

هیچ ویدئو پروژکتور یا صفحه نمایش تعاملی بدون اتصال به یک سیستم صوتی با کیفیت نمی تواند خیلی جذاب باشد. برای اطمینان از اینکه تمام حاضرین در جلسه به وضوح صدای شما را می شنوند و شما نیز به خوبی صدای دیگران را می شنوید، می توانید چند میکروفون، علاوه بر تجهیزات اصلی خریداری کرده و روی هر میز نصب کنید تا با صدای واضح و رسا با تمام حاضرین در جلسه ارتباط برقرار کنید. به عنوان مثال سیستم های کنفرانس TOA یا Restmoment می توانند در شنیدن صدای بلند و رسا طی جلسات یکی از کارامدترین تجهیزات شما در اتاق کنفرانس باشند.

آیا حضار داخل جلسه، در جلسه حضور فیزیکی خواهند داشت یا اینکه قرار است به صورت مجازی یا با تلفن همراه خود به حضار داخل جلسه بپیوندند؟ از عملکرد صحیح تمامی جوانب سیستم کنفرانس اطمینان حاصل کنید تا در حین جلسه مشکلی پیش نیاید که منجر به از دست دادن بخش یا بخش های مهمی از جلسه توسط فرد یا افراد حاضر شود.

موارد مختلفی وجود دارند که می توانند منجر به پایین آمدن بهره وری و بازدهی جلسات شوند. شرکت یا سازمان شما باید از پیش برای برگزاری جلسات آمادگی های لازم را داشته باشد تا نتایج حاصل به بهینه ترین شکل ممکن باشد. اگر سازمان یا شرکت شما با استفاده از یک چک لیست شروع به فراهم سازی ملزومات جلسات کند، آمادگی برای برگزاری جلسات بیشتر و بیشتر خواهد بود و بازدهی ها و دستاورد ها به بیشینه ممکن می رسند

 

 

 

 

 

الزامات تجهیز سالن همایش

تجهیز سالن همایش ممکن است به شرایط و نیازهای خاص شما بستگی داشته باشد. اما در ادامه لیستی از تجهیزات مهم در یک سالن همایش را برای شما فهرست کرده‌ام:

1. سیستم صوتی: شامل میکروفون‌ها، اسپیکرها، میکسرها و تجهیزات صوتی دیگر برای انتقال صدا به شرکت‌کنندگان و ایجاد تجربه صوتی مناسب.
2. ویدئوپروژکتور و پرده نمایش: برای نمایش تصاویر، اسلایدها و فیلم‌ها به صورت بزرگ در صفحه نمایش.
3. نمایشگر و ویدئو وال LED یا LCD: برای نمایش اطلاعات، لوگوها و تصاویر در سالن همایش با کیفیت بالا.
4. صفحه نمایش لمسی: برای ارائه اطلاعات تعاملی و فعالیت‌های مرتبط با همایش.
5. سیستم روشنایی: برای روشنایی مناسب در سالن همایش و ایجاد جوی مناسب.
6. میز و صندلی: برای قرار دادن شرکت‌کنندگان به طور مرتب و راحت.
7. سیستم تهویه مطبوع: برای حفظ شرایط آب و هوایی مناسب در سالن همایش.
8. شبکه و اینترنت: تجهیزات کامپیوتری، سوئیچ‌ها و روترها برای ارتباط شبکه و اینترنت در سالن همایش.
9. تجهیزات رویداد: پرچم‌ها، نمایشگاه‌ها، رومیزی‌ها و سایر تجهیزات تزئینی برای ایجاد جوی مناسب در سالن همایش.
10. تجهیزات ایمنی: دوربین‌های مداربسته، سیستم‌های اعلام حریق و امنیتی برای حفظ امنیت در سالن همایش.

11. سامانه ثبت نام و مدیریت همایش: نرم‌افزارها و سیستم‌های مدیریتی برای ثبت نام شرکت‌کنندگان، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت همایش.

تجهیزات سالن همایش معمولاً بسته به نوع و اندازه سالن همایش و نیازهای مشتریان متفاوت است.

هزینه تجهیز سالن همایش

هزینه‌های تجهیز سالن همایش متناسب با عوامل مختلفی مانند اندازه سالن، نوع همایش، مدت زمان برگزاری و نیازهای خاص شما متغیر است. برای تشخیص دقیق هزینه‌های برای تجهیز سالن همایش، بهتر است با تامین‌کنندگان و شرکت‌های متخصص در این زمینه تماس بگیرید. آن‌ها می‌توانند با توجه به نیازها و مشخصات سالن همایش شما، یک برآورد هزینه دقیق ارائه دهند.

تجهیزات کنفرانس صوتی و تصویری نوآوران تحقیق

تفاوتی ندارد که به سیستم‌های کنفرانس صوتی و تصویری نیاز داشته باشید یا به دنبال تجهیز سالن جلسات یا کلاس‌های درس بگردید. ما در شرکت نوآوران تحقیق در تمام زمینه‌ها تخصص داریم تا به شما بر اساس نیازها و بودجه تان، تجهیزات و تکنولوژی‌های بروز و منحصر به فرد را پیشنهاد دهیم.

ما در تجهیز سالن و اتاق‌های کنفرانس برای هر کسب و کاری یا در هر فضای جلسه ای متخصص هستیم. ما سیستم‌ کنفرانس صوتی و تصویری انعطاف پذیری بر اساس اندازه، تکنولوژی‌های برتر و بودجه شما ارائه می‌دهیم.

• تکنولوژی اتاق جلسه

تکنولوژی سالن جلسات ما شامل تجهیزات تصویری، تجهیزات صوتی، سیستم اطلاع رسانی دیجیتال ساینیج، ویدئو پروژکتور و برد هوشمند برای هر کسب و کاری می‌شود. نمایش، به اشتراک‌گذاری پرزنتیشن‌ها، پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس و سیستم کنفرانس صوتی تنها بخشی از خصوصیات یک اتاق جلسه مدرن هستند. ما توانسته ایم تجهیزات متنوعی را برای سالن جلسات استاندارد و همچنین فضاهای کنفرانس بسیار بزرگ طراحی کنیم. ما این امکان را فراهم ساخته ایم تا بتوانید تمام تکنولوژی‌ها را به صورت اتوماتیک و ساده یکجا سفارش دهید و به این ترتیب میزان کارایی خود را نیز افزایش دهید.

• نمایش و ویدئو پروژکتور

با استفاده از توافقات تجاری بلندمدت، ما در موقعیتی قرار می‌گیریم که باید تمام تجهیزات نمایشی را بر اساس نیازهای خاص شما تامین کنیم. ویدئو پروژکتور های حرفه ای، پرده نمایش و برد هوشمند از جمله تجهیزات شرکت ما می‌باشد.

• کنفرانس صوتی و تصویری

برای سالن جلسات تجهیزاتی از قبیل میکروفون کنفرانس، سیستم ویدئو کنفرانس و وبکم را ارائه می‌دهیم تا جلسات شما کارآمدتر شده و با برقراری ارتباطات بدون خطا و بدون مشکل از کیفیت صدا و تصویر بالایی برخوردار باشد.

• دیجیتال ساینیج

سیستم اطلاع رسانی دیجیتال ساینیج به یکی از تکنولوژی های ارتباطی و اطلاع رسانی تبدیل شده است. به اشتراک گذاشتن اطلاعات، خوش  آمد گویی در ورودی‌ها، یافتن مسیر، نمایش پیام‌های بازاریابی و تبلیغاتی از طریق نمایشگرهای ال ای دی یا نمایشگرهای بزرگ یا حتی دستگاه‌های موبایل تنها چند نمونه از بیشمار خدماتی است که ساینیج می‌تواند در فضای شرکت ارائه دهد تا زندگی شخصی شما را همزمان با بهبود تصویر شرکت و تجربه بازدید کنندگان بهبود بخشد.

همکاری با ما

شرکت مهندسی نوآوران تحقیق به عنوان یک شرکت متخصص در زمنیه تجهیزات سمعی و بصری و همچنین تکنولوژی های آموزشی قادر است تجهیزاتی را در اختیار شما قرار دهد که منحصراً برای رفع نیازهای شما و متناسب با بودجه تان طراحی شده است. ضمانت های پس از فروش ما برای برندهایی که نمایندگی آنها را در اختیار داریم، نشاندهنده اعتبار ما در عرضه خدمات بی رقیب است.

شماره تماس: 02142981

شماره واتس اپ: 09103334800